Ключевые этапы процесса онбординга

Онбординг персонала это процесс поэтапного вовлечения новых сотрудников в рабочую и социальную среды компании. По сути, это систематизированная программа, составленная таким образом, чтобы новичок максимально быстро и эффективно освоился в новой среде, узнал историю компании и ее ценности, понял, в чем особенности корпоративной культуры, познакомился с общепринятыми нормами и процессами работы. Целью онбординга является создание благоприятной рабочей атмосферы, установление продуктивных взаимоотношений с коллегами, обеспечение успешного старта новичков в компании.

При найме нового сотрудника компания берёт его к себе «на борт» и постепенно вводит в курс дела. Суть онбординга заключается в гармоничной интеграции новичка в коллектив и максимально быстрой адаптации на рабочем месте. Ведь чем быстрее человек включится в бизнес-процессы, тем меньше потратит организация на вынужденный простой его блока.

Зачем нужен онбординг сотрудников

В зависимости от размера и численности предприятия принципы организации системы онбординга могут серьёзно разниться, но её главные задачи остаются неизменными:

• ускорить адаптацию - человек быстрее проникается духом компании, принимает все её условия и регламенты, осваивает необходимые навыки и начинает чувствовать себя комфортно;

• сократить кадровую текучку - качественная адаптация прочно якорит сотрудника в организации, а дальнейшее развитие помогает удержать квалифицированных специалистов;

• воспитать лояльность - новичок знакомится с корпоративной миссией и ценностями и на каждом шагу чувствует внимание и заботу руководства;

• повысить производительность - грамотный онбординг сотрудников приводит к удовлетворённости условиями труда и увеличению производственных показателей.

• повысить уровни коммуникации и сотрудничества - онбординг помогает новичкам быстрее влиться в коллектив, познакомиться с коллегами и установить эффективную коммуникацию; это способствует созданию сильных команд и увеличению производительности работы.

Этапы онбординга

Все больше специалистов HR и руководителей компаний обращают внимание на процесс онбординга, позволяющий обеспечить новым сотрудникам комфортный старт в компании. Сегодня онбординг считается неотъемлемой частью современных HR-практик.

Подготовительный этап

Флоу онбординга начинается с преонбординга, т.е. с подготовки всего и вся к приходу нового работника:

• его ожидает комфортное рабочее место со всем необходимым оборудованием;

• созданы учётные записи во всех корпоративных сервисах и платформах;

• сделан пропуск с его фотографией;

• создан аккаунт внутренней электронной почты;

• открыты доступы к внутренним документам его уровня и электронным обучающим мануалам;

• готовы необходимые методические пособия;

• сделана рассылка в корпоративном мессенджере с ФИО, должностью и контактами новенького.

Всю подготовительную работу проводят эйчар и непосредственный руководитель. В первый день бумажную волокиту, связанную с трудоустройством, лучше свести к минимуму. Все документы, которые можно заполнить без присутствия сотрудника, должны быть оформлены заранее.

Нельзя забывать и про самого кандидата, который, быть может, места себе не находит, с волнением и страхом ожидая «времени Ч». Чтобы снизить градус тревожности, его нужно успокоить и подготовить:

• за неделю отправить письмо с исчерпывающей организационной информацией: дата и время его визита, адрес компании, дресс-код, необходимый пул документов, контактные данные менеджера, эйчара, бадди/наставника и пр.;

• за 3-4 дня выслать Welcome-book — презентацию, которая рассказывает о ключевых вехах в истории фирмы и её достижениях, структуре с именами и должностями сотрудников, а также о корпоративных ценностях и миссии;

• подготовить Welcome Pack — небольшой формальный презент с логотипом компании (письменные принадлежности, кепка, кружка), который станет ещё одним жестом внимания и дружелюбия;

• накануне созвониться и проговорить все ключевые моменты.

Все этапы онбординга должны идти последовательно, без задержек, согласно предварительно составленному плану адаптации, который включает в себя функционал сотрудника на ближайшие 30, 60 и 90 дней с контрольным собеседованием в конце каждого периода. Отдельным блоком менеджер и HR прописывают подробный список задач на первый день и накануне присылают его новичку. Тогда он не потеряется и сразу будет знать, куда бежать и что делать.

В планировании онбординга важная роль отводится наставничеству или баддингу. В первом случае поддержку оказывает более квалифицированный старожил, во втором - сотрудник того же отдела на аналогичной ступени иерархии, проработавший в должности полгода-год. На самом деле новые сотрудники показывают более высокие результаты в общении на равных, чем снизу-вверх, ведь бадди и сами недавно были такими же новичками. Они еще не забыли эти ощущения и переживания, но уже обладают необходимым полезным опытом.

