Грамотно подобранная программа адаптации новичков гарантирует их максимально быстрое превращение в полноценных штатных сотрудников. Все адаптационные процессы выстраиваются в четкой последовательности, и первым из них идет онбординг — погружение в должностные обязанности.
Но правильное осмысление внутрикорпоративной кухни невозможно без предварительного ознакомления с самой компанией — ее миссией и ценностями, достижениями и людьми. Это и есть пребординг, с которого начинается путь нового сотрудника.
Давайте узнаем всю подноготную этих процессов, а сопровождать и консультировать нас будет руководитель отдела внутренних коммуникаций Диана Гренивецкая.
Суть обеих практик заключается в передаче информации будущему или уже текущему работнику. Как можно понять из названия, пребординг (или пре-онбординг) является подготовительным этапом онбординга. Помимо специфики передаваемой информации, он отличается тем, что начинается до выставления офера и официального оформления, чтобы HR в первый же день работы общался с уже прогруженным человеком.
Немного истории
Культура адаптации начала формироваться в последнее десятилетие. На рынок пришло большое количество иностранных компаний со своими корпоративными культурами, и представителям отечественного бизнеса пришлось подстраиваться под конкурентов, подтягивать под них стратегию развития и демонстрировать, что у них тоже все хорошо и классно.
Тренд задают IT-компании. Они располагают солидным бюджетом и обширными возможностями, стараясь привлекать таланты, которые после офера будут работать длительное время. Их политика направлена на то, чтобы сотрудник чувствовал себя абсолютно «залюбленным», а его возможности и запросы были максимально удовлетворены — тогда он будет просто жить в своей работе, не уходя из офиса. Поэтому, помимо on-boarding, они предлагают всевозможные спортзалы, капсулы для сна, массажные комнаты и остальные блага цивилизации — «Смотри, здесь все для тебя! Просто не выходи, пожалуйста, останься здесь, работай 24 на 7!»
Вслед за ними и в России появился новый тренд — подтянуться за иностранными «мастодонтами» рынка, чтобы иметь возможность конкурировать за сотрудников. Все таланты требуют к себе определенного достаточно высокого отношения, той самой ценности, массажной комнаты и других добавочных плюшек к зарплате. Первыми это транслируют IT-компании, а остальные подтягиваются под эти стандарты, чтобы привлекать и удерживать ценные кадры.
Из чего состоит pre-boarding
На этом этапе новичок подробно знакомится с компанией, постепенно и неуклонно вовлекается в корпоративную культуру и рабочую среду, в общение с будущими коллегами. К примеру, частью пребординга является информация о компании, размещенная в ее профиле на ХэдХантере. Перед тем как оставить отклик на вакансию, человек уже более-менее понимает, хочет он там работать или нет.
К нему относится и карьерная страничка, где подробно расписаны команды, продукты и проекты организации, чтобы кандидат понимал приблизительную внутреннюю структуру. Также важной частью пребординга считается сопроводительное письмо, присланное эйчаром накануне первого рабочего дня. В нем он детально поясняет, куда приходить, как одеваться и вести себя, что захватить с собой и как проходить процедуру оформления после получения офера.
Что входит в on-boarding
После официального оформления новичка стартует первый пласт его адаптации — on-boarding. Теперь он — законный представитель компании, ее часть. В ближайшее время ему предстоит с головой окунуться в рабочую конкретику и узнать все о своем отделе, структуре, кросс-функциональном взаимодействии и полезных связях помимо эйчара, который вывел его на работу, и руководителя, который его собеседовал.
На этом же этапе менеджер знакомит его с трехмесячной цепочкой действий, которая поможет новичку понять основные моменты:
-
где он находится;
-
зачем он сюда пришел;
-
с чем ему предстоит столкнуться на протяжении этих трех месяцев, помимо задач, которые ему обозначили в первоначальном описании вакансии;
-
количество и характер встреч, кто их будет назначать — руководитель или он сам;
-
в какой точке подключается эйчар и пр.
Получается удобный чек-лист, который может подстраховать нового сотрудника, если эйчар или менеджер ненадолго окажутся вне доступа. Он будет знать, что через неделю он встречается вот с этим человеком, через две недели — с этим, через три — вон с тем, а потом ему подарят набор за успешно пройденный испытательный срок.
