Аудит персонала организации: что это и зачем нужно

Недостаточно зарегистрировать компанию, арендовать офис и закупить оборудование. Остается еще один важный момент — наём персонала. И именно здесь возникают самые большие проблемы.

Руководству приходится решать, где искать не просто сотрудников, а профессионалов. Не менее сложно найти управляющего и главного бухгалтера. Но на этом проблемы не заканчиваются. Они сопровождают деятельность компании вплоть до момента ликвидации. Например, нужно ли увеличивать штат? Или наоборот целесообразно сократить одно-два подразделения? И как в последнем случае правильно подготовить документы, чтобы избежать претензий со стороны гострудинспекции?

Подобных вопросов — миллионы. Получить не только ответы на них, но и практические рекомендации по ведению документооборота и текущей деятельности помогает аудит персонала организации. О том, что такое кадровый аудит, какие он позволяет решить задачи, речь и пойдет далее.

Кадровый аудит: что это?

Термин «аудит» не является чем-то новым. В кадровое делопроизводство он пришёл из бухгалтерии. Кадровый аудит — это проверка документации, относящейся к управлению персоналом. И, как показывает практика, проводить аудит кадров необходимо своевременно, а не ждать постановлений о штрафах.

Аудит кадров позволяет не только избежать наказания, но и предупредить вероятность наступления неблагоприятных последствий как для работодателя, так и для персонала. Аудитор в ходе кадровой проверки выявляет кадровый потенциал работодателя, определяет эффективность его использования. А для этого (но не только) необходимо изучить все документы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству:

• принятые в компании локальные нормативные акты, регламентирующие режим работы, оплату, премирование. Если заключен коллективный договор, аудитор проверит и его содержание, а главное — исполнение;

• документы, относящиеся к организационной структуре и штатному расписанию;

• положение о защите персональных данных персонала;

• журнал учёта движения трудовых книжек;

• приказы о приёме на работу, увольнении, перемещениях и т. д.

Все перечисленные документы необходимо оформлять с учетом требований законодательства РФ, в том числе ТК РФ. Анализ информации позволяет сделать выводы о компетентности персонала отдела кадров. Появляется и возможность укрепить трудовую дисциплину при одновременном соблюдении прав работников. 

Самая гибкая система тестирования сотрудников

Попробовать бесплатно

Выделяют несколько видов аудита:

• обязательный и инициативный. Применительно к кадровому делопроизводству речь в основном идёт о втором варианте. Федеральный закон № 307-ФЗ от 30.12.2008 года регламентирует проведение бухгалтерского (финансового) аудита;

• внешний и внутренний. 

Внешний аудит кадров

Внешний аудит кадров проводится специалистами, сторонними по отношению к проверяемой организации. Этот вариант имеет и преимущества, и недостатки. Плюсом можно считать тот факт, что проверяющий не является заинтересованным лицом. Минус — то, что аудитор может не знать специфики работы конкретной компании. Ему потребуется время, чтобы войти в курс дела, понять, почему выбрана та или иная организационная структура, для чего в коллективный договор включены отдельные пункты. 

Внутренний аудит кадров

Внутренний аудит проводят сотрудники этой же компании. Такой вариант чаще всего выбирают работодатели с небольшим штатом и минимальным объёмом кадровой документации. Но в данном случае успех полностью зависит от квалификации проверяющего, его знания законодательства. Не стоит забывать и о том, что аудитор может быть заинтересованным лицом. Ему придётся рассматривать собственные ошибки и недочёты. В результате он может просто скрыть от руководства информацию о реальном положении дел.

При проведении внутреннего аудита в комиссию целесообразно включить юристов, бухгалтеров, психологов (если они есть в штате компании). В среднем на каждые 500 проверяемых сотрудников приходится 1-2 аудитора. 

Еще один минус внутреннего аудита в том, что на его проведение может потребоваться много времени. Ведь тем, кто входит в комиссию и изучает документы, приходится заниматься и своими непосредственными служебными обязанностями. И такая работа в рамках аудита часто приводит к зарождению в коллективе дополнительных конфликтов. 