Говоря о методических материалах, первым делом нужно упомянуть Welcome-book. Презентация является кратким учебником по истории компании и включает в себя основы корпоративной культуры и, при необходимости, стратегические цели. По сути, это ликбез. Далее менеджер выбирает подходящий формат обучения и соответствующие пособия в виде электронных документов, онлайн-платформ и т.д.

Первый день на работе

И преонбординг, и дальнейшие этапы адаптации выстраиваются по индивидуальному плану, исходя из скорости включения человека в работу. Итак, новичок заряжен и уже имеет представление о структуре и принципах работы компании, но пока не прочувствовал это в полной мере.

Начальная ступень правильного онбординга призвана заякорить сотрудника в организации и найти с ним максимум точек соприкосновения. Поэтому первый день — самый важный, показательный — должен пройти в комфортной и дружелюбной обстановке. Главной задачей эйчара и бадди является снижение тревожности подопечного и убеждение его в нужности общему делу.

Новичка знакомят с офисом, коллегами и основными бизнес-процессами. Можно попросить сотрудников сделать мини-презентации, но если времени нет, то можно ограничиться просмотром Welcome-book с подробным рассказом о каждом из них или устроить виртуальную экскурсию.

Устроившись за рабочим местом, он с удовольствием обнаружит подготовленный Welcome Pack. А дальше начинается знакомство с внутренней кухней, серфинг по ресурсам, получение доступов, подключение к корпоративным мессенджерам и оформление недостающей документации.

К концу дня у человека складывается обобщённое мнение о компании и понимание, его ли это место.

Раскройте потенциал своих сотрудников с платформой StartExam Получите демо-доступ на 3 дня

Попробовать бесплатно узнать подробнее

Первые недели на работе

Детальный план адаптации позволяет кандидату познавать все тонкости работы изнутри при поддержке наставника или бадди. Менеджер назначает помощника и подготавливает его на эту роль заранее, чтобы он не испортил весь онбординг. Наставник специально освобождает окна в своём рабочем графике для регулярных встреч с подопечным, где они будут подробно прорабатывать все возникающие сложности и обсуждать прогресс.

Старший должен со всем вниманием выслушивать младшего и отвечать на все его рабочие вопросы. Если новенький не инициирует общение из-за стеснительности, наставник должен первым обратиться к нему и проверить, всё ли хорошо.

Спустя неделю наставничества кандидат даёт обратную связь о том, как он ощущает себя на рабочем месте, что думает о компании в целом, что хочет изменить. Открытость и честность респондента сделают процесс онбординга более лёгким и результативным.

Грамотные действия наставника очень быстро превратят новичка в полноценного работника, который прикладывает максимум усилий ради общего дела. Когда старший решит, что подопечный готов, менеджер оценивает прогресс и решает, требуется ли ему дополнительное обучение.

Программы адаптационного обучения - неотъемлемая часть введения в должность нового сотрудника. Без обучения он не будет знать, на что ориентироваться для повышения своей эффективности.

Перегружать информацией на начальном этапе не следует. Здесь обучение проводится в формате мастер-классов, тренингов, наблюдения и сводится к изучению:

• корпоративной культуры и ценностей;

• принципов рабочего поведения;

• политики и миссии компании;

• рыночного сегмента, предлагаемых продуктов и потенциальных клиентов.

В процессе обучения ещё сохраняется риск сомнений о правильности выбора работодателя, поэтому кандидату важно продемонстрировать его реальные перспективы в организации.

Интеграция в коллектив

Чтобы приход новичка не стал неожиданностью, коллектив нужно заранее о нём предупредить. Можно пригласить его на ознакомительную встречу в стенах офиса или в неформальной обстановке. Другой вариант - попросить его написать приветственное послание с кратким рассказом о себе и отправить его в общий мессенджер.

Наставник становится своего рода мостиком между новым сотрудником и остальным коллективом, помогая первому преодолеть дистанцию и наладить коммуникации и плодотворное сотрудничество. Надо быть готовыми к тому, что новопришедший будет задавать вопросы не только своему спутнику, но и другим коллегам. Отмахиваться от них нельзя, чтобы не сформировать у него чувство неуместности и ненужности.