Первым шагом онбординга являются Welcome Pack и Welcome Book. Человек приходит в свой первый день и получает Welcome Pack — особую корпоративную плюшку, подарочный набор новичка. В зависимости от компании и команды состав может быть быть разный, но чаще всего в нем можно увидеть носки, кружку, ручку или блокнотик с логотипом компании. Мелочь, а приятно.
Welcome Book представляет собой презентацию или электронное письмо с ответами на самые актуальные вопросы. Эйчар оформляет его красиво и уютно, во френдли-стиле. Это первая опорная точка в новой компании — информационная база, к которой он может обратиться в любой момент, чтобы лишний раз не беспокоить коллег. Периодически просматривая Welcome Book, он находит нужные ответы, сконцентрированные эйчаром в одном месте. В письме прописывается все, что ему может понадобиться:
-
по HR вопросам — сюда;
-
по техподдержке — сюда;
-
логины и пароли (если Welcome Book персонализированный);
-
если что-то непонятно, вот контакты нужных людей: эйчара, руководителя, ментора или наставника компании, который тоже будет сопровождать адаптацию.
В целом, весь on-boarding — это четкая инструкция как для самого новичка, что ему делать на пути сотрудника, так и для всех остальных работников компании, как им себя вести, чтобы тот чувствовал себя комфортно. Особенно это касается непосредственного руководителя (менеджера), наставника и команды, в которую выходит человек.
Преимущества автоматизации on-boarding
Многие только начинают подходить к осознанию важности этих процессов и постепенно их выстраивать. Как сейчас обычно поступает HR? В момент подписания офера он заканчивает свою работу и говорит: «Встретимся через 3 месяца. Ты все подробно расскажешь, а я дам тебе знать, что твой испытательный срок завершен».
На самом деле новичок не должен забивать себе мысли поиском очевидных ответов, а эйчар не должен держать все в голове. Процесс следует выстроить так, чтобы человек плавно переходил из одного этапа в другой. Рекрутерам на помощь придет электронная система, запускающая механизм, как только новый сотрудник выходит на работу. Автоматизация онбординга позволяет рассылать всем электронные «напоминалки» о ключевых моментах, к примеру, сегодня — встреча, а через две недели — конец испытательного срока. С такими четкими инструкциями всем становится понятно, что делать на каждом этапе работы.
Автоматизация онбординга выполняет сразу несколько важных функций:
-
можно не держать в голове лишние моменты;
-
не страшно что-то забыть — напоминание всегда под рукой;
-
поддерживается тесный контакт с человеком;
-
система сама напоминает о ключевых этапах, рассылает напоминания и фиксирует все движения в отношении новичка.
Последний момент особенно важен. Он позволяет оценивать произошедшие изменения не раз в 3 месяца по окончании испытательного срока, а здесь и сейчас держать руку на пульсе ситуации и отслеживать мельчайшие изменения: адаптируется новичок или нет, как он проходит адаптацию и проходит ли вообще.
Если не анализировать ситуацию регулярно, может случиться так, что в последний день испытательного срока новенькому говорят: «Мы пообщались с вашим руководителем, до свидания!». На самом деле, это грубейшее нарушение ТК РФ, но об этом обычно никто не знает: ни сотрудник, ни его команда. Так что есть персонажи, которые вовсю этим злоупотребляют. Чтобы исключить подобные моменты, подрывающие бренд компании, разрабатывается стройная система онбординга и в последствии оцифровывается. Оцифровка происходит по-разному. Одни зашивают все шаги в почтовый сервис, другие — во внутренние корпоративные продукты.
Польза адаптации для компании
1. Снижение кадровой текучки
Просто представьте: эйчар недостаточно прогрузил новичка, в результате тот оказался совсем «не нашим» человеком, с ним простились. Есть и другая ситуация: сам человек не понимает, куда он попал и что он вообще здесь делает, или понимает, но все его бросили. Сидит, бедный, один в темном углу офиса, никто к нему не приходит, он не знает, куда пойти и чем заняться. У него миллион вопросов, на которые никто не отвечает, и он принимает вполне логичное решение уйти из компании.
