Оценка адаптации персонала: что это и как правильно её провести

Статистика показывает, что 7 из 10 новых работников в течение года увольняется из компании. Причин много. Кто-то «не понравился» старожилам. Кто-то не смог проявить свои знания. Кого-то не устроили условия труда и уровень оплаты.

Но есть и ещё одна веская причина, из-за которой текучка в компании превышает отраслевые нормативы. Речь идёт об отсутствии продуманной системы адаптации сотрудников на новом месте. Многие руководители полагают, что их задача заключается только в объяснении основ. А далее уже новому работнику предстоит самостоятельно разбираться в тонкостях взаимоотношений в коллективе, выяснять, как раздаются задания, кто и как контролирует их выполнение.

Если не пренебрегать адаптацией новичков, разрабатывать конкретные планы её проведения с учетом специфики деятельности компании и должности работника, то суммарные расходы на найм персонала можно сократить на 30% и более.

О том, как максимально быстро и эффективно адаптировать вновь принятых сотрудников на новом рабочем месте, речь и пойдёт далее.

Что такое адаптация персонала

В упрощённом варианте под адаптацией персонала в организации обычно понимают привыкание к новым условиям труда. Её проходят все — от начинающих до опытных специалистов, только устроившихся на работу в новый коллектив или получивших повышение.

На практике же понятие адаптации персонала достаточно ёмкое и многозначное. Ведь кому-то приходится осваивать новые технологии. Кто-то из рядовых сотрудников переходит в руководители (пусть и начального звена). И успешная адаптация призвана минимизировать сложности, неизбежно возникающие у каждого, кому приходится менять работодателя или даже просто переходить в другой кабинет или подразделение в рамках одной структуры.

Для чего нужна адаптация персонала

Адаптация требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении нового человека в коллектив.

Адаптация:

Цели адаптации персонала можно сформулировать следующим образом:

• Грамотное распределение рабочей силы с учетом компетенций и профессионализма работников. Это позволяет компании повышать качество продукции и услуг, занять новые позиции на рынке, обойти конкурентов. 
  

• Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.
  

• Возможность сформировать кадровый резерв. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними задачей, могут претендовать на продвижение по карьерной лестнице, повышение в должности, увеличение дохода.

Это лишь основные моменты, которые следует учитывать при подготовке и проведении адаптации. Важно помнить, что система или программа реализации должна быть подготовлена лучшим образом. Только так навык персонала будет раскрыт в полной мере, а компания сможет достичь лучшего результата.

Оцените компетенции методом 360 градусов

Делегируйте оценку экспертам StartExam и определите зоны роста сотрудников

Узнать подробнее

Как правильно провести адаптацию

Проведение адаптации необходимо начинать с главного — грамотной подготовки и изучения особенностей специалистов. В зависимости от конечной цели, которую преследует HR-специалист, типичная подготовка может включать как базовые, так и индивидуальные программы. Чтобы их реализовать, необходимо заранее подготовить план работы:

• Разобрать требования к сотруднику, выделив важные и второстепенные. Нужно оценить знания работника, его личные качества и иные факторы. Первостепенными должны быть личностные характеристики и трудовые возможности. Например, если компания выбирает веб-дизайнера, учитывают: трудолюбие, клиентоориентированность, знание трендов, уникальный стиль рисования. Преимуществом будет наличие дипломов или сертификатов об окончании профессиональных курсов (3D-дизайн, графика, рисование в различных программах, обработка изображений и многое другое).

• Помочь настроиться на продуктивную деятельность. При необходимости за каждым специалистом можно закрепить наставника. Последний введёт в коллектив, расскажет об особенностях рабочего процесса.
• Оказать активную поддержку на каждом этапе интеграции новых решений. Поддержка сотрудника в реализации креативных задумок и ответы на возникающие вопросы — полдела на пути к лучшему будущему компании.

• Контролировать на первых этапах введения в работу. Любые мероприятия или коллаборации, в которых будет участвовать новый сотрудник, заслуживают особого внимания. Постоянный и грамотный контроль позволяет раскрыть потенциал сотрудника, а также помочь ему быстро адаптироваться в новой компании.

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Как оценить адаптацию персонала

Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.

• оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;

• разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);

• проведение исследования при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.