В первую неделю социальной адаптации сотрудник выучит, кто в отделе за что отвечает и с кем ему придётся работать плотнее всего, а доска с фотографиями или Welcome-book помогут разобраться во всех тонкостях. Постепенно вся информация уложится в голове и систематизируется, но некоторая скованность может остаться, особенно в отношении руководства. Поэтому менеджер на первых порах должен сам инициировать общение и регулярно запрашивать обратную связь.

Залог эффективного онбординга — открытое обсуждение с кандидатом любых возникающих затруднений и потребностей, а также своевременное на них реагирование. Причём связь с руководством должна быть постоянной, но не навязчивой, к примеру, раз в 1-2 недели.

Через 30, 60 и 90 дней с момента вступления в должность проводятся контрольные собеседования, где озвучивается прогресс и проговариваются возможные пути оптимизации недочётов и области улучшения.

Оценка эффективности онбординга

Пускать процесс адаптации на самотёк очень опасно. Вроде и наставника назначили, и с человека пылинки сдували, а он взял и ушёл. Для анализа результативности прохождения адаптационного периода эйчары проводят оценку особых измеримых метрик:

• скорость адаптации - количество рабочих дней, за которое новичок достиг поставленных перед ним KPI (ключевых показателей эффективности);

• уровень вовлечённости - сколько усилий прикладывает работник для достижения поставленных целей, с каким настроем он это делает;

• удовлетворённость - мнение кандидата об условиях работы и компании в целом;

• общая стоимость онбординга - с момента подачи рекламы о найме до зарплаты;

• отток кандидатов - процент уволившихся в процессе или сразу после адаптации (срок назначает руководитель);

• полнота прохождения обучения - процент новичков, завершивших программу.

Перечень метрик для оценки организации устанавливают сами. Подробная аналитика позволяет скорректировать принципы управления кадрами и сократить отток талантов.

Наиболее эффективными инструментами эйчары считают анкеты для оценки онбординга и регулярные встречи тет-а-тет. Лучше проводить опросы и обсуждения после каждого этапа, но не реже, чем через 30, 60 и 90 дней с первого рабочего дня кандидата. Если вы проводите оценку чаще 1 раза в месяц, то сама процедура не должна занимать много времени — она скорее демонстрирует внимание менеджера к новичку и озабоченность его судьбой.

Анкетирование проводится с целью мониторинга уровня удовлетворённости и вовлечённости нового работника, а также для определения результативности обучения. Сбор отзывов от новичков позволяет проанализировать и оптимизировать флоу онбординга на основе полученных данных.

Составление опросников и обработка отчётов способны полностью выключить эйчаров из остальной работы. На помощь им приходят автоматизированные онлайн-платформы — универсальные инструменты онбординга, превращающие оценку его эффективности в лёгкий, быстрый и доступный процесс с удивительно точными результатами.

Конструкторы анкет позволяют загружать любое количество вопросов или выбирать предложенные сервисом варианты. Удалённое тестирование — идеальный вариант для контроля обучения и оценки включённости персонала. Встречи «1-на-1» в удобном онлайн-формате снижают чувство скованности и повышают продуктивность диалога.

Долгосрочная поддержка и развитие

Спустя пару-тройку месяцев кандидаты полностью включаются в рабочий процесс, наставник им не требуется. Главная поддержка теперь исходит от менеджера, который уже имеет представление об амбициях, потенциале, потребностях, желаниях и стремлениях новичка.

В конце адаптационного периода руководитель совместно с эйчаром разрабатывает ИПР (индивидуальный план развития) работника и возможный карьерный трек. ИПР показывает сотруднику направления дальнейшего развития для достижения максимальной эффективности в рамках организации. Теперь перед ним ставятся совершенно иные цели и задачи, коррелирующие со стратегическими бизнес-целями.

Программа развития включает обучение и прокачку профкомпетенций с учётом индивидуальных особенностей сотрудника.

Обучение проходит в формате:

• узкоспециализированных тренингов и семинаров;

• курсов повышения квалификации;

• различных конференций и пр.

Только непрерывное развитие персонала сможет обеспечить постоянный рост эффективности всего бизнеса. В современных реалиях все больше компаний отдают предпочтение дистанционным обучающим программам на основе онлайн-платформ. Удобные онлайн-сервисы не только помогают организовать сам процесс, но и предоставляют исчерпывающую аналитику по результатам прохождения.

Проанализировать основные метрики эффективности обучения можно при помощи комплексной оценки или методом 360 градусов, который также эффективен при выявлении сильных и слабых компетенций. Готовые опросы помогут оценить сразу 3 параметра: включённость, лояльность и удовлетворённость персонала. А специальная платформа для развития позволит отыскать таланты среди штатных единиц и уделить им особое внимание.

