Как организовать мониторинг и анализ вовлеченности персонала в организации?

Дефицит специалистов превратил удержание ключевых сотрудников в квест №1 для работодателя. Да, приглашение новых компетентных кадров обходится в 4 раза дороже, чем воспитание штатных единиц. Согласно исследованиям, в среднем компания теряет при этом 1-2,5% общего дохода. Но удержать профессионала гораздо сложнее, чем найти ему достойную замену.

Заякорить человека, который просто не хочет работать в этой компании, можно лишь на время, посулив ему серьезную прибавку к зарплате, но потом он все равно уйдет. А что, если пойти другим путем и сделать так, чтобы он сам захотел остаться, причем безо всякой компенсации?

Секрет прост — нужно повысить его включенность. Тогда высокомотивированный и лояльный сотрудник будет бежать на работу и показывать настоящие чудеса производительности. А регулярный мониторинг вовлеченности персонала позволит реагировать на малейшие колебания и сомнения, вовремя предпринимая шаги для ее повышения и укрепления.

Анализ вовлеченности сотрудников является одним из ключевых инструментов для улучшения эффективности работы всей организации. Поэтому нужно не просто периодически подкидывать людям «морковки», но создать и внедрить грамотную стратегию вовлечения персонала и систематически отслеживать ее основные метрики.

Проведите опрос вовлеченности и получите понятные и подробные отчеты для HR и руководителей с готовыми рекомендациями

Посмотреть пример отчета

Что такое вовлеченность персонала?

Если говорить сухо и сжато, то вовлеченность в работу это стремление достичь общекорпоративных целей путем повышения своих производственных показателей. Но многие считают ее особым состоянием души, стремящейся на подвиги во имя Глобальной Цели. Здесь предприимчивость и ум отходят на второй план. Они подключались, когда человек выбирал место работы. Теперь в центре внимания его желание с головой нырнуть во все нюансы должности и стать частью компании.

Вовлечение кадров стало одной из основных стратегических целей большинства крупных организаций. Заинтересовавшись данной темой, агентство Gallup Institute провело статистическое исследование 50.000 бизнесов из 34 государств. В ходе него были опрошены 1,4 млн. работников из 49 отраслей. Вот с какими результатами они финишировали:

1. продуктивность сотрудников в компаниях с высоким индексом вовлеченности на 21% выше;

2. прибыль таких организаций на 22% превышает доходы фирм, где персонал не проявляет включенность;

3. эмпатия существенно повышает мотивацию сотрудников и моральный дух коллектива;

4. вовлеченные сотрудники виртуозно обслуживают клиентов, уровень удовлетворенности которых заметно растет;

5. вовлеченность на 41% снижает абсентеизм (нежелание присутствовать на работе) и общее количество прогулов;

6. и самое главное — снижение кадровой текучки на 25%.

Вовлеченность является одним из важнейших факторов развития внутреннего HR бренда компании. Она объединяет несколько аспектов, характеризующих персонал с исключительно положительной стороны, основными из которых считаются:

• приверженность корпоративным ценностям, причем весьма эмоциональная, побуждает человека заботиться о процветании компании и прилагать для этого максимум усилий;

• желание внести вклад в достижение целей организации и повысить ее эффективность становится для них приоритетом;

• мотивация исходит не только от руководства в виде достойной оплаты и бенефитов, но и изнутри — человек убежден в правоте своих действий и мыслей в отношении места работы, чем подталкивает себя к новым свершениям.

Почему важно мониторить вовлеченность сотрудников?

Отличительные черты вовлеченного работника:

• хвалит организацию вне офиса и рекомендует ее как работодателя;

• прилагает максимум усилий для выполнения обязанностей;

• по собственному желанию выходит за рамки своей должности (предлагает идеи, участвует в проектах, проявляет инициативу).

Как себя ведет невовлеченный работник:

• отлынивает от служебных обязанностей, имитируя бурную деятельность;

• не проявляет инициативу;

• не берет на себя ответственность;

• срывает дедлайны;

• выступает против любых инноваций;

• не поддерживает общение с коллегами;

• не разделяет корпоративную культуру;

• не выходит за рамки своих должностных задач;

• его невозможно замотивировать.

Причем вовлеченность сотрудников и продуктивность сотрудников — не взаимосвязанные вещи. Из первого всегда следует второе, а вот наоборот — необязательно. Расчетливый и эффективный профессионал может оказаться вовсе не вовлечен, он просто выжимает максимум из своей должности для достижения собственных целей.