Отток людей во время испытательного срока — основная боль отсутствия процесса on-boarding. Чем больше таких работников, тем больше ресурсов организация тратит впустую. Это и потерянное время HR, и зарплата ушедшего сотрудника, и упущенная прибыль. А ведь они могли выбрать другого, более подходящего человека, который бы точно остался даже на подобных условиях.
2. Сокращение времени на ввод в курс дела
Если смотреть со стороны новичка, то чем более обширную базу знаний ему пропишут на начальном этапе, тем проще и быстрее он будет адаптироваться. Ответы на максимум самых популярных вопросов можно разместить на специальной страничке on-boarding, корпоративном портале или отдельной информационной базе. Если данные выложены в понятной форме и логически структурированы, человек в первый же день все изучит, определит для себя опорные точки и будет задавать гораздо меньше вопросов.
При этом экономия времени происходит не только у новичка, но и у эйчара, особенно если идти по пути автоматизации. Специалист по адаптации перестает бесконечно вводить и рассылать однотипные ответы — это за него делает бот или страничка, которые по кодовым словам выдают ответ, уже ранее написанный кем-то, со всеми полезными ссылками и дальнейшими инструкциями. Общение с ботом, который всегда под рукой, происходит гораздо быстрее, чем с занятым сотрудником. С эйчара снимается функция разъяснения и консультации, освобождая время на выполнение других более приоритетных задач и повышая тем самым его эффективность.
3. Экономия бюджета
Программы онбординга позволяют гораздо быстрее освоить полный объем работ и выйти на ожидаемую эффективность, т.е. сократить время адаптации, по крайней мере социальной. Человек не будет терять время на раскачку и начнет выдавать результат не к окончанию испытательного срока, а уже через месяц. Во-первых, блок новичка меньше простаивает, упущенная выгода сокращается. Во-вторых, новый полноценный сотрудник раньше начинает приносить компании деньги, да еще и привносит от себя что-то новое, экспериментальное, продуктивное. Значит, бизнес зарабатывает еще больше.
4. Повышение лояльности новичка
Положительные мысли возникают еще на этапе пребординга. Вначале человек чувствует понимание и поддержку. Потом видит, что его буквально взяли за ручку и провели через все препятствия. Он не боялся, не стеснялся, ему сразу отвечали на все вопросы, он чувствовал себя комфортно и уютно. Начинают проклевываться первые ростки лояльности.
На этапе онбординга его не оставляют одного, помогают со всех сторон, отслеживают его прогресс, за успехи хвалят, а недочеты не критикуют, а обсуждают и разбирают по полочкам. Уровень лояльности растет, как на дрожжах.
Он начинает рекомендовать компанию своим друзьям, тем самым автоматически рекрутирует кандидатов и закрывает горячие вакансии, вовсю используя реферальную программу. Новый работник зажигается как лампочка, рекламирует компанию и начинает «амбассадорить», бесплатно рассказывать всему миру, какие они классные. Первый плюс — укрепление HR-бренда. Второй — быстро адаптирующиеся люди примерно на 20% дольше работают в организации.
Основные ошибки при работе с новичками
1. Не внедрена система адаптации
Хуже всего — полное отсутствие онбординга или непонимание, зачем он проводится. Вот компания ввела адаптацию и думает, что больше ничего делать не нужно, а новичок как-нибудь дальше разберется сам. Экономически это очень невыгодно:
-
существенно продлевается процесс вхождения в должность и выхода на нужные показатели, что грозит упущенной прибылью;
-
сокращается срок работы сотрудника — он попросту не понимает своей роли, не принимает происходящее вокруг и в результате уходит;
-
тратятся ресурсы на поиск нового человека, он приходит, адаптации все еще нет, и он опять увольняется — получается замкнутый круг, отсутствие постоянного работника и простаивание его блока.
Адаптация и on-boarding позволяют снизить кадровую текучку новичков. По сути, эта поддержка является той самой надбавочной стоимостью, которая помогает человеку понять, что он на своем месте.
Отлаженная схема помогает ему преодолеть любые сомнения, даже если у него что-то не получается. Его не ругают, но помогают, всячески развивают и заботятся. Он видит, что в нем заинтересованы, даже если численность компании зашкаливает за несколько тысяч. И новичок остается, дает компании шанс и работает более длительное время.
