Что такое аттестация персонала и как её проводить

Плох тот руководитель, который пренебрегает регулярной проверкой уровня квалификации своего персонала. Да, в отношении коммерческих предприятий её проведение не регламентируется Трудовым кодексом, но как иначе определить, кого рекомендовать на повышение, кому пойдет на пользу дополнительное обучение, а с кем следует распрощаться? Давайте подробно рассмотрим, для чего проводится эта процедура, как её правильно организовать и в отношении кого применить.

Что такое аттестация персонала

Аттестация персонала считается одним из наиболее эффективных методов оценки уровня знаний и профессиональных умений сотрудника, т.е. его профпригодности — квалификации в соответствии с его должностью. Представляя собой одну из главных составляющих эффективного управления компанией, она позволяет обеспечить рост производительности не только отдельного работника, но и всего предприятия в целом.

Такая оценка необходима и руководителям, и сотрудникам: первые на основе её результатов смогут грамотно рассчитывать кадровую политику, а вторым она может послужить отличным стимулом карьерного и профессионального роста.

Результатом аттестации становится оценка следующих характеристик:

• отличительные черты поведения (для всестороннего изучения деятельности и создания общих поведенческих норм, от которых зависит производительность труда);

• эффективность работы сотрудника;

• степень достижения поставленных целей (в том числе, анализ склонности к нарушениям психоэмоционального фона, стрессам и срывам, а также профессиональному выгоранию).

Цели аттестации

Результаты оценки позволяют определить кадры, которых необходимо:

• продвинуть вверх по карьерной лестнице;

• понизить в должности вследствие того, что работник систематически не справляется с возложенной на него ответственностью;

• повысить до должности, которой они максимально соответствуют на данный момент;

• положительно или отрицательно мотивировать (наложить штраф, премировать, предложить нематериальный эквивалент награды);

• направить на обучение для профессионального роста;

• уволить при условии несогласия сотрудника меняться и развиваться персонально и внутри компании.

Эти цели сфокусированы на выявлении «слабого звена» и попутном определении потенциально сильных игроков. Причём грамотный руководитель не станет сразу же увольнять не прошедшего оценку сотрудника: вначале он попытается устранить недочёты в его работе, отправит на дополнительное обучение, назначит в качестве наставника более компетентного коллегу или менеджера и, в крайнем случае, предложит другую должность.

Также проведение аттестации преследует ряд более глобальных корпоративных целей:

• проведение анализа уровня мотивации сотрудников;

• исследование коллектива на приверженность организации и соответствие заявленному уровню корпоративной культуры;

• обеспечение роста сознательности и дисциплинированности персонала;

• формирование направления движения и развития предприятия на несколько лет вперед;

• выявление необходимости найма дополнительных, более квалифицированных сотрудников;

• организация кадрового резерва;

• оценка продуктивности компании;

• изменение уровня заработной платы отдельным работникам.

Самая гибкая система тестирования сотрудников

Попробовать бесплатно

Каким сотрудникам нужно проводить аттестацию?

Здесь важно понимать разницу между государственными/муниципальными учреждениями и коммерческими организациями. Если на первых обязательства по проведению аттестации персонала накладываются законодательством, то для вторых она необходима только в том случае, если компания оказывает услугу или осуществляет деятельность, подразумевающую обязательность процедуры оценки (вспомогательные услуги при ж/д перевозках, частные авиаперевозки, использование промышленных объектов дополнительной опасности и пр.).

Вот неполный список тех, для кого аттестация является обязательной:

• госслужащие;

• работники муниципальных учреждений;

• сотрудники ж/д и авиации;

• педагоги и библиотекари;

• персонал объектов повышенной опасности и электроэнергетики;

• служащие, гарантирующие безопасность судоходства;

• сотрудники, обеспечивающие хранение и ликвидацию химического вооружения.

Работодатель не имеет права принудительно назначать проверку следующим категориям работников:

• исполнявшим свои обязанности в данной должности менее 1 года;

• работающим по срочному договору;

• возраст которых превысил 60 лет;

• имеющим ребенка в возрасте до 3 лет и числящимся в отпуске по уходу за ним (в этом случае проверка должна осуществляться как минимум спустя 1 год после выхода на рабочее место);

• беременным.

Это нежёсткий список: руководители имеют право, к примеру, продлить «неопытность» из первого пункта до 2 лет или включить в перечень совместителей.

Виды аттестации

В зависимости от направления и преследуемых целей, аттестация сотрудников может проводиться по плану (очередная) или внепланово (внеочередная). В любом случае работодатель должен известить персонал о проверке за 1 месяц до её старта. Длиться оценка может от 3 до 6 месяцев.

Плановая оценка обычно осуществляется раз в 5 лет и охватывает весь персонал организации. Руководитель вправе уменьшать периодичность до 3 лет, 1 года или полугода в зависимости от необходимости контроля коллектива. Целью очередной аттестации является поиск и сбор сведений о том, насколько компетентен сотрудник в данной должности, обучился ли он чему-то новому за прошедшее время и каков его вклад в развитие организации.

Внеплановая оценка назначается, если руководству требуется понять, готов ли работник к повышению по карьерной лестнице, насколько естественно и удачно прошел процесс адаптации после испытательного срока, каковы причины того, что сотрудник не справляется с возложенными на него обязательствами, или решить какую-то иную конкретную проблему в отношении персонала.

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Формы и методы проведения аттестации

Существует три основные формы оценки сотрудников на аттестации.