Какие виды адаптации персонала существуют

Выделяют несколько типов классификаций адаптации работников:

С учётом опыта нового сотрудника адаптация может быть:

• первичной. Человек только получил диплом, ещё нигде и никогда не работал;
  

• вторичной. Сотрудник имеет стаж трудовой деятельности. У него есть определенные представления о том, что и как ему предстоит делать.
  

Но приведённая выше классификация я не принимает в расчёт реалии, предлагаемые новому работнику. С учётом этого фактора выделяют следующие виды адаптации персонала:

• профессиональная.

  Работодателю предстоит проверить имеющиеся у сотрудника компетенции, дать ему знания, необходимые для работы;

• производственная.

  Работник узнаёт, с каким оборудованием ему предстоит работать. Обязательно проводятся инструктажи по ОТ и ТБ;

• социальная. Не менее важно стать частью коллектива, влиться в него;
• финансовая.

  Смена компании-работодателя или даже должности в большинстве случаев сопряжена с изменением доходов. Где-то приходится корректировать и расходы, например, приходится делать пересадку с метро на автобус. Либо в новой компании больше платят, но не предусмотрена компенсация обедов;

• психофизиологическая.

  Например, на работу необходимо теперь приезжать на час раньше. Из-за этого меняется режим сна и отдыха. В новой компании могут быть и иные требования к внешнему виду.

Современные методы адаптации персонала

Работодатели используют самые разные методы адаптации персонала в организации. Ниже перечислены способы, пользующиеся особым спросом на текущий момент времени. И наибольшего эффекта можно добиться при их совместном использовании:

1. Наставничество. Этот метод применяли ещё 50-70 лет назад. Наставник подробно объясняет и показывает на практике, что и как предстоит делать новичку. Он же может объяснить, где находятся зоны отдыха, как попасть на приём к руководству и т. д.
   

2. Приглашение нового сотрудника на корпоративные мероприятия: совместные обеды с руководством, тимбилдинги и т. д. Здесь можно в неофициальной обстановке познакомиться с коллегами, топ-менеджерами, сотрудниками иных подразделений.
   

3. Адаптационные беседы. Непосредственный руководитель или специалист HR-службы отвечает на вопросы новичков. Такие беседы целесообразно проводить не только сразу после подписания трудового договора, но и после 2-4 недель работы. Новому сотруднику они позволяют получить дополнительную информацию о коллективе, оплате труда. А эйчар выясняет, нет ли у вновь принятого проблем с адаптацией, конфликтов с кем-либо из коллег.
   

4. Составление справочника нового сотрудника. В нём можно собрать информацию по следующим темам: режим работы, дресс-код, порядок документооборота в компании и т. д. При наличии справочника специалистам HR-службы не придётся постоянно отвечать на одни и те же вопросы.
   

5. Баддинг (Buddying). Этот метод можно считать разновидностью наставничества. Опыт передает не «старый» сотрудник, а такой же «молодой», но принятый на работу ранее. Преимущество баддинга в том, что общение в этом случае строится на достаточно непринужденной основе, отсутствует некоторая доля напряженности. 
   

6. Шедуинг (Shadowing). И снова речь идёт о модификации наставничества. Отличие от «классической» версии в том, что новичок не задаёт вопросы наставнику, а повторяет за ним все действия рабочего характера.

Инструменты адаптации персонала

Наставничество, баддинг, шеддуинг приветственные встречи. Все эти методы при грамотном подходе дают хороший эффект. Но в дополнение к ним можно использовать следующие инструменты адаптации персонала:

1. Онбординг-план. Он содержит перечень всех запланированных мероприятий на ближайшие месяцы, задачи на период испытательного срока, расписание онлайн и офлайн встреч.
   

2. Доступ к корпоративному порталу. На сайте можно ознакомиться с общей информацией о деятельности работодателя, топ-менеджменте, организационной структуре, стратегии на рынке и т. д.
   

3. Мессенджеры, чат-боты, видеоконференции. С их помощью можно делиться идеями, быстро распространять среди сотрудников необходимую информацию, запрашивать советы, проводить совещания в удаленном формате.
   