2. Не проводится работа над ошибками
Это случается с теми организациями, которые на глобальном стратегическом уровне не понимают целей внедренной адаптации. Если нет цели, то не будет сделано никаких шагов для ее достижения, и, как следствие, не будет выстроен правильный онбординг по причине отсутствия работы над ошибками.
Не бывает так, чтобы эйчары однажды подсуетились и инициировали процесс адаптации, компания заплатила подрядчику за разработку бота или внешнего лендинга и все, забыли. Нужно постоянно держать руку на пульсе, проводить доработки и переработки продукта, обновлять контент. Здесь нет конечной идеальной точки — пути для оптимизации найдутся всегда. Если компания видит, что система идеально функционирует, и больше ничего не делает, забывая про нее, она допускает одну из грубейших ошибок — остановку. Это все равно, что остановиться на MVP, когда уже есть какой-то минимальный продукт — зачем напрягаться и делать больше?
«Поставить галочку» в чек-листе и не возвращаться к проблеме — очень распространенная ошибка человеческого мышления и серьезная проектная недоработка. Ведь адаптация — это глобальный проект, влияющий на судьбу компании, приходящих в нее людей, их ротацию и удержание талантов. Поэтому единственно верное решение — обращать внимание на каждую мелочи и не останавливаться в развитии.
3. Неправильно подобраны инструменты
Часть проблем возникает из-за того, что специальная команда или отдельные сотрудники, которые работают над созданием и поддержанием проекта on-boarding, выбирают неэффективные инструменты.
На этапе pre-boarding нельзя ограничиваться одним приветственным письмом или Wellcome Book’ом. Общение можно начать в мессенджере: «Привет, как дела? Давай к нам на собеседование», после чего HR начинает плотно коммуницировать. Хорошо себя показали телеграмм-боты с ответами на простые вопросы кандидата. Умный и вежливый ботик ответит на них эффективнее и интереснее, с некоторой долей юмора и высокой концентрацией ключевой информации. В его скрипте прописывают все, что нужно знать о компании, и подключают напомналки о важных моментах, чтобы кандидат ничего не забыл. Это очень удобный инструмент, к которому можно обратиться в любое время, потому что телефон у человека всегда под рукой.
Начиная с первого рабочего дня, подключается общение на внутренних площадках и ресурсах корпоративной коммуникации сотрудников: в почте, внутреннем мессенджере или на портале. Причем эйчару нужно реально оценить, где удобнее и продуктивнее контактировать с новичком, и выбрать оптимальный канал взаимодействия через те инструменты, которые человек будет использовать:
-
рассылки с напоминалками;
-
чек-лист действий, который постоянно находится перед глазами и напоминает: «Сегодня первая неделя, поздравляем!», «Сегодня вы с нами месяц, классно! Назначь встречу с HR и руководителем», «Сегодня два месяца! Супер! Осталась всего треть пути!», «Три месяца, ура! Мы проделали этот путь, все классно, ты остаешься с нами! Давай дальше работать еще продуктивнее — вот тебе шоколадка за старание!»
-
корпоративный портал с заданиями, в которые можно зайти, выполнить, получить +5 баллов к опыту и обменять эти баллы на мерч — подключение игровой механики дает очень высокие результаты;
-
внешний продукт — одна из множества отечественных разработок, которые работают именно на адаптацию. Подобный игровой трек можно установить на смартфон или использовать веб-версию на компьютере. Человека подключают к платформе, при помощи которой осуществляется его сопровождение на всем пути кандидата — это те же самые уведомления, чек-листы, контакты и остальная важная информация, которую человеку нужно знать. Преимущество платформы в том, что она собирает обратную связь со статистикой (опросы, баллы) и работает как корзинка для предложений, проводя анализ всех проседающих и дефицитных моментов адаптационного процесса для его дальнейшей проработки и оптимизации.
Если компания не использует ничего из вышеперечисленного, ей нужно обязательно придумать другой способ общения и сопровождения кандидата. Бросать его после отправки одного-единственного welcome-письма — грубая ошибка.
