Что такое аттестация персонала и как её проводить

Плох тот руководитель, который пренебрегает регулярной проверкой уровня квалификации своего персонала. Да, в отношении коммерческих предприятий проведение аттестации специалистов не регламентируется Трудовым кодексом, но как иначе определить, кого рекомендовать на повышение, кому пойдет на пользу дополнительное обучение, а с кем следует распрощаться? Давайте подробно рассмотрим, для чего проводится аттестация специалистов предприятия, как её правильно организовать и в отношении кого применить.

Что такое аттестация работника

Аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности считается одним из наиболее эффективных способов оценки уровня знаний и профессиональных умений сотрудника, т.е. его профпригодности — квалификации в соответствии с его должностью. Представляя собой одну из главных составляющих эффективного управления компанией, она позволяет обеспечить рост производительности не только отдельного работника, но и всего предприятия в целом.

Промежуточные и основные оценки необходимы и руководителям, и сотрудникам: первые на основе её результатов смогут грамотно рассчитывать кадровую политику, а вторым она может послужить отличным стимулом карьерного и профессионального роста. Результатом аттестации становится оценка следующих характеристик:

• отличительные черты поведения (для всестороннего изучения деятельности и создания общих поведенческих норм, от которых зависит производительность труда);

• эффективность работы сотрудника;

• степень достижения поставленных целей (в том числе, анализ склонности к нарушениям психоэмоционального фона, стрессам и срывам, а также профессиональному выгоранию).

Цели и задачи аттестации на работе

Результаты оценки позволяют определить кадры, которых необходимо:

• продвинуть вверх по карьерной лестнице;

• понизить в должности вследствие того, что работник систематически не справляется с возложенной на него ответственностью;

• повысить до должности, которой они максимально соответствуют на данный момент;

• положительно или отрицательно мотивировать (наложить штраф, премировать, предложить нематериальный эквивалент награды);

• направить на обучение для профессионального роста;

• уволить при условии несогласия сотрудника меняться и развиваться персонально и внутри компании.

Цели аттестации персонала сфокусированы на выявлении «слабого звена» и попутном определении потенциально сильных игроков. Причём грамотный руководитель не станет сразу же увольнять не прошедшего оценку сотрудника: вначале он попытается устранить недочёты в его работе, отправит на дополнительное обучение, назначит в качестве наставника более компетентного коллегу или менеджера и, в крайнем случае, предложит другую должность.

Также проведение аттестации руководителей и специалистов в организации преследует ряд более глобальных корпоративных целей:

• проведение анализа уровня мотивации сотрудников;

• исследование коллектива на приверженность организации и соответствие заявленному уровню корпоративной культуры;

• обеспечение роста сознательности и дисциплинированности персонала;

• формирование направления движения и развития предприятия на несколько лет вперёд;

• выявление необходимости найма дополнительных, более квалифицированных сотрудников;

• отбор кадрового резерва;

• оценка продуктивности компании;

• изменение уровня заработной платы отдельным работникам.

Онлайн система тестирования сотрудников от StartExam

Попробовать бесплатно узнать подробнее

Какие специалисты должны проходить аттестацию?

Здесь важно понимать разницу между государственными/муниципальными учреждениями и коммерческими организациями. Если на первых обязательства по проведению аттестации персонала накладываются законодательством, то для вторых она необходима только в том случае, если компания оказывает услугу или осуществляет деятельность, подразумевающую обязательность процедуры оценки (вспомогательные услуги при ж/д перевозках, частные авиаперевозки, использование промышленных объектов дополнительной опасности и пр.).

Вот неполный список тех, для кого аттестация является обязательной:

• госслужащие;

• работники муниципальных учреждений;

• сотрудники ж/д и авиации;

• педагоги и библиотекари;

• персонал объектов повышенной опасности и электроэнергетики;

• служащие, гарантирующие безопасность судоходства;

• сотрудники, обеспечивающие хранение и ликвидацию химического вооружения.

Работодатель не имеет права принудительно назначать проверку следующим категориям работников:

• исполнявшим свои обязанности в данной должности менее 1 года;

• работающим по срочному договору;

• возраст которых превысил 60 лет;

• имеющим ребенка в возрасте до 3 лет и числящимся в отпуске по уходу за ним (в этом случае проверка должна осуществляться как минимум спустя 1 год после выхода на рабочее место);

• беременным.

