Ключевые этапы процесса онбординга

При найме нового сотрудника компания берёт его к себе «на борт» и постепенно вводит в курс дела. Суть онбординга заключается в гармоничной интеграции новичка в коллектив и максимально быстрой адаптации на рабочем месте. Ведь чем быстрее человек включится в бизнес-процессы, тем меньше потратит организация на вынужденный простой его блока.

В зависимости от размера и численности предприятия принципы организации системы онбординга могут серьёзно разниться, но её главные задачи остаются неизменными:

• ускорить адаптацию — человек быстрее проникается духом компании, принимает все её условия и регламенты, осваивает необходимые навыки и начинает чувствовать себя комфортно;

• сократить кадровую текучку — качественная адаптация прочно якорит сотрудника в организации, а дальнейшее развитие помогает удержать квалифицированных специалистов;

• воспитать лояльность — новичок знакомится с корпоративной миссией и ценностями и на каждом шагу чувствует внимание и заботу руководства;

• повысить производительность — грамотный онбординг сотрудников приводит к удовлетворённости условиями труда и увеличению производственных показателей.

А теперь давайте познакомимся с реперными точками процесса адаптации.

Подготовительный этап

Флоу онбординга начинается с преонбординга, т.е. с подготовки всего и вся к приходу нового работника:

• его ожидает комфортное рабочее место со всем необходимым оборудованием;

• созданы учётные записи во всех корпоративных сервисах и платформах;

• сделан пропуск с его фотографией;

• создан аккаунт внутренней электронной почты;

• открыты доступы к внутренним документам его уровня и электронным обучающим мануалам;

• готовы необходимые методические пособия;

• сделана рассылка в корпоративном мессенджере с ФИО, должностью и контактами новенького.

Всю подготовительную работу проводят эйчар и непосредственный руководитель. В первый день бумажную волокиту, связанную с трудоустройством, лучше свести к минимуму. Все документы, которые можно заполнить без присутствия сотрудника, должны быть оформлены заранее.

Нельзя забывать и про самого кандидата, который, быть может, места себе не находит, с волнением и страхом ожидая «времени Ч». Чтобы снизить градус тревожности, его нужно успокоить и подготовить:

• за неделю отправить письмо с исчерпывающей организационной информацией: дата и время его визита, адрес компании, дресс-код, необходимый пул документов, контактные данные менеджера, эйчара, бадди/наставника и пр.;

• за 3-4 дня выслать Welcome-book — презентацию, которая рассказывает о ключевых вехах в истории фирмы и её достижениях, структуре с именами и должностями сотрудников, а также о корпоративных ценностях и миссии;

• подготовить Welcome Pack — небольшой формальный презент с логотипом компании (письменные принадлежности, кепка, кружка), который станет ещё одним жестом внимания и дружелюбия;

• накануне созвониться и проговорить все ключевые моменты.

Все этапы онбординга должны идти последовательно, без задержек, согласно предварительно составленному плану адаптации, который включает в себя функционал сотрудника на ближайшие 30, 60 и 90 дней с контрольным собеседованием в конце каждого периода. Отдельным блоком менеджер и HR прописывают подробный список задач на первый день и накануне присылают его новичку. Тогда он не потеряется и сразу будет знать, куда бежать и что делать.

В планировании онбординга важная роль отводится наставничеству или баддингу. В первом случае поддержку оказывает более квалифицированный старожил, во втором — сотрудник того же отдела на аналогичной ступени иерархии, проработавший в должности полгода-год. На самом деле новые сотрудники показывают более высокие результаты в общении на равных, чем снизу-вверх, ведь бадди и сами недавно были такими же новичками. Они еще не забыли эти ощущения и переживания, но уже обладают необходимым полезным опытом.

Говоря о методических материалах, первым делом нужно упомянуть Welcome-book. Презентация является кратким учебником по истории компании и включает в себя основы корпоративной культуры и, при необходимости, стратегические цели. По сути, это ликбез. Далее менеджер выбирает подходящий формат обучения и соответствующие пособия в виде электронных документов, онлайн-платформ и т.д.

Первый день на работе

И преонбординг, и дальнейшие этапы адаптации выстраиваются по индивидуальному плану, исходя из скорости включения человека в работу. Итак, новичок заряжен и уже имеет представление о структуре и принципах работы компании, но пока не прочувствовал это в полной мере.

