«Ценность онбординга — уже в ДНК нашей компании»

В пилотном выпуске подкаста «НЕ ВОРК» Даня Виленчук (главный редактор) и Вика Шумская (HR-менеджер) из команды StartExam обсуждают, что такое онбординг и как сделать его классным. На связи — Елизавета Ушакова, ведущий специалист по проектированию HR-процессов в Verno by red_mad_robot. 

Подкаст можно послушать на других удобных для вас площадках: Apple Podcasts, Яндекс.Музыке, Spotify, Google Podcasts, Youtube.

О себе и о компании

В HR я уже довольно давно, потому что я один из тех счастливчиков, кто выбрал себе образование и карьерный путь сразу и, надеюсь, на всю жизнь. Я больше 10 лет занимаюсь оценкой и развитием персонала, а последние 5-6 лет фокусируюсь именно на IT-командах.

В red_mad_robot я пришла около 3 лет назад, и мне повезло пройти онбординг аж дважды. Потому что в первый раз я проходила его как новый сотрудник компании, когда встраивалась в позицию HR-партнёра для ряда команд. А во второй — когда проходила ротацию в Verno.

До этого у меня были периоды адаптации в разном виде. Где-то — с использованием табличек в Excel или Word, когда тебе страшно ставить эти галочки. Казалось, что ты не поставишь лишнюю галочку, и всё — испытательный срок не пройден. А где-то я просто изучала хаотичную информацию, которую искала сама. «Роботы» для меня — это уникальная история структурированного онбординга, которую я трепетно люблю.

Что такое онбординг и зачем он нужен

Для некоторых профессий вполне достаточно в первый день познакомиться с офисом, коллегами, настроить рабочие инструменты и сразу переходить к задачам. Но зачастую этого недостаточно. Онбординг нужен, чтобы понять, подходите ли вы друг другу. Встроиться в компанию, а для этого глубоко и постепенно изучить всю доступную информацию. Построить отношения руководитель–подчинённый

В red_mad_robot есть и процесс пребординга, им занимаются рекрутеры. Если есть возможность перед началом работы (конечно, без нарушения NDA) уже изучить какие-то документы, с кем-то пообщаться — это здорово!

Корпоративный мерч red_mad_robot, который новички получают в welcome-паке

Как проходит онбординг в red_mad_robot

Если сотрудник работает в офисе, то в первый день его встречает рекрутер, с которым он уже общался, и проводит экскурсию. Он передаёт документы на оформление, помогает получить технику. Важно, чтобы новый сотрудник не потерялся и не заблудился, чтобы ему было комфортно и безопасно.

Дальше — организационная часть: настроить почту, мессенджеры, разобраться с новым компьютером, подготовить рабочее место. Важно понимать, где ты сидишь, где можно поесть, где помыть руки, где сидит твоя команда. 

Мы не ходим над новичком, как мамы-курочки — он в свободном режиме знакомится с командой, болтает с ребятами. И потом проводим так называемую «установку на онбординг» — это такая синхронизационная встреча, на которой сотрудника знакомят с руководителем, ментором и HR-партнёром.  

В рамках онбординга ребят у нас ведут менторы, которые помогают погрузиться в рабочие задачи, в команду, процессы и так далее. HR-партнёр — это человек, который помогает выстраивать коммуникацию. Если у сотрудника плохое настроение, если он сильно перегружен и пока смущается говорить об этом с руководителем, то он всегда может поговорить об этом с HR-партнёром.

Ещё до выхода сотрудника мы формируем его план онбординга. И основной фокус первой встречи — не просто установить контакт, а прицельно поговорить, что ждёт на онбординге, что там будет, познакомиться с артефактом и пройтись по нему, позадавать и поотвечать на вопросы.

Шаблон онбординга состоит из нескольких частей. В нём есть общая оргчасть про то, как уйти на больничный, в отпуск, как получить пропуск и прочие организационные штуки, которые нужны всем. А есть блок «Погружение в компанию», он тоже общий для всех. Он о том, как влюбиться в компанию. И в нём, например, есть очень крутое видео с CEO Алексеем Макиным, в котором он рассказывает, как мы появились, с чего всё началось.