Это нежёсткий список: руководители имеют право, к примеру, продлить «неопытность» из первого пункта до 2 лет или включить в перечень совместителей.

Виды аттестации сотрудников

В зависимости от направления, технологии проведения и преследуемых целей, подготовка и аттестация специалистов может осуществляться по плану (очередная) или внепланово (внеочередная). В любом случае работодатель должен известить персонал о проверке за 1 месяц до её старта. Длиться оценка может от 3 до 6 месяцев.

Плановая аттестация на предприятии

Плановая оценка обычно осуществляется раз в 5 лет и охватывает весь персонал организации. Руководитель вправе уменьшать периодичность до 3 лет, 1 года или полугода в зависимости от необходимости контроля коллектива. Целью плановой аттестации сотрудников является поиск и сбор сведений о том, насколько компетентен сотрудник в данной должности, обучился ли он чему-то новому за прошедшее время и каков его вклад в развитие организации.

Внеплановая аттестация специалистов

Внеплановая оценка назначается, если руководству требуется понять, готов ли работник к повышению по карьерной лестнице, насколько естественно и удачно прошёл процесс адаптации после испытательного срока. Внеплановая аттестация сотрудников помогает определить, почему сотрудник не справляется с возложенными на него обязательствами, или решить какую-то иную конкретную проблему в отношении персонала.

Оцените компетенции методом 360 градусов

Делегируйте оценку экспертам StartExam и определите зоны роста сотрудников

Узнать подробнее

Формы и методы проведения аттестации персонала

Существует три основные формы оценки сотрудников и несколько методик.

Формы оценки

Рассмотрим основные формы аттестации персонала, позволяющие оценить эффективность труда работников.

1. Устная — проводится в виде собеседования, причём как один на один, так и в группе. Аттестационная комиссия в ходе беседы получает ответы на необходимые вопросы, предлагает сотруднику провести самостоятельную оценку своей деятельности и выслушивает его точку зрения (советы), как руководителю повысить эффективность производительности труда.

2. Письменная — заключается в прохождении тестовых заданий и заполнении анкет.

3. Смешанная — представляет собой комплексный порядок оценки работников, сочетающий в себе устную беседу и письменное анкетирование (тестирование).

Важно обращать внимание на то, являются ли опрашиваемые аудиалами или визуалами. Может получиться так, что устную аттестацию по разработанной заранее программе визуал прошёл крайне неудовлетворительно. Просто потому, что не воспринял на слух задание и не понял, как отвечать. А как только перед ним появился лист с чёткими инструкциями, он тут же выполнил всё до мельчайших подробностей.

Методы оценки

При выборе метода оценки аттестации персонала следует учитывать появление множества новых методик, эффективность которых весьма сомнительна. Организация проведения аттестации персонала не имеет права на ошибку в выборе метода, ведь от этого зависит благополучие не только отдельно взятого сотрудника, но и производительность всей организации в целом. Необходимо взять за основу порядок проведения проверенных мероприятий, многократно подтвердивших свою результативность, и вот некоторые из них.

1. Ранжирование — проводится с целью расставить сотрудников по их заслугам или возможностям выполнения тех или иных задач.

2. Классификация — комиссия выносит общую оценку, принимая во внимание достижения работника и его послужной список.

3. Шкала оценок — руководитель по 5-балльной системе выставляет оценки по списку характеристик работника, его производительности и способностей.

4. Открытая аттестация — вид устного или письменного тестирования с последующей проверкой правильности ответов.

5. Групповая экспертная оценка — проверку проводят несколько экспертов, которые в результате определяют средний и суммарный балл.

6. Оценка «360 градусов».

7. Ассессмент-центр (центр оценки).

8. Экзамен — определяет уровень профкомпетенции и соответствия корпоративным установкам.

9. Метод моделирования — сотрудника ставят в условия конкретной рабочей ситуации, которую он должен решить.

10. Квалификационная работа — предполагает самостоятельное решение определённой производственной проблемы.

11. Тестирование — определяет личностные качества и используется как дополнительный инструмент оценки.

