Разбираемся, за что отвечают отделы внутренних коммуникаций и с какими вызовами они столкнутся в ближайшие годы.
В последние три года бизнес подвергался таким внезапным и резким трансформациям, что сотрудники просто не успевали адекватно на них среагировать.
Вот почему важно не просто доносить до них информацию обо всех нововведениях, но и всячески способствовать тому, чтобы они приняли эти изменения, правильно на них отозвались и начали двигаться в нужном направлении, не испытывая внутреннего дискомфорта.
Грамотные и дальновидные руководители давно уже поняли важность развития направления внутренних коммуникаций. Сегодня внутриком является неотъемлемой частью стратегии развития многих крупных компаний. В этой статье разберёмся:
-
почему он так важен;
-
какие функции выполняет;
-
и каких трендов от него ждать в ближайшем будущем.
Во всех тонкостях нам поможет разобраться Надежда Демирова — психолог лидеров, коуч, руководитель направления внутренних коммуникаций и развития персонала девелоперской компании Asterus, работающей в сфере недвижимости премиум сегмента. С 2015 года Надежда сделала ставку на внутриком, успев поработать с ЭР-Телеком Холдинг и аэропорту Домодедово.
Чем занимается современный HR-отдел в направлении внутренних коммуникаций
Раньше специалисты по коммуникациям играли роль эдаких односторонних трансляторов важной организационной информации. Передачу важных решений и событий оттягивали до последнего, не задумывались ни о форме подачи, ни о том, как это повлияет на сотрудников.
Современным компаниям, которые ставят перед собой задачу простого информирования сотрудников, будет достаточно одного копирайтера. Те же, кто нацелен на повышение эффективности компании и её рост, формируют специальные отделы внутренних коммуникаций, которым доверяют управление опытом и общим развитием сотрудников.
В глобальном смысле моя миссия — создавать условия для комфортного выполнения рабочих задач и получения удовольствия не только от проектов, но и от общения, нахождения в офисе, принадлежности к крупным и амбициозным проектам!
Функционал современного отдела внутрикома существенно расширился и теперь объединяет множество стратегически важных направлений:
планирование фокусов внимания линейных сотрудников и руководителей с целью развития компании;
описание процесса коммуникаций, разработка рекомендаций: от организации регулярных совещаний до стратегических конференций и командных митапов. Эти встречи должны становиться ожидаемым событием для сотрудников, решать задачи бизнеса и при этом оставаться лаконичными в содержании и увлекательными по формату;
проведение мероприятий различного формата и тематик, которые непосредственно связаны с эффективностью сотрудников и их лояльностью и находятся на стыке их личных интересов и пользы для компании;
каскадирование информации о стратегии и результатах. Внутриком доносит до сотрудников стратегическую информацию, полученную от руководства, помогает её понять и адекватно на неё отреагировать;
разрешение конфликтов внутри коллектива — это своего рода профилактика ухода сотрудников, при этом это также и получение обратной связи о процессах внутри подразделений.
Тренды внутренних коммуникаций 2023-2025
Последние три штормовых года привнесли во внутриком множество новых тенденций. Рассмотрим основные из них.
Удалёнка
Начало 2020 года подарило нам фундаментальный тренд на удалённую работу. Конечно, после пандемии большинство сотрудников вернулось в офисы, но для многих компаний этот период послужил отличным инструментом экономии средств и ресурсов с одновременным сохранением эффективности. Удалёнка — восходящий тренд. К примеру, в McKinsey утверждают, что в ближайшие годы 9 из 10 компаний перейдут на гибридный формат (офис + работа из дома), так что следует не забывать об этом направлении и уделить его развитию особое внимание.
Руководителей и эйчаров беспокоил один важный вопрос: как грамотно управлять эффективностью и одновременно контролировать сотрудников вне офиса, чтобы они не отлынивали. Как правильно выстроить мотивацию на расстоянии, если один сидит за компьютером, другой — с мобильного, третий — в машине, а четвёртый — вообще в кафе на пляже? Для решения этих двух задач (эффективности и мотивации) существуют различные игровые форматы, геймификации — всё зависит от сферы, в которой представлена компания.
