IT HR решения для управления персоналом

Грамотный руководитель стремится максимально эффективно распоряжаться всеми экономическими ресурсами компании, включая труд штатных сотрудников. В век цифровизации на помощь эйчарам приходят автоматизированные системы, позволяющие значительно сократить трудозатраты и влияние человеческого фактора, повысить точность и чёткость всех кадровых процессов от трудоустройства до составления стратегий развития персонала.

HRM-система упрощает работу HR-отделов и руководителей, практически мгновенно обрабатывая такие объёмы входящих данных, с которыми несколько опытных специалистов разбирались бы несколько дней. Никакого субъективизма и погрешностей, никаких случайностей и ошибок, никакой усталости и снижения темпа — вот главные её преимущества. Автоматизированный анализ и систематизация данных повышают эффективность работы по управлению персоналом и делают её более наглядной и понятной.

HRM системы и системы управления сотрудниками

Human Resource Management (HRM) в переводе с английского означает менеджмент (или управление) человеческими ресурсами и включает весь комплекс функций по управлению персоналом.

Под HRM-системой подразумевается универсальная автоматизированная система управления штатными единицами. Она отличается от стандартных кадровых и зарплатных программных продуктов расширенным комплексом функций, направленных помимо систематизации кадровых процессов ещё и на снижение затрат, вызванных текучкой кадров, причём второму направлению в последнее время уделяется больше внимания.

HRM-системы помогают:

• продвигать бренд компании среди потенциальных высококвалифицированных сотрудников, привлекать и удерживать ценные кадры;

• повышать эффективность труда работников и всей компании;

• выстраивать чёткую систему мотивации;

• сопоставлять стратегию развития каждого работника с ближними и дальними стратегическими целями организации;

• проводить обучение и развитие персонала с учётом стратегии развития компании;

• грамотно осуществлять кадровую ротацию и распределять бюджет, минимизируя финансовые затраты;

• получать исчерпывающую аналитику и принимать на её основе эффективные кадровые решения;

• оптимизировать кадровую политику в сфере управления сотрудниками.

К примеру, при найме на работу автоматизированные HRM-системы позволяют организовать автоматическую рассылку предложений о сотрудничестве подходящим кандидатам кадрового резерва. 

На платформах составляются идеальные программы тестирования на основе моделей компетенций по каждой вакансии. Результаты тестов обрабатываются мгновенно и исключают любые ошибки и субъективный подход. А при желании к процедуре опросов можно подключить видеоинтервью. По итогу во вторую волну собеседований попадают тщательно отобранные кандидаты, отвечающие всем условиям, при этом эйчары не тратят на первичный отбор ни минуты своего времени.

На автоматизированных платформах можно проводить опросы потребностей персонала и удовлетворённости условиями труда, предложенными программами развития, руководством и другими рабочими аспектами. Установленный флажок анонимности полностью защищает сотрудников от случайного разглашения результатов опросов, в отличие от персонального заполнения бумажных форм. Люди спокойны и рады вниманию руководства и предоставленной им возможности безнаказанно высказать собственное мнение, что для многих очень важно.

Ещё одно преимущество автоматизированной системы управления сотрудниками — независимый анализ результатов работы в динамике, аттестация и контроль прохождения обучения, которые дают максимально точный результат и экономят трудозатраты эйчаров.

Принятие на работу лучших кандидатов, контроль преемственности и наполнения кадрового резерва и отсутствие погрешностей в аналитических расчётах экономят силы самих работников, бюджет организации и нервы руководства.

Цифровизация HR и современные HR технологии

Цифровизация HR — это перевод в цифровой формат всех HR-процессов. Вместо ручной кадровой работы применяются специализированные внешние платформы и аналитическое ПО, другими словами, HRM системы управления персоналом.

Использование подобных цифровых HR решений обеспечивает понятность и наглядность всей работы, возможность непрерывного сбора и обработки информации в режиме online, а также упрощённый доступ к аналитике. А эйчары радуются освобождению от рутины, на которую уходила уйма времени.

