Рассказываем простыми словами о том, для чего нужна оценка сотрудников, какие методы самые распространённые, а заодно — о полезных инструментах.
Если компания переживает трудные времена, важно найти подход к каждому сотруднику. Ведь именно от их слаженной работы зависит, насколько быстро и эффективно выполняются рабочие задачи. Оценивать профессиональные навыки персонала можно и без явной причины, систематически. Это поможет своевременно выявить проблемы, не допустить серьёзных ошибок, мотивировать работников ответственнее относиться к обязанностям и вырастить лидеров.
Есть несколько способов оценки, которые лучше применять в комплексе. Так результат проверки будет наиболее объективным и покажет полную картину: не только слабые, но и сильные стороны сотрудников.
Что такое оценка персонала и зачем она нужна
Помимо очевидных проблем в компании, есть и другие причины для проведения оценки сотрудников. Должна существовать конкретная цель:
-
Определить, почему упала производительность отдельно взятых сотрудников. Если руководитель заметил, что часть персонала работает менее эффективно, чем раньше, проверка поможет выявить причину снижения KPI и принять меры.
-
Выявить причины разногласий. Клиенты жалуются на работу сотрудников, в коллективе стали чаще случаться конфликты. Если кто-то из работников ведёт себя некорректно по отношению к окружающим, важно провести проверку. Некоторые методы оценки деятельности персонала направлены именно на выявление разногласий в коллективе, ведущих к снижению общей продуктивности.
-
Определить, почему происходит «текучка кадров». В некоторых компаниях наём происходит регулярно, но сотрудники не задерживаются на рабочем месте долго. Они либо не справляются с поставленными задачами, либо недовольны условиями работы: коллективом, руководителем, заработной платой. Оценка персонала часто помогает найти причины частой смены сотрудников.
-
Запланировать кадровые перестановки. Если нужно сократить штат или повысить сотрудника до руководителя отдела, без оценки персонала не обойтись. Она поможет определить, насколько каждый член коллектива находится на своём месте или экономически выгоден для компании. По её результатам можно повысить заработную плату или дать новые обязанности.
-
Сформировать кадровый резерв. Если сотрудник, занимающий руководящую должность, идёт на повышение или увольняется, лучше заранее определить, кто его заменит. Одна из основных целей и задач оценки персонала – определить, кто из работников обладает нужными компетенциями.
-
Создать индивидуальные планы развития. Если у сотрудников компании скоро появится возможность пройти обучение, можно определить приоритетные направления развития для каждого. Это касается молодых работников, которым недостаёт опыта, и профессионалов, желающих непрерывно получать новые знания.
Какой бы ни была цель проверки, важно обозначить четкие критерии профессионализма, которым должны соответствовать сотрудники. Это поможет получить максимально объективные сведения о профессиональных качествах персонала, не искажённые личным восприятием руководителя.
Какими качествами должен обладать сотрудник
Компетенции – это совокупность знаний и навыков сотрудника, один из самых главных критериев для оценки персонала. Для каждой должности они прописываются индивидуально и имеют разные приоритеты. Например, от менеджера по работе с клиентами требуется коммуникабельность и умение быстро реагировать в стрессовых ситуациях. Хороший бухгалтер может не обладать этими навыками, и сравнивать их по единым критериям бессмысленно. Но есть несколько общих компетенций, которые можно применить к каждому сотруднику:
Влияние. Это степень значимости сотрудника в коллективе. Она определяет, как с ним ведут себя другие работники: прислушиваются ли, считают ли мнение авторитетным.
Стратегическое мышление. Если эта компетенция развита у сотрудника, он не слепо выполняет поручения, а планирует свою работу таким образом, чтобы добиться её максимальной эффективности в долгосрочном периоде.
Поиск информации. Чтобы быть продуктивным, хорошему работнику часто приходится искать сведения, полезные для работы, самостоятельно. Если он умеет фильтровать и грамотно использовать информацию, это большой плюс.
Эффективность решения проблем. От непредвиденных ситуаций на работе не застрахован даже самый ответственный сотрудник. Важно, чтобы персонал мог самостоятельно справляться с текущими проблемами или своевременно обращался за помощью к руководителю.
Ориентированность на клиента. Не важно, взаимодействуют ли они напрямую. Если сотрудник делает всё необходимое, чтобы у клиента сформировалось положительное мнение о компании, это стоит отметить как преимущество.
Гибкость и способность к обучению. Даже работа по выверенным алгоритмам невозможна без адаптации к условиям. Если это даётся сотруднику тяжело, и он неохотно осваивает новое, качество работы будет страдать. Да и хороший руководитель из него вряд ли получится.
Ориентация на качество. Сотрудник может обладать всеми перечисленными компетенциями, но при этом не стремиться к идеальному выполнению рабочих задач. Проблема часто кроется в недостатке мотивации, а своевременная оценка сотрудников помогает её выявить.