Устранение человеческого фактора и способность оперировать огромными объёмами данных делает онлайн-платформы одним из наиболее удобных и точных инструментов HR-аналитики.

Чем онбординг отличается от адаптации

Онбординг и адаптация. Два критически значимых процесса, которые помогают новичкам влиться в компанию. Несмотря на общую цель - создать максимально комфортные условия для нового сотрудника на новом рабочем месте, чтобы он быстрее стал показывать уровень своих знаний и умений, эти понятия имеют свои особенности и отличия.

Онбординг (от англ. onboarding) - организационный процесс, начинающийся сразу за принятием кандидатом предложения о работе. Онбординг - комплекс мероприятий, направленных на подготовку новичка к его будущей роли в компании.
Основные задачи онбординга:

- информирование: предоставление вводной информации о компании, корпоративной культуре, миссии и ценностях;

- обучение: рассказ о программах, которые действуют в компании, обучение этим программам, навыкам и знаниям, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей;

- организационные моменты: заполнение документации и настройка рабочего места.

Основные элементы онбординга:

1. введение в корпоративную культуру;

2. знакомство с процедурами компании, с её правилами;

3. знакомство со спецификой работы в компании;

4. назначение наставника или куратора.

Адаптация - более обширный и продолжительный процесс, начинающийся в тот же момент, что и онбординг, но продолжающийся на протяжении нескольких месяцев или даже лет. Цель адаптации - помочь новому сотруднику не только освоиться в рабочих процессах, но и стать частью команды.

Основные элементы адаптации:

1. социальная интеграция: взаимодействие с коллегами, участие в командных мероприятиях;

2. поддержка и обратная связь: регулярные встречи с руководством для обсуждения возможности улучшения работы и решения вопросов;

3. эмоциональная поддержка: помощь в преодолении стресса и улучшения отношений с коллегами;

4. долгосрочное планирование: определение карьерных целей и путей их достижения.

Ключевые различия между онбордингом и адаптацией

Онбординг и адаптация - процессы взаимосвязанные, но различные, играющие жизненно ключевую роль в успешной ассимиляции новых сотрудников в организацию. Понимание их различий позволяет компаниям более эффективно управлять этими процессами, повышая производительность и удовлетворенность работников.

Ключевые элементы системы онбординга

1. Планирование и подготовка. Ответственный за внедрение нового сотрудника в коллектив должен заранее определить цели онбординга, задачи этого процесса, разработать подробную программу, распределить ресурсы для реализации онбординга. Причем, важно учесть абсолютно все мелочи, которые могут оказать влияние на успешное выполнение процесса. Позаботиться о необходимых материалах, оборудовании, доступах и рабочем пространстве для нового коллеги.

2. “Добро пожаловать” и ориентированность в компании. Первые дни для нового сотрудника должны быть максимально дружественными. Он должен почувствовать, что пришел не просто выполнять определенные действия с целью увеличения прибыли компании, а пришел в семью, где ему рады, где ему будет комфортно находиться и выполнять те самые ожидаемые от него действия. Рассказ о компании, демонстрация достижений компании, экскурсия по офису, знакомство с коллегами (в том числе, с коллегами из других отделов) - всё это способствует тому, чтобы новичок быстрее адаптировался и чувствовал себя комфортно. Но важно не только показать новому члену команды, что ему рады. Важно погрузить его в процессе знакомства с компанией в изучение структуры компании. Таким образом, новый коллега успешнее будет ориентироваться в задачах, которые на него возлагаются, будет понимать, как работает компания для достижения общих целей.

3. Процесс обучения для нового сотрудника. Онбординг - это также и обучение нового сотрудника. Важно, чтобы он мог максимально быстро и эффективно освоить необходимые навыки и знания для выполнения своих задач. Конечно, новый сотрудник приходит в коллектив, обладая навыками, необходимыми для работы. Но в каждой организации есть свои нюансы, особенности. Именно этим особенностям и необходимо уделить время. Обучение может быть формальным, а может включать практическую стажировку под руководством опытных сотрудников. В любом случае, обучение должно быть структурированным и поэтапным, с обязательно предварительно озвученным регламентом обучения.

Онлайн система тестирования сотрудников от StartExam

Попробовать бесплатно узнать подробнее

4. Система наставничества. Ранее уже упоминали, что сильный наставник важен для успеха процесса обучения. А сильный наставник, максимально по уровню коммуникации подходящий для новичка - важный элемент наставничества. Хорошо, если новенький сотрудник сразу проникнется уважением к своему наставнику. Так новичок внимательнее будет в процессе обучения, лучше будет воспринимать информацию. Помощь наставника позволит новому члену команды быстрее освоить особенности работы. И новый наставник поможет лучше адаптироваться в рабочем коллективе.