Важную роль играют и средства коммуникации. Многие люди живут вдали от мегаполисов, и из гаджетов у них только телефон или какое-нибудь другое простенькое устройство. Многие используют планшеты и ноутбуки. И одна из функций коммуникатора включает в себя подбор грамотных инструментов, которые будут обеспечивать связь между всеми сотрудниками.
Офлайн-встречи
Появился и прямо противоположный удалёнке тренд — собираться вместе. Столкнувшись с дистанционной работой, люди с самого начала оценили все её прелести:
-
не нужно тратить время на поездки в офис и обратно;
-
чтобы присутствовать на онлайн-совещании, достаточно надеть рубашку и галстук, которые видны в кадре, а вот штаны совсем не обязательны;
-
можно работать с дивана в махровом халате с любимым котом под боком;
-
можно вообще не уделять внимания своему образу, ведь главное — результат работы.
Но есть люди, для которых все эти очевидные удобства не могут перекрыть желание находиться в коллективе и иметь общественное признание. Личное внимание окружающих необходимо им как воздух. Да даже тем, кто получает истинное удовольствие от постоянного нахождения дома, важно периодически выходить в свет и презентовать себя другим. Специально для них планируются и организуются мероприятия очного формата, посвящённые деятельности целых отделов или отдельных специалистов. Это могут быть чайные встречи или неформальные собрания в игровом формате.
Не секрет, что некоторые сотрудники убеждены в исключительной ценности и эффективности своей работы и «дармоедстве» остальных отделов. На подобных встречах каждая команда проявляет и раскрывает себя и свои особенности, а коллеги начинают видеть друг в друге достойных уважения экспертов, работа которых не менее важна, чем их собственная.
Имидж
Третий важный тренд — работа с имиджем. Во-первых, речь идёт о компании, причём упор делается не на внешний имидж, а на внутренний бренд каждого подразделения, каждого отдела и департамента, каждого отдельного сотрудника. «Смотрите, какие мы классные, как быстро и легко мы достигаем поставленных целей, работая сообща!» — заявляет отдел. И все стремятся равняться на них.
Прокачка имиджа существенно увеличивает вовлечённость и лояльность коллектива. Когда работник видит, что компания в него вкладывается, к нему приходит понимание собственной ценности как специалиста, он начинает ещё больше развивать свой потенциал. Чем больше точек соприкосновения у организации и сотрудника с экономической точки зрения, тем крепче связь между ними, тем дольше он будет верен компании и не променяет её даже при более выгодное предложении.
Развитие имиджа каждого сотрудника — крайне позитивный тренд. Человек чувствует себя нужным и может наблюдать свой рост при помощи индивидуального планирования развития или перформанс-диалогов с начальством. Не следует забывать и о том, что при общении с подчинёнными руководитель не только передаёт им знания и умения, но и развивается сам. Получается очень мощное двустороннее развитие, укрепляющее обе стороны.
Работа со стрессом
Следующий тренд — работа со стрессом. За последние три года стресс стал практически повседневным явлением для разноуровневого персонала, включая и сотрудников отдела внутрикома. Вначале никто не понимал, что происходит, куда бежать, что всех нас ждёт, и эмоции по этому поводу просто зашкаливали. Стрессовали даже «помогаторы», в сферу ответственности которых как раз входит эмоциональный комфорт коллектива.
Грамотное руководство среагировало быстро. Стали организовываться различные тренинги, посвящённые эмоциональному интеллекту, тому, как управлять собственными эмоциями, считывать эмоции окружающих и влиять на них. Да, это своего рода манипуляция, но вполне позитивная и конструктивная, ведь человек действует не только в своих интересах, но и в интересах партнёра, с которым коммуницирует.
Самое главное, чему нужно научить, — это умение фильтровать информацию и задачи, в первую очередь концентрируясь на том, чем человек может управлять. Помните, как весной 2022 года многие мероприятия были отменены, и люди ждали, что вот-вот что-то поменяется. А сейчас пришло понимание, что откладывать жизнь смысла нет.