К примеру, можно автоматически отследить регулярно перевыполняемый сотрудником план и проанализировать возможность повышения его KPI, увеличения премии и прочих кадровых решений. Система сама выявит особо рьяных работников на основе введённых производственных показателей.

В качестве примеров современных IT HR технологий можно привести системы дистанционного обучения, инструменты для управления связями с персоналом, аналитические HR решения и метрики, а также системы управления временем и посещаемостью, кандидатами в кадровый резерв и на горячие вакансии, производительностью и мотивацией сотрудников и всеми данными о персонале.

Инструменты и методы цифровизации HR процессов

1. Личный кабинет сотрудника

В виртуальном кабинете содержится вся информация о работнике, включая прохождение аттестаций, участие в тренингах, профдостижения и другие постоянно обновляющиеся детали. В режиме online человек может подать любое заявление, ознакомиться с актуальными распоряжениями руководства и решить все вопросы по работе. Ему не нужно никуда ходить, ответы приходят быстро, проблемы решаются в мгновение ока.

2. Автоматизированные системы рекрутинга

Кандидаты на должность проходят первую волну отбора тестированием на цифровых платформах или собеседованием с роботом. Помимо опроса человека, программа автоматически считывает быстроту его реакции и стиль общения, предоставляя потом соответствующие отчёты и рекомендации для эйчаров.

И вместо того, чтобы потратить несколько недель на отбор десятков желающих, эйчар включается только во вторую волну, когда требуется личное собеседование тех, кто успешно прошёл первичный опрос. Это займёт максимум 1 рабочий день. Экономия рабочего времени, экономия бюджета — всё во благо компании.

А когда кандидата утверждают в должности, его оформление снова поручается роботу, который сканирует все необходимые документы и по внутренней сети передаёт данные в бухгалтерию. Там оформляются соответствующие документы и даётся доступ к системам. Все процессы проходят точно и быстро.

3. Внутрикорпоративная сеть (Интранет)

Помимо общей информации о компании и её внутренних регламентов, на внутрикорпоративном портале размещаются новые распоряжения руководства, достижения работников, анонсы предстоящих мероприятий и другие данные, предназначенные для персонала. Зайдя в Интранет, новичок сможет найти ответы на все интересующие его вопросы касательно нового места работы.

Можно настроить инструменты так, чтобы система сама рассчитывала коэффициент успешности работников на основе достижения ими определённых показателей.

4. Программные роботы

Эти маленькие помощники отлично справляются с рутинными операциями вроде копирования и сканирования данных, обработки и преобразования различных форматов, контроля дат и пр. Работа, на которую сотрудники тратят массу времени, занимает у них считанные секунды. Скрипты для роботов разрабатываются под нужны компании и пишутся её же специалистами.

Конечно, современный IT HR не ограничивается перечисленными пунктами — это лишь необходимый минимум для любого уважающего себя HR-отдела. Разработка и внедрение собственных IT-решений, а также сотрудничество со сторонними провайдерами подобных услуг потребуют вложений. Но прибыль от чётко и грамотно функционирующей системы управления персоналом очень быстро компенсирует все затраты.

Использование цифровых технологий позволяет существенно повысить эффективность управления персоналом. К примеру, система фиксирует достижение (или недостижение) сотрудником обозначенных KPI, сравнивает его с предыдущими показателями, анализирует ситуацию в динамике и предлагает возможные кадровые решения, способные увеличить эффективность конкретного работника.

Допустим, из месяца в месяц план продаж перевыполняется на 18-25%. Предложения системы: премировать сотрудника в подходящем эквиваленте, повысить с продавца-консультанта до менеджера, поднять уровень KPI на 20%. Кстати, премирование производится с учётом системы мотивации, также созданной на основе автоматизированных опросов о приоритетах персонала (деньги, бесплатное обучение, турпоездки и пр.). Руководителю остаётся лишь выбрать нужный пункт и подписать соответствующее распоряжение.