Начальная ступень правильного онбординга призвана заякорить сотрудника в организации и найти с ним максимум точек соприкосновения. Поэтому первый день — самый важный, показательный — должен пройти в комфортной и дружелюбной обстановке. Главной задачей эйчара и бадди является снижение тревожности подопечного и убеждение его в нужности общему делу.

Новичка знакомят с офисом, коллегами и основными бизнес-процессами. Можно попросить сотрудников сделать мини-презентации, но если времени нет, то можно ограничиться просмотром Welcome-book с подробным рассказом о каждом из них или устроить виртуальную экскурсию.

Устроившись за рабочим местом, он с удовольствием обнаружит подготовленный Welcome Pack. А дальше начинается знакомство с внутренней кухней, серфинг по ресурсам, получение доступов, подключение к корпоративным мессенджерам и оформление недостающей документации.

К концу дня у человека складывается обобщённое мнение о компании и понимание, его ли это место.

Первые недели на работе

Детальный план адаптации позволяет кандидату познавать все тонкости работы изнутри при поддержке наставника или бадди. Менеджер назначает помощника и подготавливает его на эту роль заранее, чтобы он не испортил весь онбординг. Наставник специально освобождает окна в своём рабочем графике для регулярных встреч с подопечным, где они будут подробно прорабатывать все возникающие сложности и обсуждать прогресс.

Старший должен со всем вниманием выслушивать младшего и отвечать на все его рабочие вопросы. Если новенький не инициирует общение из-за стеснительности, наставник должен первым обратиться к нему и проверить, всё ли хорошо.

Спустя неделю наставничества кандидат даёт обратную связь о том, как он ощущает себя на рабочем месте, что думает о компании в целом, что хочет изменить. Открытость и честность респондента сделают процесс онбординга более лёгким и результативным.

Грамотные действия наставника очень быстро превратят новичка в полноценного работника, который прикладывает максимум усилий ради общего дела. Когда старший решит, что подопечный готов, менеджер оценивает прогресс и решает, требуется ли ему дополнительное обучение.

Программы адаптационного обучения — неотъемлемая часть введения в должность нового сотрудника. Без обучения он не будет знать, на что ориентироваться для повышения своей эффективности.

Перегружать информацией на начальном этапе не следует. Здесь обучение проводится в формате мастер-классов, тренингов, наблюдения и сводится к изучению:

• корпоративной культуры и ценностей;

• принципов рабочего поведения;

• политики и миссии компании;

• рыночного сегмента, предлагаемых продуктов и потенциальных клиентов.

В процессе обучения ещё сохраняется риск сомнений о правильности выбора работодателя, поэтому кандидату важно продемонстрировать его реальные перспективы в организации.

Интеграция в коллектив

Чтобы приход новичка не стал неожиданностью, коллектив нужно заранее о нём предупредить. Можно пригласить его на ознакомительную встречу в стенах офиса или в неформальной обстановке. Другой вариант — попросить его написать приветственное послание с кратким рассказом о себе и отправить его в общий мессенджер.

Наставник становится своего рода мостиком между новым сотрудником и остальным коллективом, помогая первому преодолеть дистанцию и наладить коммуникации и плодотворное сотрудничество. Надо быть готовыми к тому, что новопришедший будет задавать вопросы не только своему спутнику, но и другим коллегам. Отмахиваться от них нельзя, чтобы не сформировать у него чувство неуместности и ненужности.

В первую неделю социальной адаптации сотрудник выучит, кто в отделе за что отвечает и с кем ему придётся работать плотнее всего, а доска с фотографиями или Welcome-book помогут разобраться во всех тонкостях. Постепенно вся информация уложится в голове и систематизируется, но некоторая скованность может остаться, особенно в отношении руководства. Поэтому менеджер на первых порах должен сам инициировать общение и регулярно запрашивать обратную связь.

Залог эффективного онбординга — открытое обсуждение с кандидатом любых возникающих затруднений и потребностей, а также своевременное на них реагирование. Причём связь с руководством должна быть постоянной, но не навязчивой, к примеру, раз в 1-2 недели.

Через 30, 60 и 90 дней с момента вступления в должность проводятся контрольные собеседования, где озвучивается прогресс и проговариваются возможные пути оптимизации недочётов и области улучшения.