Полный и выборочный аудит кадров

Также выделяют полный и выборочный аудит кадров. В первом случае проверке подлежат абсолютно все документы отдела кадров. Это позволяет выявить все потенциальные проблемы ещё до того, как они перейдут в разряд реальных. В ходе выборочного аудита анализируют документацию, например, за отдельный период или только приказы о найме, переводе, правильность заполнения карточек Т-2 и т. д. 

Эффективность выборочного аудита может быть невелика. Это связано с тем, что зачастую нет возможности проследить взаимосвязи между происходящими в компании негативными событиями и теми ошибками, что выявлены в документации. 

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Когда целесообразно проводить кадровый аудит?

Единых рекомендаций или правил в данном вопросе нет. Специалисты советуют проводить аудит кадрового делопроизводства (полностью или частично) в следующих ситуациях:

1. Увольняется руководитель кадровой службы, дела принимает новый сотрудник.

2. Планируется реорганизация компании: поглощение, слияние, разделение на несколько автономно работающих организаций.

3. Ожидается проверка со стороны гострудинспекции. 

4. Вносятся изменения в Трудовой кодекс или иные законодательные акты. В этом случае целесообразно пересмотреть положения, принятые в компании, на предмет их соответствия новым требованиям. 

5. С некоторой периодичностью в компании фиксируются конфликты с наёмным персоналом, в том числе с подачей жалоб в инспекцию по труду, суд или прокуратуру.

6. Работодатель меняет систему оплаты труда и/или премирования.

7. Планируется масштабное изменение штатного расписания, в том числе с сокращением персонала. 

Причины для проведения аудита у каждой компании могут быть свои. 

Задачи проведения кадрового аудита

Сразу нужно отметить, что аудитор не принимает какие-либо управленческие решения. Он не может говорить о том, что кого-либо из сотрудников нужно уволить, либо в локальные нормативные акты необходимо внести определённые пункты. Его задача — анализ представленной компанией-работодателем документации и иной информации и выработка рекомендаций в части правильного и полноценного управления кадровым потенциалом. 

Помимо этого кадровый аудит в организации позволяет определить:

1. Что является основной причиной возникающих в компании трудовых конфликтов? Либо кто является их инициатором, зачинателем? Как их разрешать и предотвращать?

2. Соответствует ли имеющийся кадровый потенциал задачам компании-работодателя? Можно ли с таким штатом сотрудников говорить о развитии, достижении стратегических целей хотя бы в ближайшей перспективе.

3. Какая в компании принята система управления персоналом? Соответствует ли она действующей организационной структуре?

4. Соблюдаются ли в компании требования действующих законодательных актов? 

Цель проведения аудита по кадрам

Среди основных целей аудита персонала можно выделить следующие:

1. Анализ рисков, приводящих к зарождению и развитию трудовых конфликтов.

2. Выявление основных причин претензий со стороны контролирующих инстанций.

Методы проведения аудита

Выделяют следующие группы методов проведения аудита персонала:

Организационно-аналитические

Основной упор в данном случае делается на изучение документов: приказов, локальных нормативных актов, относящихся к организационной структуре и т. д. Аудитор может при необходимости проанализировать данные, показывающие эффективность работы персонала.

В дополнение к положениям (об оплате труда, премировании, трудовом распорядке), коллективному договору и приказам аудитор проверяет:

• должностные инструкции;

• результаты тестов (вне зависимости от содержания), проводимых среди работников;

• данные о затратах на поиски сотрудников, их подготовку, повышение квалификации;

• сведения о выплатах, в том числе премиальных;

• данные о сфере деятельности компании в целом и отдельных подразделений. Ведь для промышленного предприятия и консалтинговой компании нельзя составить одинаковые должностные инструкции. Будут отличаться организационная структура, штатное расписание и иные документы кадрового характера;

• сведения о профессиональных заболеваниях, несчастных случаях и травмах на производстве. Если их слишком много, сотрудникам приходится работать во вредных или опасных условиях, это негативно скажется на репутации компании в качестве работодателя;

• общие финансовые показатели и результаты, в том числе от использования наёмного труда;

• данные о распорядке рабочего дня и т. д. 