4. Отсутствует автоматизация онбординга
Если все процессы осуществлять вручную, то рано или поздно человеческий фактор приведет к тому, что люди начнут сбиваться и периодически забывать про важные детали.
На самом деле, это плохо для всех без исключения:
-
для эйчаров, у которых и так огромный поток задач, а тут от них требуется еще и вовремя отслеживать события по календарю, рассылая уведомления в Телеграм или на почту;
-
для новичка, который чувствует себя потерянным;
-
для его руководителя, который не видит и не отслеживает, что происходит в моменте: адаптируется человек или нет, нравится ли ему работа, достигает ли он поставленных задач.
Современные технологии заметно повышают эффективность онбординга за счет внедрения автоматизированных процессов и устранения негативного влияния человеческого фактора.
5. Не оцифровываются результаты
Регулярные опросы помогают оценить ключевые показатели:
-
изменение общего числа внешних рекомендаций компании своим знакомым и внутренних рекомендаций ставки и должности своим коллегам;
-
процентное соотношение резюме, поступающих через ХэдХантер и корпоративную платформу;
-
изменение скорости закрытия вакансий;
-
изменение срока работы новичков;
-
процент ухода кандидатов на испытательном сроке.
У компаний, не предлагающих онбординг, примерно половина соискателей обычно отваливаются на испытательном сроке из-за неинформированности, неоправданных ожиданий и отсутствия ощущения собственной нужности. Важную роль на этом этапе играют HR бренд и самопрезентация компании.
Чтобы у кандидата не возникло иллюзий, нужно честно описать, куда он придет и с чем столкнется. Да, массажной комнаты и бесплатного абонемента на фитнес нет. Зато есть тринадцатая зарплата, удаленка и другие не менее эффектные плюшки. Или в конторе 99% сотрудников — воцерковленные. Или руководителя принято встречать, вскакивая на рабочие столы и отплясывая джигу. Вот тогда он сделает честный выбор, исходя из личных приоритетов и желаний.
И pre-boarding, и on-boarding — это выстраивание определенного образа компании, причем не той, какой она хочет быть, а какая она есть на самом деле, с правильным позиционированием своих плюшек и возможных недостатков. Важно грамотно подсвечивать положительные моменты, нивелируя ими отрицательные, красочно обрисовывая перспективы бизнеса и будущие возможности сотрудника внутри организации. И когда человек примет решение войти в компанию, уже зная о ее минусах, вопреки им, несмотря на них, то необходимо взять его за руку и быть рядом с ним в течение всего процесса адаптации до полного вхождения в должность.
А всем ли нужна подобная забота?
Действительно, может кого-нибудь напрягает эта опека, которая некоторым кандидатам может показаться чрезмерной? Ведь к ней тоже нужно привыкнуть.
На самом деле, все зависит от целевой аудитории компании, от портрета сотрудников и их среднего возраста, от соотношения мужчин и женщин. При грамотном онбординге должны учитываться все эти базовые HR-метрики.
Весь продукт адаптации и сам проект должны создаваться с учетом той ЦА, на которую он будет влиять. К примеру, если средний возраст штатных сотрудников и новичков — 40+ лет, кандидатам вряд ли подойдет общение вроде «Хей, привет! Лови смайлик, мы тебе рады!» Он просто этого не поймет, не воспримет, для него это будет странно и некомфортно.
Для таких любителей свободы запланированы всего 3 основных встречи на этапе on-boarding:
-
в первый день, когда их встречают;
-
спустя месяц адаптации, чтобы понять, надо ли что-то корректировать;
-
после окончания испытательного срока, когда принимается решение, оставлять ли человека в компании или проститься с ним.
Одна встреча в месяц — не такой уж плотный график, чтобы возбуждать мысли о тотальной слежке или младенческом догляде. Это необходимый минимум, комфортный для обеих сторон. За первый месяц можно собрать обратную связь и предложить обсудить накопившиеся вопросы.
Если резюмировать, то процесс адаптации выстраивается с учетом веяний рынка труда. Еще недавно им правили соискатели, а работодатели подстраивались под их ожидания, формируя on-boarding и предлагая различные бенефиты, корпоративные скидки и другие плюшки для привлечения и удержания талантов.
Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.