К перечисленным компетенциям можно и нужно добавлять более специфические и характерные для сферы, в которой работает сотрудник. Если это технический специалист, важно, чтобы он в совершенстве владел оборудованием и программным обеспечением, которое использует компания. От менеджеров, работающих с клиентами, требуется пунктуальность и умение вести содержательный диалог.
Методы оценки персонала
Все методы можно поделить на количественные и качественные. Первые предлагают оценивать сотрудников по конкретным показателям, среди них рейтинговый или KPI. Вторые основаны на оценке компетенций, и в них используется моделирование ситуаций, метод опроса и наблюдение.
Вкратце расскажем о самых популярных методах оценки персонала.
Количественные
KPI. Среди количественных методов оценки персонала он наиболее популярен. Это коэффициент, который рассчитывается как отношение реально выполненных задач к плану. Чем выше KPI, тем больше пользы принёс компании сотрудник за прошедший месяц. Если показатель составляет больше 100%, работник заслуживает поощрение.
Рейтинг по показателям. Этот способ оценки рекомендуется применять в сочетании с качественными методами. В его основе сбор статистики и сравнение показателей (это могут быть продажи, число завершенных проектов и другие достижения) сотрудника со средними по отделу.
Система баллов. Работники могут получать за каждую выполненную задачу определённое число баллов. Чем больше их заработал сотрудник, тем продуктивнее прошел его рабочий месяц. Однако важно продумать систему таким образом, чтобы качество работы не страдало.
Качественные
Метод интервью. Интервьюер задаёт работникам вопросы, ответы на которые показывают, насколько у них развиты те или иные компетенции. Недостаток такого способа в том, что текст интервью лучше составлять индивидуально под каждую должность, и делать это должен специалист.
360 градусов. Это методика, основанная на самооценке, а также опросе коллег и руководителей. На основании их мнения можно составить общее впечатление о компетенциях сотрудника. Важно отметить, что в идеале оценка проводится анонимно, и это крайне важно донести до участников опроса.
Тестирование. При оценке кандидатов используют как профессиональные, так и психологические тесты. Психологические помогают выявить личностные особенности сотрудника, а профессиональные — его умения и знания, необходимые для успешного выполнения должностных обязанностей.
Вне зависимости от выбранного метода оценки или их комплекта, проводить мероприятие можно самостоятельно. Но в отдельных случаях стоит пригласить независимого эксперта, который непредвзято оценит сотрудников.
Инструменты для оценки персонала
Существуют десятки видов и методов для оценки сотрудников в организации, и для каждого из них принято использовать свой набор инструментов. Если для получения результатов не нужны точные математические расчёты, можно обойтись классической матрицей, оформленной в текстовом редакторе в виде таблицы. От бумажных носителей лучше отказаться: проверять их долго и неудобно, сотрудники могут потерять бланки, и это замедлит процесс.
Хорошая альтернатива – полноценная система для оценки персонала. Например, в системе StartExam можно провести массовое тестирование, оценку 360, опросы Q12 и eNPS. Система полностью кастомизируется под бренд клиента и позволяет автоматизировать оценку сотрудников.
Как использовать результаты оценки сотрудников
Вне зависимости от того, каким способом были собраны данные, их удобнее вносить в систему оценки персонала или электронную таблицу. Её структура будет зависеть от количества критериев оценки. Затем информацию необходимо проанализировать, сравнив полученные показатели с эталонными. Важно понимать, что за эталон стоит принимать скорее средний показатель, чем лучший. Ведь положительное отклонение от нормы нельзя оставлять незамеченным. Его нужно изучить, чтобы понять, был успех случайностью или закономерностью. Сотрудника важно поощрить за его достижения, это мотивирует его работать эффективнее.
Когда сведения проанализированы, можно огласить сотрудникам результаты. Но не стоит делать это публично: оптимальным вариантом будет рассылка с приглашением обсудить их в рабочее время и встреча 1-1. Если у сотрудника останутся к вам вопросы, он сможет задать их лично, не испытывая дискомфорта из-за публичного обсуждения его недоработок. По результатам оценки персонала для сотрудников можно составить индивидуальный план развития, с которым они смогут ознакомиться лично.
Если после тестирования появился кандидат на повышение, ему об этом можно сообщить при других членах коллектива. Но не стоит акцентировать внимание на различиях между сотрудниками и их недостатках. Лучше в доходчивой форме объяснить, почему именно этот работник полезен для компании и заслуживает новую должность. Тогда персонал воспримет эту новость с большей радостью, а сотруднику будет комфортнее в коллективе. Это создаст благоприятный психологический климат и положительно скажется на производительности каждого сотрудника.
Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.