Общение при помощи личного кабинета позволяет наладить быструю двустороннюю обратную связь между исполнителем, его начальником и вышестоящим руководством. Цифровые HR технологии способствуют быстрому распространению внутрикорпоративной информации, ускоренной адаптации новичков, сотрудничеству и обмену опытом между коллегами, удобному доступу к электронным документам и сервисам, развитию корпоративной культуры и повышению лояльности персонала.

Анонимные пульс-опросы анализируют уровень вовлечённости персонала и его удовлетворённости своей работой. Их результаты помогают руководству вовремя среагировать на негативные настроения и принять нужные меры. Дистанционное прохождение «оценки 360 градусов» даёт возможность работнику познакомиться с мнением окружающих о нём как о специалисте и о человеке в целом, сделать выводы и при необходимости исправить линию поведения.

Информационные системы управления персоналом организации

Чтобы у персонала не произошло неприятия и отторжения внезапных кадровых инноваций, внедрять информационные HRM-системы нужно последовательно.

1. Проанализировать текущие кадровые процессы и отобрать те из них, которые возможно унифицировать и оцифровать.

2. Выбрать подходящую HRM-систему. Её можно разработать самостоятельно, приобрести готовый продукт или организовать сотрудничество с внешней платформой.

3. Назначить ответственных лиц, контролирующих HRM-систему. Это могут быть программисты 1С, разработчики или просто эйчары, общающиеся со службой поддержки внешних провайдеров услуг. Актуальность данных требуется регулярно проверять и обновлять по мере надобности.

4. Инициировать пилотный проект и включить в него порядка 15-20% общего количества сотрудников — явных и негласных лидеров рабочего коллектива. На этом этапе происходит отладка и доработка всех процессов, устранение багов системы и её оптимизация. А ещё руководство внимательно наблюдает за реакцией «подопытных кроликов» и прислушивается их рекомендациям по улучшению системы.

5. Мотивировать сотрудников. Это очень важный этап, который может легко и непринуждённо поставить крест на всём проекте. Чтобы этого не случилось, вначале следует заручиться поддержкой лидеров коллектива, участвовавших в пилотном проекте. Их нужно убедить в необходимости отказа от бумажных процедур и удобстве цифровизации HR процессов. Далее идёт недирективная (это важно!) работа с остальными сотрудниками, которым потребуется объяснить пользу подобного формата, абсолютную безопасность данных и выгоду использования автоматизированных современных HR технологий.

Примеры HRM-систем

Здесь мы говорим про HR, поэтому цифровые продукты, поддерживающие кадровый электронный документооборот (КЭДО), но при этом ограничивающие HR-функции, нас не интересуют.

Websoft HCM

Преимущества:

• поддерживает КЭДО со всеми его инструментами и возможностями;

• есть возможность интеграции платформы в форматах OnPremise и OnCloud;

• подходит для крупных компаний с многочисленным персоналом;

• позволяет организовывать дистанционное обучение в различных форматах, принимать запросы на повышение квалификации и прохождение образовательных программ;

• содержит систему мотивации;

• поддерживает внутрикорпоративное оповещение;

• платформа регулярно обновляется;

• поддерживается аналогичная мобильная версия.

Недостатки:

• требуются узкопрофильные специалисты, чтобы самостоятельно дорабатывать и поддерживать систему, разработанную на основе C++;

• внешняя поддержка системы весьма затратна;

• общение с пользователями в основном происходит через чат-бота, что иногда не отвечает запросам и увеличивает период ожидания ответа.

HRBOX

Преимущества:

• система создана на основе low-code, поэтому её оптимизацию, настройку, наполнение и брендирование легко освоить штатным специалистам компании без привлечения дорогостоящих узкопрофильных разработчиков;

• простой интуитивный интерфейс;

• внутренний контент свободно интегрируется на внешних платформах, что очень удобно при обучении;

• элементы системы легко брендировать;

• есть удаленный доступ к сторонним материалам;

• систему можно совмещать с корпоративными системами учёта.

