Поиск и найм персонала - процесс трудоемкий. Даже не процесс, а целый проект, состоящий из ряда задач. HR приступает к работе, когда получает заявку о необходимости поиска нового сотрудника. И далее составляет на основании требований и ожиданий от новичка портрет кандидата, размещает объявление о вакансии в компании, проводит собеседование, производит оценку и отбор кандидатов, приглашает на работу, проводит адаптацию нового сотрудника. Работа непростая. Важно, чтобы каждая задача такого проекта выполнялась с максимальной эффективностью. Только в этом случае можно получить в компанию настоящего профессионала или, наоборот, довольно быстро понять, что найденный сотрудник компании не подходит.
И вот тут мы подходим к важному моменту. Все задачи проекта решены успешно, новый сотрудник приступает к работе, для него написана система адаптации. И вдруг новичок отказывается от работы. Столько сил потрачено зря! Сил и ресурсов компании..
Именно поэтому все больше специалистов HR и руководителей компаний обращают внимание на процесс онбординга, позволяющий обеспечить новым сотрудникам комфортный старт в компании. Почему сегодня онбординг считается неотъемлемой частью современных HR-практик? И что это такое?
Онбординг - процесс поэтапного вовлечения новых сотрудников в рабочую и социальную среды компании. По сути, это систематизированная программа, составленная таким образом, чтобы новичок максимально быстро и эффективно освоился в новой среде, узнал историю компании и ее ценности, понял, в чем особенности корпоративной культуры, познакомился с общепринятыми нормами и процессами работы. Целью онбординга является создание благоприятной рабочей атмосферы, установление продуктивных взаимоотношений с коллегами, обеспечение успешного старта новичков в компании.
Зачем нужен онбординг?
Грамотно выстроенный процесс онбординга имеет несколько важных преимуществ для компании:
1. Повышение уровней коммуникации и сотрудничества. Онбординг помогает новичкам быстрее влиться в коллектив, познакомиться с коллегами и установить эффективную коммуникацию. Это способствует созданию сильных команд и увеличению производительности работы.
2. Удержание талантов. Через качественно выстроенный процесс онбординга компания демонстрирует заботу о своих работниках. Это помогает удерживать талантливых специалистов, улучшает уровень их удовлетворенности работой и мотивационную систему.
3. Сокращение времени до достижения полной производительности. Четко спланированный онбординг позволяет новичкам быстрее влиться в компанию, сориентироваться в процессах и приступить к непосредственному выполнению работы. Это уменьшает время, необходимое для полного погружения в работу, сокращает испытательный срок, приводит к быстрому увеличению производительности.
4. Укрепление корпоративной культуры. Через онбординг новые сотрудники получают максимум информации как о самой компании, её ценностях и целях, так и о корпоративной жизни компании. Таким образом у нового сотрудника создается полное понимание своей роли в достижении единых целей компании.
Процесс онбординга может состоять из следующих этапов:
1. Подготовка к приходу нового коллеги. На этом этапе проводится сбор всех необходимых ресурсов и материалов, которые будут необходимы новичку для работы. Причем, тут речь может идти не только об обязательных обучающих материалах. Можно также подготовить, например, кружку с логотипом компании (если это принято в компании), офисные аксессуары и многое другое. Кроме того, на данном этапе подготавливается рабочее место нового сотрудника, устанавливается мебель, создается учетная запись в системе компании и предоставляются необходимые документы (например, “проходка”). Новенький сотрудник сразу почувствует, что его ждут, он уже в первый рабочий день становится полноценным членом команды.
2. Знакомство с миссией компании, ее историей и культурой. Новичку предоставляется информация о компании, ее истории, миссии, целях и ценностях. Желательно организовать небольшую экскурсию по офису, показать, где и как располагается каждый отдел, рассказать, кто и чем занимается, познакомить (на данном этапе) с руководителями отделов (представить им нового сотрудника). Таким образом новичок почувствует свою принадлежность к компании и проникнется её целями. Также стоит подробно рассказать об основных правилах и политиках, которые существуют в компании.