Выявить (и обезвредить) такие кадры легко, если раз в полгода-год проводить мониторинг вовлеченности, который выполняет сразу несколько важных функций:

• анализирует степень влияния системы управления персоналом на его мотивацию;

• выявляет, разделяет ли коллектив корпоративные ценности и миссию компании;

• показывает направления оптимизации производственных процессов;

• оценивает уровень удовлетворенности персонала условиями труда.

Систематический мониторинг помогает руководителю своевременно выявлять и решать возникающие проблемы, что приводит к повышению эффективность бизнеса, укреплению корпоративной культуры и снижению текучести кадров.

Методы оценки вовлеченности

1. Рейтинг eNPS

Опрос для определения индекса лояльности является одним из самых популярных и простых методов оценки вовлеченности. Он позволяет уточнить, насколько человек готов рекомендовать организацию в качестве работодателя. Анализ проводится по нескольким параметрам:

• уровень мотивации;

• вовлеченность;

• коммуникации внутри компании;

• удовлетворенность.

Ответы даются по балльной шкале от «0» до «10».

2. Анкетирование

Специальные анкеты для оценки вовлеченности персонала HR менеджеры могут составить самостоятельно. Но продвинутые специалисты все чаще используют для этой цели внешние платформы и сервисы, куда можно подгрузить свои вопросы или собрать анкету из предложенных вариантов.

3. Exit-интервью

На финальной беседе уходящего из фирмы сотрудника просят высказать свое мнение об организации: начальстве, коллективе, условиях труда и пр. Это позволяет не только проанализировать его степень вовлеченности, но также и вскрыть проблемные ситуации и вовремя на них среагировать.

4. Наблюдение

Руководство внимательно следит за поведением сотрудника на рабочем месте и на корпоративных мероприятиях. Отмечаются все тревожные звоночки и положительные моменты, на основании которых делается вывод об уровне его вовлеченности.

5. Тест Gallup Q12

Тестирование включает 12 вопросов в четырех направлениях:

1. карьера и развитие — насколько работник реализован в своей должности;

2. миссия и цель компании — разделяет ли их человек;

3. признание и ценность — результат эффективности используемых компанией инструментов в этих областях;

4. межличностные отношения — выяснение характера внутрикорпоративных коммуникаций.

6. Онлайн-платформы

Современные внешние сервисы предлагают удобные инструменты для проведения опросов. Они позволяют практически мгновенно обрабатывать огромный объем данных и предоставляют результаты в виде достоверной и четкой аналитики без вмешательства человеческого фактора.

Вне зависимости от выбора способа оценки, исследование должно быть адаптировано к специфике компании и учитывать корпоративную культуру и другие ее особенности. Ведь конечная цель — это не опрос ради опроса, а оптимизация проблемных процессов.

Помимо периодических опросов для оценки вовлеченности будет полезно проводить регулярные пульс-опросы для понимания ситуации в режиме «здесь и сейчас». Незаменимы они в случае глобальных изменений: интеграции бизнеса, смены руководства, покорения новой рыночной ниши и пр. С помощью прицельных импульсных опросов руководитель оперативно выявляет и устраняет проблемы в зародыше.

Инструменты и платформы для мониторинга вовлеченности

Грамотные эйчары все чаще используют в качестве инструментов мониторинга вовлеченности удобные онлайн-сервисы. В них можно создать персонализированные анкеты на основе вопросов, занесенных самостоятельно или выбранных из предложенного перечня. Платформы обрабатывают гигабайты данных в мгновение ока, освобождая менеджеров по персоналу от ручного труда, а отсутствие человеческого фактора делает результаты максимально точными. Давайте познакомся с некоторыми из них.

Тестограф

Новая онлайн-платформа представляет собой удобный конструктор анкет и голосований. Сервис помогает настраивать и организовывать сбор обратной связи от персонала. После ее обработки он предоставляет эйчарам удобные достоверные отчеты об уровне вовлеченности участников.

TalentTech

Онлайн-сервис предлагает солидный перечень инструментов для создания и последующего анализа опросников для оценки уровня вовлеченности, а его консультанты обучают пользователей. Индивидуальный подход к каждому клиенту позволяет составлять продукты под нужды конкретной организации.

KeyHabits

Платформа, использующая методы ИИ, организует сбор обратной связи и предоставляет подробную аналитику с советами по повышению вовлеченности кадров на любом этапе.

Важным моментом при выборе инструмента является возможность анонимного анкетирования и достоверность отчетов по результатам. Многие онлайн-сервисы просто зависают, будучи не в состоянии обработать даже несколько тысяч участников, одновременно проходящих тестирование. В этом плане платформа для анализа вовлеченности StartExam может дать конкурентам фору.