Оценка эффективности онбординга

Пускать процесс адаптации на самотёк очень опасно. Вроде и наставника назначили, и с человека пылинки сдували, а он взял и ушёл. Для анализа результативности прохождения адаптационного периода эйчары проводят оценку особых измеримых метрик:

• скорость адаптации — количество рабочих дней, за которое новичок достиг поставленных перед ним KPI (ключевых показателей эффективности);

• уровень вовлечённости — сколько усилий прикладывает работник для достижения поставленных целей, с каким настроем он это делает;

• удовлетворённость — мнение кандидата об условиях работы и компании в целом;

• общая стоимость онбординга — с момента подачи рекламы о найме до зарплаты;

• отток кандидатов — процент уволившихся в процессе или сразу после адаптации (срок назначает руководитель);

• полнота прохождения обучения — процент новичков, завершивших программу.

Перечень метрик для оценки организации устанавливают сами. Подробная аналитика позволяет скорректировать принципы управления кадрами и сократить отток талантов.

Наиболее эффективными инструментами эйчары считают анкеты для оценки онбординга и регулярные встречи тет-а-тет. Лучше проводить опросы и обсуждения после каждого этапа, но не реже, чем через 30, 60 и 90 дней с первого рабочего дня кандидата. Если вы проводите оценку чаще 1 раза в месяц, то сама процедура не должна занимать много времени — она скорее демонстрирует внимание менеджера к новичку и озабоченность его судьбой.

Анкетирование проводится с целью мониторинга уровня удовлетворённости и вовлечённости нового работника, а также для определения результативности обучения. Сбор отзывов от новичков позволяет проанализировать и оптимизировать флоу онбординга на основе полученных данных.

Составление опросников и обработка отчётов способны полностью выключить эйчаров из остальной работы. На помощь им приходят автоматизированные онлайн-платформы — универсальные инструменты онбординга, превращающие оценку его эффективности в лёгкий, быстрый и доступный процесс с удивительно точными результатами.

Конструкторы анкет позволяют загружать любое количество вопросов или выбирать предложенные сервисом варианты. Удалённое тестирование — идеальный вариант для контроля обучения и оценки включённости персонала. Встречи «1-на-1» в удобном онлайн-формате снижают чувство скованности и повышают продуктивность диалога.

Долгосрочная поддержка и развитие

Спустя пару-тройку месяцев кандидаты полностью включаются в рабочий процесс, наставник им не требуется. Главная поддержка теперь исходит от менеджера, который уже имеет представление об амбициях, потенциале, потребностях, желаниях и стремлениях новичка.

В конце адаптационного периода руководитель совместно с эйчаром разрабатывает ИПР (индивидуальный план развития) работника и возможный карьерный трек. ИПР показывает сотруднику направления дальнейшего развития для достижения максимальной эффективности в рамках организации. Теперь перед ним ставятся совершенно иные цели и задачи, коррелирующие со стратегическими бизнес-целями.

Программа развития включает обучение и прокачку профкомпетенций с учётом индивидуальных особенностей сотрудника.

Обучение проходит в формате:

• узкоспециализированных тренингов и семинаров;

• курсов повышения квалификации;

• различных конференций и пр.

Только непрерывное развитие персонала сможет обеспечить постоянный рост эффективности всего бизнеса. В современных реалиях все больше компаний отдают предпочтение дистанционным обучающим программам на основе онлайн-платформ. Удобные онлайн-сервисы не только помогают организовать сам процесс, но и предоставляют исчерпывающую аналитику по результатам прохождения.

Проанализировать основные метрики эффективности обучения можно при помощи комплексной оценки или методом 360 градусов, который также эффективен при выявлении сильных и слабых компетенций. Готовые опросы помогут оценить сразу 3 параметра: включённость, лояльность и удовлетворённость персонала. А специальная платформа для развития позволит отыскать таланты среди штатных единиц и уделить им особое внимание.

Устранение человеческого фактора и способность оперировать огромными объёмами данных делает онлайн-платформы одним из наиболее удобных и точных инструментов HR-аналитики.

Заключение

Если новичок переступил порог компании, значит, он действительно талантлив, иначе руководитель бы им не заинтересовался. Грамотный онбординг способен превратить незнакомца в лояльного работника, перспективного специалиста и даже ключевую фигуру бизнеса — смотря как он пройдёт период адаптации.

Вот почему так важно провести подготовительную работу и составить по каждому новичку чёткий адаптационный план, который будет включать в себя:

• наставничество;

• интеграцию в коллектив;

• обучение;

• развитие.