Недостатки:

• существует только в облачном формате и мобильной версии с ограниченным функционалом;

• нет доступа к КЭДО;

• нет функционала рекрутинга;

• не подходит для организаций с большим штатом работников.

Mirapolis

Преимущества:

• включён модуль KPI-управления;

• возможность регулярных отчётов на основе оценки эффективности отдельных сотрудников и целых подразделений;

• мощный аналитический блок, включающий советы и рекомендации;

• продукт можно совместить с любыми видами корпоративных ИТ-элементов;

• подходит для разработки разнообразных обучающих программ от текстового формата до видеосеминаров;

• поддерживает каналы внутрикорпоративного общения.

Недостатки:

• не поддерживает КЭДО;

• администратор имеет доступ к правам пользователей;

• интеграция системы занимает порядка 3 месяцев;

• установка, отладка и оптимизация под нужны компании очень трудозатратны и предполагают наличие специалиста, которому нужно пройти дополнительное обучение;

• высокая стоимость.

Тестирование персонала и Startexam

В структуре комплексных современных HRM-систем обязательно присутствует функция тестирования, обработки результатов и формирования отчётной аналитики. Тесты способны закрыть сразу несколько HRM-направлений:

• автоматизированный отбор кандидатов на вакансии и в кадровый резерв происходит согласно загруженным моделям компетенций;

• сформированная система мотивации позволяет рассчитывать компенсации согласно введённым производственным показателям;

• система поддерживает разнообразные обучающие программы, помогает провести аттестацию, оценить результаты и предложить возможные кадровые решения;

• анонимные опросы выявляют нездоровую атмосферу в коллективе или недовольство условиями труда, что позволяет оперативно среагировать на негатив и устранить его;

• оценочные процедуры показывают сильные и просевшие компетенции и дают рекомендации по их прокачке;

• результаты опросов формируют рабочий портрет сотрудника — очень удобный инструмент для кадровиков;

• сравнительный анализ результатов тестирования в разные периоды позволяет отследить динамику развития каждого работника.

В конце концов, цифровизация hr процессов и тестирование на онлайн-платформах — это очень круто и ультрасовременно!

Одним из примеров качественной комплексной HRM-системы является внешняя платформа StartExam, основной целью создания которой была всесторонняя помощь бизнесу в сфере HR.

Разработчики сделали упор именно на онлайн-тестировании применительно к обучению и развитию персонала, системе мотивации и повышению эффективности сотрудников и компании в целом. Удобство интерфейса, быстрота, исчерпывающая аналитика и возможность управлять результатами сделали платформу незаменимым HR-инструментом для организаций любого уровня. 

Вот лишь некоторые из IT-решений StartExam.

1. Массовый подбор — возможность одновременного тестирования большого количества сотрудников (рекорд – 40 тысяч сессий за час). Причём такая объёмная точная и объективная оценка компетенций сотрудников и кандидатов не требует от эйчаров практически никакого участия.

2. Видеоинтервью с использованием тестирования — дополнительная возможность получить исчерпывающую информацию о работниках. Платформа проверяет ответы и формирует отчёт с результатами.

3. Мобильный формат — обеспечивает удобство прохождения тестов и ничем не отличается от десктопной версии.

4. Комплексная оценка тестирование + оценка 360 — идеальный вариант для отбора кадровых резервистов на основании матрицы талантов.

5. Разнообразие тестов — платформа содержит 9 видов заданий любой сложности. Их можно подгрузить самостоятельно или сконструировать на основе готовых вопросов.

6. Отчёты о прохождении обучения — аттестационное тестирование и итоговая аналитика по его результатам позволяют определить, как сотрудники усвоили образовательную программу.