Этапы проведения аттестации персонала: как проводится аттестация

Подготовительный этап

Он включает в себя детальное планирование процедуры:

• постановка конкретных целей проведения аттестации;

• подготовка проекта, в рамках которого формируются правила аттестации персонала;

• выбор формы проведения и методики;

• организация презентации для сотрудников управленческого сегмента компании;

• извещение сотрудников о предстоящей аттестации не позже, чем за 1 месяц до её старта;

• формирование состава экспертной аттестационной комиссии с чётким распределением функций.

Этап формализации

Он подразумевает составление перечня необходимых документов.

Назначается ответственное лицо из состава комиссии, которое будет заниматься сбором информации о работниках: характеристики, анкеты, отчёты о деятельности, результаты предыдущей аттестации.

Составляется Положение об аттестации специалистов организации, где прописываются её цели и задачи, список аттестуемых сотрудников, состав комиссии, график проведения (периодичность), форма, метод, критерии оценки, подробности самой процедуры. Этот внутрикорпоративный акт обеспечивает конкретику и прозрачность аттестации, а также её понятность для коллектива.

Издается соответствующий Приказ, с которым знакомят персонал под роспись. Если сотрудник по каким-то причинам отказывается ставить свою подпись, обязательно укажите это в документе.

Пробная оценка

Это необязательный, но желательный этап аттестации сотрудников. Если проверка проводится впервые, логично будет сперва запустить пробный проект. Обычно первичная аттестация специалистов запускается среди представителей отдела персонала. По его результатам происходит работа над возможными ошибками и доработка процедуры, чтобы в следующий раз внутренняя аттестация сотрудников прошла гладко и без нареканий.

Непосредственная аттестация специалистов на производстве

Процедура аттестации  персонала проводится в соответствии с выбранной формой и методом. Все сотрудникам должно быть разъяснено, как как проходит аттестация работников. Если сотрудник не явился на аттестацию по уважительной причине, то оценивать его квалификацию нельзя, и оценка соответствия работника занимаемой должности переносится на следующий раз. Если же причина является неуважительной, то допускается провести оценку без его присутствия.

Подведение итогов

Комиссия готовит заключение по каждому сотруднику, в соответствии с документом, где прописаны навыки, которым должна соответствовать аттестованная должность.

Критерии оценки персонала

Методы аттестации персонала станут удобным HR-инструментом, если учитывать следующие критерии:

• объём и качество выполняемой сотрудником работы;

• поведение и отношение с коллегами во время выполнения задач;

• дисциплинированность, обладание способностями, умениями и навыками, необходимыми для должности;

• инициативность и желание брать работу с большим уровнем ответственности за результат.

Ещё одним критерием является возможность сотрудника выходить за рамки вакансии. Так можно определить степень его поощрения или предложить ему переход на другое место работы.

Состав аттестационной комиссии: кто проводит аттестацию

Как таковых, жёстких требований к составу аттестационной комиссии на предприятии нет. Обычно в неё входят ключевые фигуры компании (эксперты): руководящий состав, эйчары и высококвалифицированные специалисты. Из всего состава выбираются члены на роли секретаря и председателя.

Если в рамках предприятия функционирует профсоюз, то в комиссию необходимо включить одного из его представителей. Особенно это касается случаев, когда результатом аттестации может стать увольнение сотрудника.

Анализ аттестации коллектива

Анализ аттестации персонала проводится для вынесения справедливых и обоснованных решений по каждой персоналии. Нередко анализ показывает, что сотрудника нужно попросить написать заявление об уходе из компании или следует понизить квалификационную категорию. Обычно перед этим ему предлагают поменять должность или отправиться на курсы повышения квалификации. Анализ помогает выделить кандидатов на руководящие должности.

Аналитические данные являются основой выстраивания дальнейшей работы с подчиненными. Отступать от плана, основанного на полученных сведениях, не рекомендуется, иначе аттестация не имеет смысла. Работники, в свою очередь, обязаны неукоснительно следовать руководящим решениям.

Периодичность проведения аттестации сотрудников

Сначала работников оповещают о месте и времени проведения мероприятия, сделать это нужно как можно раньше, чтобы было больше времени на подготовку. В начальный период лицо, назначенное ответственным, берёт на себя обязанности организатора. Сроки проведения аттестации утверждают отдельно в соответствии с целями и задачами предприятия, а также количеством аттестовываемых сотрудников.