У нас много артефактов, где можно поизучать процессы, какую-то документацию, материалы, посмотреть видео. А ещё у нас есть welcome-лендинг, который разделён по разным периодам онбординга.

Елизавета Ушакова ведущий специалист по проектированию HR-процессов в Verno by red_mad_robot

Про свободу и контроль

У нас есть несколько точек синхронизации. Для серьёзного специалиста пары встреч будет достаточно, при этом они проводятся в свободном формате. Если сотрудник интроверт и не любит постоянно делиться, мы не будем его мучить и спрашивать как дела. Здесь можно ограничиться перепиской.

Регулярность встреч 1:1 определяется индивидуально. Потому что если, например, делать их раз в неделю, то бывает просто не о чем поговорить. У меня, например, с моим ментором и руководителям встречи проходят раз в 2 недели. Это комфортный режим, потому что мы можем что-то обсудить — и рабочие задачи, и любую другую тему, которую сами для себя выберем.

В ценность онбординга верят не просто руководители практик или менеджеры проектов, в это верит и CEO, и управляющая компания. Это поддерживается на уровне своих процессов и, соответственно, ценность онбординга каскадируется вниз в разные команды. На моей практике, пока я в «Роботах», не было ни одного руководителя, который сказал бы: «А, ладно, без онбординга обойдёмся!» И главное, что ребята видят то, как это классно работает в соседних командах. Новички быстрее погружаются, быстрее начинают показывать классные результаты, потому что не надо тратить времени на поиск информации, вот она перед тобой.

План онбординга максимально гибкий. Это не артефакт, который сотрудник один раз открыл вместе с руководителем, и потом чего-то там делает, а руководитель его больше не видит. Если, например, задачи изменялись, объём стал другой или фокус нужно в этих задачах сменить, это фиксируется в плане онбординга. 

Дедлайны могут по каким-то причинам двигаться, и в итоге на завершении онбординга это, само собой, всё учитывается. Завершение онбординга проходит в рамках большой встречи-рефлексии, ассессмента, то есть там мы возвращаемся к результатам, которые были достигнуты за период адаптации.

Самая гибкая система тестирования сотрудников

Попробовать бесплатно

Про результаты, удачи и неудачи

Результаты онбординга у нас оцениваются по целому комплексу критериев. Помимо встреч one-to-one, у нас есть ещё две встречи, которые в целом потом влияют на завершение онбординга. Через полтора-два месяца с момента выхода сотрудник проходит промежуточный чек. Здесь мы разбираем, как он встроился в процессы, какие есть сложности, как он понимает, как устроен тот или иной процесс, как устроена его зона ответственности и так далее.

И дальше мы переходим уже к завершению онбординга. Смотрим на результаты по задачам, на то, как он встроился в команду. И здесь нам очень помогает обратная связь. Мы собираем её с ребят, с которыми сотрудник работал плотнее всего за эти три месяца. И слушаем обратную связь от самого новичка — это тоже супер важно. Чтобы ребята не боялись давать её открыто.

Если сотрудник не может сработаться с руководителем и рассказывает об это HR, то не надо бежать и шушукаться за спиной. HR здесь, скорее, не выступает в роли феи-крёстной, а скорее помогает обеим сторонам обсудить проблемы и договориться, выступает в роли модератора. Но разрешать недопонимания должны сами участники.

Основные ошибки при онбординге:

• Можно забыть про человека. Вот он у тебя вышел, а его руководитель потом такой: «Ой, у меня, кажется, через неделю у Васи онбординг заканчивается! Как у него дела вообще?»
• Когда в план онбординга накидывают какое-то кошмарное количество задач с жуткими KPI, которые ты не достигнешь и за полгода. И потом тюкают человека: «Получилось? А сейчас сделал? А теперь?» Это ломает весь процесс, ну и, мне кажется, на HR-бренд тоже нехорошо повлияет.
• Можно переборщить с тотальным контролем. Если каждый день приходить вопросом и узнавать, как дела, то ты будешь постоянно отвлекаться от рабочих задач. А ещё возникнут вопросики — может, я что-то делаю не так? Может быть, мне не доверяют? Я не достаточно самостоятельный, недостаточно классный результат показываю, что вообще происходит?