Исторический максимум онлайн-присутствия — 40 тысяч одновременно открытых сессий в течение 1 ч. Сервис одинаково быстро работает при любом объеме входящих данных, обеспечивает возможность анонимного прохождения опросов и ежегодно фиксирует более 5 млн. участников.

• Умный конструктор сервиса StartExam позволяет быстро загрузить самостоятельно составленные опросники или сформировать анкету на основе предложенных платформой вопросов. Участникам доступны разнообразные задания, включая видеоинтервью и перекрестную оценку друг друга.

• Отчеты содержат исчерпывающую аналитику вовлеченности, удовлетворенности и лояльности персонала, а также советы по уточнению или исправлению формулировок вопросов и варианты действий для повышения конкретных метрик.

• Система антиплагиата не позволит списывать или угадывать правильные ответы. Сервис может отследить копирование и отправить отчет о подозрительной активности гаджетов участников.

На самом деле платформ, предлагающих подобные услуги, достаточно много. Важно выбрать именно те, что проверены корпорациями с мировым именем. Так что читайте отзывы, изучайте конфигурацию и выбирайте подходящий онлайн-сервис.

Основные KPI вовлеченности персонала

В процессе оценки измеряются основные количественные и качественные метрики вовлеченности персонала: количество идей по оптимизации, активность участия в рабочем процессе и различных корпоративных мероприятиях, включая анкетирование, отдых, акции и пр. На основании анализа всех метрик происходит подсчет общего индекса вовлеченности конкретного сотрудника.

1.    Вовлеченность в рабочий процесс

Показатель отображает, стремится ли работник выполнять свои должностные обязанности как можно лучше, увлечен ли он деятельностью или работает «на автомате», задерживается ли после рабочего дня по собственной инициативе, чтобы завершить задачу. Сотрудник, включенный в работу, всегда знает, что делать дальше, и не будет ждать очередных ЦУ от начальства.

2.    Количество идей по оптимизации

Руководство делает шаг навстречу подчиненным, предлагая им высказывать свои идеи по улучшению бизнеса, и смотрит, как они на это реагируют. Воспользуются ли они шансом сыграть роль в повышении эффективности компании или предпочтут остаться в тени? Этот индикатор является отличным стимулом к проявлению инициативы в будущем.

3.    Уровень удовлетворенности персонала

Можно ограничиться одним стандартным вопросом «Станете ли вы рекомендовать компанию в качестве работодателя?» и вычислением индекса удовлетворенности NPS. Для этого разницу между количеством «Да» и «Нет» делим на количество участников опроса.

Второй вариант — провести развернутое исследование и выяснить отношение сотрудника к руководству, атмосфере в коллективе, рабочему месту, программам развития и другим важным составляющим удовлетворенности. Тогда руководитель не просто узнает настрой персонала, но и увидит подводные камни, которые мешают развитию компании.

4.    Уровень участия в опросах

На самом деле, это касается не только прохождения аттестации, тестирования и других оценочных мероприятий, но и корпоративов, нерабочих встреч и любого неформального общения с коллегами. Если человек проходит опросники и анкеты из-под палки и совсем не участвует в тимбилдинге, значит, он воспринимает это как дополнительную ненужную нагрузку. Диагноз: не вовлечен.

Метрики, используемые в исследовании, можно назвать индексами или KPI вовлеченности персонала. Это конкретные показатели, по которым оценивается роль кадров в эффективности бизнеса. Чтобы увидеть динамику индексов вовлеченности, нужно использовать одни и те же опросники и проводить мониторинг не реже 1 раза в полгода-год. Для быстрой адаптации к постоянно меняющимся условиям работы важно оперировать только свежими и актуальными данными.

Стратегии повышения вовлеченности сотрудников

Программы по развитию вовлеченности, с одной стороны, требуют от эйчаров системности и внимания, а с другой — воображения и творческого подхода. Просто внедрить схему мотивации сотрудников будет недостаточно. Чтобы персонал тянуло на работу, нужно применять особые стратегии повышения вовлеченности кадров.

Программы признания

В пирамиде Маслоу выше потребности «Признание» стоит только «Самореализация». Это отлично демонстрирует, насколько человеку важна справедливая оценка его трудовой деятельности, какой бы сложной она ни была. Причем речь идет не о деньгах, а о регулярной заслуженной искренней похвале. Это может быть персонализированное электронное письмо с благодарностью от руководителя, портрет сотрудника на Доске почета или публичная похвала на очередной планерке. Эти жесты мотивируют работника на новые свершения, а его коллег — на более усердную работу для достижения такого же признания. Более трети сотрудников считают справедливую регулярную оценку труда одним из важнейших стимулов работы.