Обычно аттестация сотрудников происходит через одинаковые промежутки времени. Для обычных сотрудников рекомендуется проводить её 1 раз в полгода, для руководителей — раз в год.

Как важно организовать проведение аттестации работников

Чтобы сотрудникам было легче разобраться и подготовиться к процедуре, важно рассказать им о предстоящей аттестации минимум за месяц до её начала. В то же время, перед началом аттестации, члены комиссии изучают документы, которые могут понадобиться для оценки: обратную связь от руководителя и коллег, рекомендации, отчёты, результаты тестов и т.п.

Также составляется план аттестации, в который вносятся ФИО сотрудников, их должности, дата и место проведения, список документов, которые персоналу нужно подготовить к тому моменту.

В расписание добавляют специальную графу, в которой сотрудник должен подтвердить, что ознакомился с документом и не имеет вопросов. В случае его отказа это тоже нужно отдельно отметить здесь же.

Аттестация проводится в присутствии непосредственного руководителя аттестуемого. Комиссия изучает все собранные данные и документы о работе сотрудника, а затем голосует — соответствует ли аттестуемый занимаемой должности.

Организация аттестации персонала

Схема мероприятия не закреплена законодательно, организация проведения аттестации персонала лежит на руководстве предприятия. Руководители сами решают, кто должен быть аттестован, и кто пропускает тестирование, придерживаясь официальных рекомендаций. На этапе организации формируют комиссию и график, а также утверждают перечень сотрудников, проходящих аттестацию на соответствие занимаемой должности, утверждается программа аттестации.

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Какие нужны документы для аттестации специалистов

Главными документами, необходимыми для проведения аттестации, являются:

• Положение об аттестации с указанием порядка проведения процедуры, решений, которые принимаются по итогам. В Положении указывают временные рамки и ФИО членов комиссии, а также категории аттестовываемых сотрудников;

• график с указанием, лица, составившего документ и утвердившего сроки. Прописываются порядок внесения изменений и период ознакомления персонала с ним;

• производственные характеристики, составляемые руководителями на каждого аттестуемого сотрудника.

Когда подбор документов завершен, можно приступать к аттестации, придерживаясь установленных сроков.

Как подготовиться и пройти аттестацию

На фоне проведения тестирования важным остаётся вопрос, как подготовиться к прохождению аттестации. Если сотрудники ознакомлены с порядком и целями мероприятия, им проще будет в нём участвовать. Как правило, руководители за месяц или два до процедуры представляют коллективу презентацию, в которой указывают главные пункты аттестации.

В небольших компаниях времени на подготовку к аттестации много не уходит, на крупных предприятиях персонал делят на группы, с которыми работают ответственные лица.

На этапе подготовки важно акцентировать внимание персонала на регламентных процедурах, которые ими могут быть подзабыты, сделать акцент на то, как важно прохождение аттестации. Можно напомнить тестируемым о необходимости придерживаться делового стиля, освежить в памяти профессиональные знания и умения, рассказать, как проводится аттестация работников, для чего специалист проходит аттестацию. Тогда они не будут испытывать страх и задаваться вопросом, как пройти аттестацию.

Ошибки при проведении аттестации на предприятии

1. Использование процедуры для увольнения неугодных сотрудников. Это чревато разбирательствами с прокуратурой.

2. Сообщение о проведении аттестации накануне процедуры, а не в соответствии с правилами — за 1 месяц. В этом случае у персонала не будет возможности достойно к ней подготовиться, что может негативно сказаться на результатах.

3. Предвзятость. Нельзя допускать сравнение работников друг с другом, менять критерии и условия прохождения в процессе проверки, касаться личности аттестуемого.

Результаты аттестации

Члены комиссии голосуют, полностью ли работник соответствует, условно соответствует или не соответствует своей должности. По результатам аттестации персонала комиссия предлагает рекомендации руководителю к возможным управленческим действиям в отношении сотрудника: уволить, присвоить категорию или понизить, предложить другую должность, изменить уровень оплаты труда, повысить или отправить на повышение квалификации.

Несоответствие должности не является виной сотрудника. Оно показывает лишь то, что работник недостаточно квалифицирован для неё, поэтому дисциплинарные взыскания применять не следует.