3. Процесс обучения. На этом этапе новичка погружают в процесс обучения, предварительно рассказав, как именно будет идти процесс, озвучив последовательность предоставляемой информации. Обязательно укажите на регламент обучения, который необходимо соблюдать. И информируйте новичка, что каждый этап будет сопровождаться “контрольной работой”, которая поможет понять, насколько усвоены знания. Обучение можно проводить на рабочем месте или организовать тренинг, семинар, предоставить доступ к образовательным ресурсам компании.
4. Менторство и наставничество. Часто в рамках онбординга новичку назначают наставника или ментора. Это специалист, как правило, уже давно работающий в компании, и обладающий способностью не только хорошо выполнять свою работу, но и передавать знания, которыми он владеет. Важно обратить внимание на то, как наставник (ментор) общается с новым сотрудником. Т.к. установление коммуникационных связей - один из важных элементов обучения. Наставник поможет новому коллеге не только адаптироваться в компании, но и ответит на все вопросы и поддержит в процессе интеграции.
5. Обратная связь и оценка. Важные элементы онбординга - обратная связь и оценка. Причем, обратную связь важно получить от всех заинтересованных лиц: руководителя отдела, куда внедряется новый сотрудник, наставника, нового сотрудника. На основании полученной информации выставляется оценка, которая поможет понять, насколько успешно прошел процесс интеграции и что возможно стоит улучшить в будущем.
Ключевые элементы успешного онбординга - это:
1. Планирование и подготовка. Ответственный за внедрение нового сотрудника в коллектив должен заранее определить цели онбординга, задачи этого процесса, разработать подробную программу, распределить ресурсы для реализации онбординга. Причем, важно учесть абсолютно все мелочи, которые могут оказать влияние на успешное выполнение процесса. Позаботиться о необходимых материалах, оборудовании, доступах и рабочем пространстве для нового коллеги.
2. “Добро пожаловать” и ориентированность в компании. Первые дни для нового сотрудника должны быть максимально дружественными. Он должен почувствовать, что пришел не просто выполнять определенные действия с целью увеличения прибыли компании, а пришел в семью, где ему рады, где ему будет комфортно находиться и выполнять те самые ожидаемые от него действия. Рассказ о компании, демонстрация достижений компании, экскурсия по офису, знакомство с коллегами (в том числе, с коллегами из других отделов) - всё это способствует тому, чтобы новичок быстрее адаптировался и чувствовал себя комфортно. Но важно не только показать новому члену команды, что ему рады. Важно погрузить его в процессе знакомства с компанией в изучение структуры компании. Таким образом, новый коллега успешнее будет ориентироваться в задачах, которые на него возлагаются, будет понимать, как работает компания для достижения общих целей.
3. Процесс обучения для нового сотрудника. Онбординг - это также и обучение нового сотрудника. Важно, чтобы он мог максимально быстро и эффективно освоить необходимые навыки и знания для выполнения своих задач. Конечно, новый сотрудник приходит в коллектив, обладая навыками, необходимыми для работы. Но в каждой организации есть свои нюансы, особенности. Именно этим особенностям и необходимо уделить время. Обучение может быть формальным, а может включать практическую стажировку под руководством опытных сотрудников. В любом случае, обучение должно быть структурированным и поэтапным, с обязательно предварительно озвученным регламентом обучения.
4. Система наставничества. Ранее уже упоминали, что сильный наставник важен для успеха процесса обучения. А сильный наставник, максимально по уровню коммуникации подходящий для новичка - важный элемент наставничества. Хорошо, если новенький сотрудник сразу проникнется уважением к своему наставнику. Так новичок внимательнее будет в процессе обучения, лучше будет воспринимать информацию. Помощь наставника позволит новому члену команды быстрее освоить особенности работы. И новый наставник поможет лучше адаптироваться в рабочем коллективе.