5. Обратная связь. Проводите оценку успешности процесса онбординга поэтапно, получая обратную связь от всех заинтересованных сторон: руководителя, наставника  нового сотрудника. Так можно быстрее выявить слабые стороны программы и оперативно внести корректировки. Не забывайте предоставлять обратную связь новому коллеге. Он очень уязвим и ему важно, как воспринимают его в новом коллективе. Кроме того, обратная связь для новичка важна еще тем, что получая информацию, новый сотрудник понимает, что делает правильно. Или, наоборот, понимает, что какие-то процессы ему не даются и надо сделать дополнительные усилия, чтобы освоить материал.

6. Измерение результатов. Как именно стоит оценивать процесс онбординга? Прежде всего, не забывать, что оценка выставляется не только по окончанию всего процесса, а на каждом этапе. Необходимо разработать систему оценивания, указать критерии, в соответствии с которыми будет выставляться оценка. Обязательно ознакомить с этой системой нового коллегу, чтобы он понимал, что его оценивают и для того, чтобы остаться в компании, необходимо получить высокую оценку. Оценка должна быть объективной, несомненно. А значит, важно собрать максимум информации о том, как проходит процесс онбординга: от руководителя отдела, от наставника, от коллег, которые, конечно, тоже вовлечены в процесс онбординга, и от новичка. Когда новый сотрудник приступит к работе, можно сравнить его показатели производительности с нормами, которые разработаны в компании для новых членов команды. Так вы поймете, насколько эффективно сработал процесс онбординга и стоит ли его коррективровать.

7. Постоянное совершенствование. Онбординг не является статичным процессом. И, конечно, должен постоянно совершенствоваться. HR-специалисты должны анализировать результаты онбординга и вносить изменения в программу, чтобы она соответствовала постоянно обновляющимся ожиданиям новых сотрудников.

8. Интегрирование в корпоративную культуру. В процессе онбординга должно быть выделено отдельное ознакомление с корпоративной культурой. Понимание ценностей компании, ее достижений, норм, правил помогут новичку быстрее адаптироваться и успешно интегрироваться в коллектив и далее влиять на рабочую атмосферу внутри компании.

9. Долгосрочная поддержка. Онбординг не должен заканчиваться на второй или третьей рабочей неделе нового члена команды. Чтобы не создалось впечатление, что только прием был максимально дружелюбный, а далее о новом сотруднике забыли все, кроме непосредственных коллег. в компании должна быть организована долгосрочная поддержка, позволяющая новому сотруднику преодолеть возможные трудности и продолжать развиваться. Речь в данном случае идет о регулярных беседах с руководителем, каких-то проверочных работах, предоставлении возможностей для профессионального роста, поддержке в адаптации к изменениям внутри компании.

10. Расширение знаний и приобретение новых навыков. Процесс онбординга должен акцентировать внимание не только на освоение базовых навыков, но и на постоянное расширение знаний нового сотрудника. Можно предоставить доступ к обучающим программам или внутренним ресурсам, которые поспособствуют развитию профессиональных навыков новичка. Можно провести ряд тренингов, которые позволят и улучшить навыки, и быстрее адаптироваться в коллективе. Особенно это удобно сделать, когда в компанию приходит сразу несколько новых сотрудников. Существует множество тренингов, направленных на обучение работать в команде и получение новых знаний.

Заключение

Онбординг в компании - важный элемент успешного управления персоналом, позволяющий эффективно интегрировать новых членов команды. Через качественный процесс онбординга в компании создается благоприятная рабочая среда, укрепляется командный дух  повышается уровень удовлетворенности и мотивация сотрудников. Постоянная оценка и совершенствование процесса онбординга позволит организациям адаптироваться к меняющимся требованиям и обеспечить качественное интегрирование новых коллег. Онбординг становится ключевым фактором в привлечении и удержании талантливых специалистов, способствует долгосрочному успеху компании. 

Нужно не только заранее распланировать все этапы онбординга, но и внимательно отслеживать их прохождение. Для максимально точного мониторинга эффективности адаптации опытные эйчары всё чаще прибегают к услугам онлайн-платформ, например, StartExam. Сервисы просты в использовании, предлагают множество удобных автоматизированных решений и предоставляют подробные отчёты по каждому показателю, на который было ориентировано анкетирование.