Социально-психологические

В этом случае упор делается на опросы, анкетирование персонала. Такой подход позволяет определить, насколько сотрудники мотивированы к работе. Есть возможность и уточнить, насколько эффективные решения принимают руководители на разных уровнях. Тесты могут относиться и к сфере премирования, наличию какой-либо системы в данном вопросе. 

Экономические

Для каждой отрасли установлены определённые нормативы выработки, производительности, оплаты труда. Проверяющий, выбирая для аудита персонала, экономические методы, сравнивает показатели: по данной конкретной компании и нормативные по сфере деятельности. Таким же образом сопоставляют сведения по выплатам из-за несчастных случаев, данные специальной оценки условий труда и т. д.

Если есть существенные отклонения от нормативных значений, руководству следует подумать о предоставлении сотрудникам лучших условий для работы, повышении оплаты труда и т. д. 

На практике кадровый аудит в основном проводят с использованием комбинации всех перечисленных выше методов.

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Определение целей и задач проверки конкретного объекта.

2. Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.

3. Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.

4. Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок. 

5. Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.

6. Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям. 

7. Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.

8. Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения. 

9. Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведённых мероприятий. 

Как провести кадровый аудит?

Для проведения кадрового аудита можно использовать следующую пошаговую инструкцию:

1. Издать приказ о проведении проверки, определить её цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут отвечать за то, как провести кадровый аудмт.
2. Определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым — экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству.
3. Проверить наличие всех обязательных кадровых документов.
4. Провести экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству.
5. Составить отчёт о результатах проведённого кадрового аудита.

При проведении кадрового аудита необходимо проверить наличие всех обязательных кадровых документов. К обязательным документам относятся следующие:

• Устав организации
  

• Правила внутреннего трудового распорядка
  

• Локальные нормативные акты по работе с персональными данными
  

• Трудовой договор
  

• Штатное расписание
  

• График отпусков

• Табель учёта рабочего времени
  

• График сменности
  

• Инструкции по охране труда
  

• Личные карточки Т-2
  

• Расчётный листок
  

• Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках
  

• Уведомления от работодателя — об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр.
  

• Приказы работодателя
  

• Трудовая книжка
  

• Книги по трудовым книжкам — книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
  

• Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Результаты кадрового аудита оформляются в виде акта или заключения. В них заносятся те нарушения, которые вы обнаружили при проверке. После этого обычно составляется план по их исправлению и назначаются должностные лица, которые будут за это ответственны.

Проверка сотрудников при приёме на работу

Дополнительно регламентирован аудит при приёме кандидатов на работу. При проверке сотрудников при приёме на работу работодатель, согласно статье 65 ТК РФ, имеет право запросить у кандидата следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если трудовой договор не заключается впервые;
  
• документ, подтверждающий регистрацию;
• документы воинского учета;
• документ об образовании;
• справку об отсутствии судимости;
  
• справка о наличии административных наказаний за употребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача.

Результаты и эффективность кадрового аудита

Своевременно и правильно проведённый аудит — это возможность:

• оптимизировать кадровое делопроизводство;

• минимизировать вероятность трудовых споров, конфликтов между сотрудниками;

• повысить привлекательность компании в качестве работодателя и одновременно снизить вероятность наступления событий, неблагоприятно отражающихся на репутации компании;

• минимизировать объём выплат вследствие производственных травм, несчастных случаев на производстве;

• устранить ошибки, допущенные при подготовке локальных нормативных актов, трудовых договоров, должностных инструкций. Документы будут приведены в соответствие действующему законодательству;

• минимизировать вероятность начисления штрафов со стороны инспекции по труду;

• оценить эффективность принятой в компании кадровой политики.

Одновременно в ходе кадрового аудита можно оценить, насколько эффективно работает отдел кадров в компании. Ведь её сотрудники также могут допускать ошибки, негативно влияющие на репутацию организации в качестве работодателя, или приводящие к начислению штрафов. Аудит позволяет выявить резервы, позволяющие усовершенствовать функционирование HR-функции в дальнейшем.