5. Обратная связь. Проводите оценку успешности процесса онбординга поэтапно, получая обратную связь от всех заинтересованных сторон: руководителя, наставника нового сотрудника. Так можно быстрее выявить слабые стороны программы и оперативно внести корректировки. Не забывайте предоставлять обратную связь новому коллеге. Он очень уязвим и ему важно, как воспринимают его в новом коллективе. Кроме того, обратная связь для новичка важна еще тем, что получая информацию, новый сотрудник понимает, что делает правильно. Или, наоборот, понимает, что какие-то процессы ему не даются и надо сделать дополнительные усилия, чтобы освоить материал.
6. Измерение результатов. Как именно стоит оценивать процесс онбординга? Прежде всего, не забывать, что оценка выставляется не только по окончанию всего процесса, а на каждом этапе. Необходимо разработать систему оценивания, указать критерии, в соответствии с которыми будет выставляться оценка. Обязательно ознакомить с этой системой нового коллегу, чтобы он понимал, что его оценивают и для того, чтобы остаться в компании, необходимо получить высокую оценку. Оценка должна быть объективной, несомненно. А значит, важно собрать максимум информации о том, как проходит процесс онбординга: от руководителя отдела, от наставника, от коллег, которые, конечно, тоже вовлечены в процесс онбординга, и от новичка. Когда новый сотрудник приступит к работе, можно сравнить его показатели производительности с нормами, которые разработаны в компании для новых членов команды. Так вы поймете, насколько эффективно сработал процесс онбординга и стоит ли его коррективровать.
7. Постоянное совершенствование. Онбординг не является статичным процессом. И, конечно, должен постоянно совершенствоваться. HR-специалисты должны анализировать результаты онбординга и вносить изменения в программу, чтобы она соответствовала постоянно обновляющимся ожиданиям новых сотрудников.
8. Интегрирование в корпоративную культуру. В процессе онбординга должно быть выделено отдельное ознакомление с корпоративной культурой. Понимание ценностей компании, ее достижений, норм, правил помогут новичку быстрее адаптироваться и успешно интегрироваться в коллектив и далее влиять на рабочую атмосферу внутри компании.
9. Долгосрочная поддержка. Онбординг не должен заканчиваться на второй или третьей рабочей неделе нового члена команды. Чтобы не создалось впечатление, что только прием был максимально дружелюбный, а далее о новом сотруднике забыли все, кроме непосредственных коллег. в компании должна быть организована долгосрочная поддержка, позволяющая новому сотруднику преодолеть возможные трудности и продолжать развиваться. Речь в данном случае идет о регулярных беседах с руководителем, каких-то проверочных работах, предоставлении возможностей для профессионального роста, поддержке в адаптации к изменениям внутри компании.
10. Расширение знаний и приобретение новых навыков. Процесс онбординга должен акцентировать внимание не только на освоение базовых навыков, но и на постоянное расширение знаний нового сотрудника. Можно предоставить доступ к обучающим программам или внутренним ресурсам, которые поспособствуют развитию профессиональных навыков новичка. Можно провести ряд тренингов, которые позволят и улучшить навыки, и быстрее адаптироваться в коллективе. Особенно это удобно сделать, когда в компанию приходит сразу несколько новых сотрудников. Существует множество тренингов, направленных на обучение работать в команде и получение новых знаний.
Онбординг - важный элемент успешного управления персоналом, позволяющий эффективно интегрировать новых членов команды. Через качественный процесс онбординга в компании создается благоприятная рабочая среда, укрепляется командный дух повышается уровень удовлетворенности и мотивация сотрудников. Постоянная оценка и совершенствование процесса онбординга позволит организациям адаптироваться к меняющимся требованиям и обеспечить качественное интегрирование новых коллег. Онбординг становится ключевым фактором в привлечении и удержании талантливых специалистов, способствует долгосрочному успеху компании.
Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.