4. Welcome-box. Новичкам можно вручать небольшие корпоративные подарки: блокноты, наборы ручек, бейсболки, зонты и т. д.
   

5. Тимбилдинги. Это может быть и совместный поход, и соревнования, и тренинги самой разной направленности.
   

Этапы процесса адаптации персонала

Стандартный процесс адаптации нового сотрудника включает 4 этапа. Каждый из них имеет свои особенности и условия реализации, которые следует учитывать для достижения наилучшего результата.

• Независимая оценка уровня подготовки сотрудника. Если специалист имеет достаточно хорошую подготовку и опыт работы на идентичных должностях в других компаниях, срок его адаптации окажется минимальным. Ему будет проще войти в коллектив и стать хорошим сотрудником, способным справиться с возложенными на него обязанностями. Желательно, чтобы этот этап адаптации персонала проводил специалист в конкретной сфере. В противном случае можно нанять работника, которого придётся учить «с нуля».
  

• Ориентация — введение в профессию. Проведение знакомства нового сотрудника с его новыми обязанностями и требованиями, которые предъявляет к нему компания, подразумевает затрагивание сразу нескольких вопросов: общее представление об организации (главные цели, основные приоритеты, ключевые проблемы, с которыми приходится сталкиваться); политика компании (в отношении людей с ограниченными возможностями здоровья и др.); оплата труда; льготы и привилегии (бонусы, бесплатное обслуживание в стоматологической клинике, абонемент в бассейн или спортзал); техника безопасности и обеспечение охраны труда.
  

• Адаптация сотрудника к новой должности. Налаживание межличностных отношений с коллегами по работе и руководящим звеном. В качестве методов подразумеваются личные беседы, различного рода мероприятия (особенно, если численность сотрудников существенно возросла), в числе которых квесты и другие сближающие ивенты, а также многое другое.
  

• Введение эксперта в работу.

  Заключительный этап процесса адаптации, подразумевающий эффективное и последовательное преодоление проблем с дальнейшим переходом к стабильной и продуктивной работе. Позволяет закрыть все «гештальты», а также минимизировать дальнейшее влияние негативных факторов на взаимоотношение с персоналом и руководящим звеном. При правильной реализации способствует повышению эффективности персонала на 30%+, за счёт чего прибыль компании будет увеличиваться.

С какими проблемами может столкнуться новый сотрудник

Практически каждый вновь принятый работник сталкивается со следующими проблемами:

• незнание организационной структуры компании. В результате сотрудник не знает, к кому и по каким вопросам обращаться, кто ответственен за решение определенных задач, на кого возложено управление проектом;
  

• скованность в первые дни. Человек не знает, как обратиться к руководству, как общаться с коллегами;
  

• незнание специфики деятельности. Новичок мог и работать в данной отрасли, но в конкретной компании есть определенные нюансы, о которых никто не предупредил;
  

• нежелание или неумение общаться с коллегами. Проблемы адаптации персонала становятся ещё более явными, если соседи по кабинету или иные работники подразделения демонстративно игнорируют новичка по личным причинам.
  

Пример плана адаптации нового сотрудника

Ниже приведён план, который можно взять за основу практически в любой компании. Его можно разделить по дням, неделям и месяцам:

1 день

1. Информирование работника о компании, сфере деятельности, режиме работы, офисных парковках и т. д.
   

2. Ознакомление с рабочим местом, выдача необходимого оборудования, инструментов (канцтоваров и т. д.).
   

3. Знакомство с коллегами.
   

4. Оформление кадровой документации: подписание трудового договора, должностной инструкции.
   

1 неделя

1. Закрепление наставника.
   

2. Изучение специфики деятельности компании.
   

3. Ознакомление со своими функциями, принципами документооборота, применяемым ПО.
   

4. Предоставление новому сотруднику необходимых контактных данных, например, внутренних номеров телефонов персонала.
   

1 месяц

1. Постановка первых задач и проверка их выполнения.
   

2. Первичный экзамен.
   

3. Опрос коллег и руководства. Они делятся своим мнением о том, как новичок справляется со своими обязанностями.
   

2-3 месяцы

1. Работа в соответствии с должностными обязанностями.
   

После завершения испытательного срока непосредственный руководитель оценивает показатели деятельности вновь принятого работника, дает свои рекомендации, оставлять его на работе или нет.