7. Вариативность итоговых отчётов — компания может выбрать аналитику по сеансам или качеству вопросов, секциям или комментариям участников, матрицу ответов или отчёт «антиплагиат».

Услуги платформы StartExam доступны организациям любого масштаба, от небольших стартапов до мегакорпораций.

Кейсы

Высшая школа бизнеса ВШЭ с 2019 года пользуется тестированиями платформы для строгой и независимой проверки уровня знаний своих студентов и аспирантов. Контроль качества образования — визитная карточка Высшей школы экономики. Платформа StartExam позволила организовать дистанционные вступительные испытания, отборочные этапы и аттестацию знаний за любой промежуток времени, от текущей до итоговой. В её базу загружают ВКР и другие работы с целью первичной проверки и составления рецензий. После прохождения тестирования участники дают обратную связь для оперативного устранения любых выявленных проблем.

Ozon Camp по достоинству оценил многообразие тестов, абсолютную надёжность и полное отсутствие человеческого фактора в проверке результатов тестирования. При отборе кандидатов за несколько дней платформой воспользовалось порядка 5 тысяч потенциальных сотрудников Ozon, каждый из которых проходил по 2-4 теста. Особую благодарность заслужили аналитические отчёты с советами по оптимизации вопросов, следуя которым руководство переработало старые и составило новые задания. Платформа позволила компании сэкономить человеческие ресурсы при отборе сотрудников и получить подходящих кандидатов для второй волны.

Tele2 использовал платформу для тестирования более 4000 штатных работников и особо оценил удобство и простоту использования, интуитивные личные кабинеты и подробные отчёты. StartExam позволил сэкономить массу времени эйчаров при организации тестирования и оценке результатов.

ACER значительно сократил затраты на тестирование при помощи платформы, поэтому получил возможность проводить их гораздо чаще. Сотрудникам понравилось удобство управления своими данными, а руководству — быстрая сортировка и анализ результатов опросов.

Заключение

Дальновидные руководители уже давно поняли важность и неотвратимость цифровизации кадровых процессов. Крупные компании, которые действительно заботятся о своём будущем, вовсю пользуются удобными комплексными HRM-системами. В результате их внедрения значительно снижается кадровая текучка, укрепляется бренд компании и повышается её эффективность.

Прогнозы и перспективы

Но как будут развиваться информационные системы управления персоналом организации в будущем? Давайте узнаем у аналитиков.

• Специалисты в один голос говорят о развитии и внедрении генеративного ИИ в рекрутинговую сферу. Повышение эффективности поиска кандидатов будет связано с использованием нейросетей и расширением языковых моделей. Использование ИИ в подобных масштабах повлечёт за собой ужесточение требований к HRM-системам в области безопасности персональных данных.

• С каждым годом на рынке будет появляться всё больше разнообразных кадровых IT-решений, разобраться в которых сможет лишь опытный специалист. Работа HR и IT отделов должна вестись в комплексе и при обоюдной поддержке. Существующие системы выпустят множество обновлений, и тут уже нужно реально оценивать их удобство и бюджет, который потребуется на их апдейт.

• Для лояльного отношения к нововведениям руководство должно провести массовую мотивацию и обучение персонала работе с подобными инструментами, а также обеспечить быструю обратную связь в случае возникающих вопросов. Это делается при помощи единой внутрикорпоративной сети.

• В HRM-системах будут включаться важные инструменты, недоступные в нецифровом формате, к примеру, формирование и работа стихийной проектной команды или институт лидерства от ведущих сотрудников. Со временем даже оформление больничного листа или отпуска можно сделать полностью электронной процедурой.

• Системы будут уделять особое внимание управлению талантами, помогать идентифицировать развитые и слабые компетенции персонала, предлагать путь развития и потенциальный карьерный рост.

Со временем большинство компаний перейдёт на HRM-системы, ведь главная цель автоматизации HR-процессов — экономия времени, сил и бюджета организации и перенаправление ресурсов на более важные стратегические инициативы.