1. Устная — проводится в виде собеседования, причём как один на один, так и в группе. Аттестационная комиссия в ходе беседы получает ответы на необходимые вопросы, предлагает сотруднику провести самостоятельную оценку своей деятельности и выслушивает его точку зрения (советы), как руководителю повысить эффективность производительности труда.

2. Письменная — заключается в прохождении тестовых заданий и заполнении анкет.

3. Смешанная — представляет собой комплексную оценку, сочетающую в себе устную беседу и письменное анкетирование (тестирование).

Важно обращать внимание на то, являются ли опрашиваемые аудиалами или визуалами. Может получиться так, что устную аттестацию визуал прошел крайне неудовлетворительно — просто потому, что не воспринял на слух задание и не понял, как отвечать. А как только перед ним появился лист с чёткими инструкциями, он тут же выполнил всё до мельчайших подробностей.

При выборе метода оценки следует учитывать то, что в последнее время появилось множество новых методик, эффективность которых весьма сомнительна. Организация проведения аттестации персонала не имеет права на ошибку в выборе метода, ведь от этого зависит благополучие не только отдельно взятого сотрудника, но и производительность всей организации в целом. Необходимо взять за основу проверенные методики, многократно подтвердившие свою результативность, и вот некоторые из них.

1. Ранжирование — проводится с целью расставить сотрудников по их заслугам или возможностям выполнения тех или иных задач.

2. Классификация — комиссия выносит общую оценку, принимая во внимание достижения работника и его послужной список.

3. Шкала оценок — руководитель по 5-балльной системе выставляет оценки по списку характеристик работника, его производительности и способностей.

4. Открытая аттестация — вид устного или письменного тестирования с последующей проверкой правильности ответов.

5. Групповая экспертная оценка — проверку проводят несколько экспертов, которые в результате определяют средний и суммарный балл.

6. Оценка «360 градусов».

7. Ассессмент-центр (центр оценки).

8. Экзамен — определяет уровень профкомпетенции и соответствия корпоративным установкам.

9. Метод моделирования — сотрудника ставят в условия конкретной рабочей ситуации, которую он должен решить.

10. Квалификационная работа — предполагает самостоятельное решение определённой производственной проблемы.

11. Тестирование — определяет личностные качества и используется как дополнительный инструмент оценки.

Этапы проведения аттестации

Подготовительный этап

Он включает в себя детальное планирование процедуры:

• постановка конкретных целей проведения аттестации;

• подготовка проекта;

• выбор формы проведения и методики;

• организация презентации для сотрудников управленческого сегмента компании;

• извещение сотрудников о предстоящей аттестации не позже, чем за 1 месяц до её старта;

• формирование состава экспертной аттестационной комиссии с чётким распределением функций.

Как таковых, жёстких требований к составу комиссии нет. Обычно в неё входят ключевые фигуры компании (эксперты): руководящий состав, эйчары и высококвалифицированные специалисты. Из всего состава выбираются члены на роли секретаря и председателя.

Если в рамках предприятия функционирует профсоюз, то в комиссию необходимо включить одного из его представителей. Особенно это касается случаев, когда результатом аттестации может стать увольнение сотрудника.

Этап формализации

Он подразумевает составление перечня необходимых документов.

Назначается ответственное лицо из состава комиссии, которое будет заниматься сбором информации о работниках: характеристики, анкеты, отчёты о деятельности, результаты предыдущей аттестации.

Составляется Положение об аттестации, где прописываются её цели и задачи, список аттестуемых сотрудников, состав комиссии, график проведения (периодичность), форма, метод, критерии оценки, подробности самой процедуры. Этот внутрикорпоративный акт обеспечивает конкретику и прозрачность аттестации, а также её понятность для коллектива.

Издается соответствующий Приказ, с которым знакомят персонал под роспись. Если сотрудник по каким-то причинам отказывается ставить свою подпись, обязательно укажите это в документе.

Пробная оценка

Это необязательный, но желательный этап аттестации сотрудников. Если проверка проводится впервые, логично будет сперва запустить пробный проект. Обычно его запускают среди представителей отдела персонала. По его результатам происходит работа над возможными ошибками и доработка процедуры, чтобы в следующий раз она прошла гладко и без нареканий.

Непосредственная аттестация

Процедура проводится в соответствии с выбранной формой и методом. Если сотрудник не явился на аттестацию по уважительной причине, то оценивать его квалификацию нельзя, и оценка переносится на следующий раз. Если же причина является неуважительной, то допускается провести оценку без его присутствия.

Подведение итогов

Комиссия готовит заключение по каждому сотруднику, где прописывает уровень его соответствия должности.

Ошибки при проведении аттестации

1. Использование процедуры для увольнения неугодных сотрудников. Это чревато разбирательствами с прокуратурой.

2. Сообщение о проведении аттестации накануне процедуры, а не в соответствии с правилами — за 1 месяц. В этом случае у персонала не будет возможности достойно к ней подготовиться, что может негативно сказаться на результатах.

3. Предвзятость. Нельзя допускать сравнение работников друг с другом, менять критерии и условия прохождения в процессе проверки, касаться личности аттестуемого.

Результаты аттестации

Члены комиссии голосуют, полностью ли работник соответствует, условно соответствует или не соответствует своей должности. По результатам аттестации персонала комиссия предлагает рекомендации руководителю к возможным управленческим действиям в отношении сотрудника: уволить, присвоить категорию или понизить, предложить другую должность, изменить уровень оплаты труда, повысить или отправить на повышение квалификации.

Несоответствие должности не является виной сотрудника. Оно показывает лишь то, что работник недостаточно квалифицирован для неё, поэтому дисциплинарные взыскания применять не следует.