Тем более, что на работе тоже происходит постоянное давление. К примеру, менеджеры бьются с системой, клиентами и возникающими трудностями, и им тоже нужна награда и мотивация, причём исключительно позитивная. Аргументы из разряда «кому-то ещё хуже и труднее, чем вам» способны погасить любые эмоции и демотивировать сотрудника в считанные секунды, так же как и остановка корпоративной жизни из-за внешних событий.
Возможность высказаться
В западных компаниях многие годы используют подход inclusion (англ. включение), подразумевающий этичное отношение к любому сказанному слову и мнению. Это явление пытается проникнуть и в отечественный бизнес, правда, пока ему это удаётся с существенной поправкой на российский менталитет.
Квалифицированный отдел внутрикома самостоятельно управляет коммуникациями и всеми движениями на внутренних порталах. Информация доставляется до сотрудников максимально корректно, чтобы никого не задеть. А ведь задеть можно любой деталью, к примеру, мотивацией.
Трендом здесь является предоставление сотрудникам возможности высказываться. Пусть они говорят то, что считают нужным и важным, без гиперцензуры. Это могут быть комментарии под постами или какими-то статьями. Тогда одна из функций отдела внутрикома будет направлена на купирование конфликтов между сотрудниками с диаметрально противоположными взглядами. Да, каждый имеет право голоса, но разницу во мнениях подчёркивать не следует, гася конфликты на корню.
Кстати, одним из эффективных способов может стать ящик анонимной обратной связи: не электронная почта, а обычная картонная коробка. Несмотря на тотальную цифровизацию, люди переживают, что к данным получит доступ руководство, которое сможет легко установить авторство. Анонимность обеспечивает максимальную честность в высказываниях и дополнительное ощущение безопасности для сотрудников.
Обучение руководителей
Грамотный руководитель в обязательном порядке уделяет внимание прокачке своих софт-скиллов, в частности — работе со стрессом. Но лишь единицы понимают, что можно не только снимать стрессовое состояние у себя, но и эффективно управлять им в отношении других. Бесконечные дедлайны, KPI, встречи один на один способны вогнать в стресс любого сотрудника, но ведь это можно регулировать.
Итак, мы подошли к финальному тренду — развитию у линейных руководителей способности управлять стрессом, которая впоследствии будет эффективно применяться им в отношении своих подчинённых.
Важный момент! Топ-менеджеры, конечно, прекрасны, компетентны и прокачаны по-максимуму, но они витают в высших сферах, не касаясь обычных сотрудников. Поэтому речь здесь идёт именно о непосредственных линейных руководителях, старших менеджерах или наставниках, которые лично общаются со своей командой.
Итак, важная цель отдела внутрикома — убедить руководителя в его способности влиять на уровень стресса в конкретной ситуации. Он должен полностью осознать и поверить в ценность и важность своего влияния на сотрудников.
Запрограммировать подчинённых на позитив достаточно просто:
-
транслировать позитивный посыл своим внешним видом и поведением;
-
объяснять задачи компании в созидательном ключе;
-
создать атмосферу доверия, чтобы подчинённые с готовностью давали обратную связь по всем процессам внутри подразделения;
-
дать понять сотруднику, что его слова услышаны и приняты к сведению (т.е. объяснить наличие обратной связи сверху вниз).
Важно уделить внимание развитию коучинговых навыков руководителя. В качестве инструмента можно использовать литературу с конкретными практическими техниками, пусть и самыми простыми. Тем самым в них взращивается осознанность того, какую информацию они транслируют сотрудникам и каким способом они это делают. Навыки коучинга также являются ценным инструментом для результативного управления не только стрессом, но и развитием сотрудника в целом, а также его эффективностью.
Чтобы прокачать энергию каждого сотрудника и всего подразделения (это, кстати, также касается имиджа), можно использовать литературу, посвящённую командообразованию. Групповая динамика, как и групповая терапия, оказывает непосредственное влияние на стресс: либо существенно его снижает, либо повышает. К примеру, пара токсичных работников портит обстановку и подсаживает на негатив весь оставшийся коллектив. Купировать их действия и обезвредить яд помогут позитивно настроенные эмоциональные лидеры. Если их развивать, они как электростанции будут питать целые отделы и подразделения.
Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.