Возможности для профессионального развития

Все больше специалистов при поиске работы обращают внимание на пути развития внутри компании. Одни используют их для возможности продвижения вверх по карьерной лестнице, менее амбициозные повышают квалификацию, развиваясь в линейном направлении.

Руководство должно открыто говорить о программах развития, которые предлагает организация:

• Что требуется для повышения заработной платы?

• Какова планка компетенций у более высокой должности?

• Какой потенциал и перспективы у конкретного сотрудника?

Работники свободно задают вопросы о профессиональном росте, а руководство озвучивает свои ожидания и предлагаемые варианты в виде дорожных карт карьеры.

Акцент на развитии сотрудников — грамотный ход, который способен усилить бренд компании и на 35-50% повысить вовлеченность персонала.

Улучшение условий труда

Если человеку хорошо на работе: ничего не отвлекает, ему комфортно и спокойно, — он продуктивен, за это благодарен работодателю. Довольный и умиротворенный сотрудник полностью сосредотачивается на своих функциях.

Стресс — самый частый корпоративный гость, влияющий на эффективность работы, поэтому важно его исключить:

• организовать регулярные перерывы;

• качественно и с комфортом оборудовать рабочие места;

• отслеживать эмоциональное и психологическое состояние коллектива;

• нивелировать на корню любые конфликты между коллегами, выясняя их причину и не допуская повторений в будущем;

• искать возможности поднять коллективу настроение, посмеяться и разрядить обстановку;

• делать внезапные приятные сюрпризы вроде доставки пиццы для сотрудников в обеденный перерыв;

• поддерживать общение с коллегами вне офиса;

• обеспечивать баланс между рабочим временем и обычной жизнью.

Как видите, во всех стратегиях заметен сильный акцент на индивидуальные потребности сотрудников и их жизненные ценности. И это справедливо: если компании нужна полная самоотдача и верность со стороны работника, руководство должно учитывать его личные установки.

Влияние вовлеченности на бизнес-результаты

Регулярный мониторинг метрик вовлеченности персонала и своевременное исправление ошибок помогают напрямую влиять на эффективность бизнеса и важные производственные показатели:

• конкурентоспособность;

• положительный клиентский опыт;

• выручку и прибыль.

Вовлеченные сотрудники усиливают внутренний и внешний HR-бренд компании, выводя ее на более высокий уровень и существенно повышая конкурентоспособность. Требовательные клиенты обращают внимание не только на качество и стоимость предлагаемых товаров и услуг, но и на положение организации среди конкурентов. Компании с негативными отзывами и низкой репутацией не получат потребителей даже при помощи демпинга. Более сильные конкуренты просто выдавят их с рынка. Согласно исследованиям агентства Gallup, процент вовлеченных работников у лидеров рынка — не ниже 90%, а у развивающихся организаций — всего 60%.

У вовлеченных сотрудников наблюдается более внимательное и заботливое отношение к клиенту. Они легко считывают потребности и предвосхищают ожидания, значительно повышая уровень удовлетворенности. Довольных клиентов даже удерживать не нужно — они и сами в компании останутся, и другим ее порекомендуют. А где много клиентов, там и рост прибыли.

Высокая включенность сотрудника, приверженного корпоративным ценностям, способствует лучшему пониманию целей компании и вызывает жгучее желание сделать максимум и еще чуть-чуть для их достижения. А регулярная оценка KPI вовлеченности персонала помогает выявить любые изменения в настроении кадров.

Заключение

На эффективность бизнеса, в первую очередь влияет настрой коллектива. Разработка и внедрение стратегий повышения вовлеченности персонала способны в разы сократить кадровую текучесть, сконцентрировав внимание на удержании штатных специалистов. Внимание, обратная связь и участие в профессиональном росте кадров способны превратить их в лояльных и мотивированных результативных работников.

Для оценки эффективности внедренных стратегий необходимо регулярно проводить мониторинг вовлеченности по наиболее важным KPI. Жестких критериев для оценки нет — все зависит от особенностей бизнеса.

Выберите один или несколько наиболее подходящих инструментов анализа вовлеченности сотрудников, которые максимально отвечают вашим запросам, и составьте актуальный опросник. Все, что вам остается — это 1-2 раза в год прогонять сотрудников по этой анкете, следить за показателями, нет ли тревожных отклонений, и любоваться развитием бизнеса.