Разработка профиля должности: топ-5 ошибок и как их исправить

Профиль должности представляет собой официальный кадровый документ с подробным описанием должности и данных сотрудника.

Эталонный профиль должен содержать:

• характеристики вакансии (название, отдел/подразделение, ФИО руководителя и т.д.);
• модель компетенций для должности (soft/hard skills);
• корпоративные ценности, напрямую связанные с данной вакансией;
• рабочий функционал;
• личные данные (место рождения, семейное положение, служба в армии, образование, трудовой стаж, сертификаты о дополнительном обучении, стиль делового общения и пр.);
• индексы производительности (KPI).

Картотека подробных профилей сотрудников существенно облегчает и систематизирует всю работу HR от найма до exit-интервью. На их основе очень удобно проводить онлайн-оценку соответствия работника занимаемой должности на специализированных платформах полного цикла, таких как StartExam.

Но про сферу применения и пользу подобных «карточек сотрудника» и так написано множество статей. В этом материале содержится список самых распространенных ошибок при составлении профиля и рекомендации HR по их недопущению или устранению.

Топ-5 ошибок при разработке профиля

1. Слишком расплывчатые и чересчур заумные формулировки. Сложные обороты, витиеватые слова и профессиональный слэнг (особенно при описании вакансии старшего слесаря) могут оттолкнуть кандидата. Нечеткие требования к сотруднику могут по-разному трактоваться сторонами. К примеру, под «развитой коммуникацией» руководитель подразумевает одну из составляющих клиентоориентированности, а сотрудник – умение травить анекдоты в обеденный перерыв. Люди не могут здраво оценить свои компетенции и не понимают должностные обязанности.
2. Дай списать! Бывает так, что ленивые эйчары начисто копируют профиль аналогичной должности у конкурентов и даже не удосуживаются его просмотреть и откорректировать. А потом удивляются внезапно возникшему условию «обязательное участие в ежедневном поднятии флага».
3. Профиль не утвержден у непосредственного руководителя. Типичная ошибка HR – составлять профиль без учета мнения менеджера, который лучше всех знает необходимые компетенции своих подчиненных.
4. Профиль не соответствует стратегическим бизнес-целям и принципам корпоративной культуры. Сможет ли сделать существенный вклад в развитие компании тот, кому безразличны ценности организации? Вряд ли.
5. Не проводится регулярная корректировка профиля. Людям свойственно меняться, приобретать новый опыт, выгорать, прокачивать или терять компетенции. Неактуальный профиль не приносит компании никакой пользы.

Как исправлять: алгоритм работы

Что ж, недочеты перечислены, настало время рекомендаций и конкретных шагов для HR по работе над ошибками.

• В описании вакансии простым и понятным языком подробно прописываются все hard и soft skills сотрудника, которые обязаны полностью соответствовать модели компетенций данной должности. Например, не «знание ПК», а «умение составлять презентации в PowerPoint и опыт работы в CRM».
• Матрица навыков, взятая за основу профиля, в свою очередь должна учитывать все корпоративные правила и способствовать повышению эффективности бизнес-процессов и общему развитию компании. В сам документ можно включить данные об ожидаемом поведении сотрудника.
• Сдирать под копирку профиль конкурентов нельзя! В конце концов, можно же хотя бы переработать его под запросы компании.
• К составлению документа нужно привлечь руководителя и пройтись с ним по ключевым требованиям к кандидату. Тогда он точно не забракует проделанную работу, а профиль будет учитывать его экспертное мнение и соответствовать потребностям компании. Консультанты также ранжируют перечисленные требования по степени значимости и определяют черты деструктивной модели рабочего поведения, чтобы вовремя отслеживать токсичных работников.
• Карточку нужно актуализировать примерно раз в полгода. Регулярное обновление профиля позволит держать руку на пульсе изменений в личной и профессиональной деятельности сотрудника.

Примеры российских компаний

Давайте детально разберем реальный кейс составления профиля должности на примере вакансии «Копирайтер» для «Совкомблога» – инфопортала «Совкомбанка».

В основе требований к сотрудникам лежат принципы корпкультуры:

• радость от общения с клиентами и сослуживцами;
• удовольствие от работы;
• дружная и здоровая атмосфера в коллективе;
• безупречный сервис, основанный на экспертных знаниях и быстродействии;
• душевная клиентоориентированность;
• минимизация бизнес-рисков;
• высокая продуктивность;
• бережное отношение к ресурсам;
• фокусировка на стратегических бизнес-целях;
• эффективная командная работа, направленная на созидание;
• непрерывное движение вперед;
• здравый смысл во всех процессах.

Требования к сотрудникам:

• в/о филологическое (литература или журналистика);
• стаж работы не менее 1 года;
• понимание стратегии и бизнес-процессов для создания интересного экспертного контента для блога;
• развитые навыки эффективной командной работы;
• умение анализировать данные и облекать их форму, понятную любому читателю.

Описание вакансии:

• должностные обязанности – создание уникальных статей в соответствии с принципами корпкультуры, выявление потребностей читателей через диалог посредством статей;
• дистанционная работа;
• график 5/2;
• заработная плата – по результатам собеседования.

В этой карточке подробно прописаны все запросы компании к соискателю, отражающие корпоративные ценности и стремление к достижению стратегических целей. Если принципы и цели организации трансформируются, проводится соответствующая корректировка профиля.

В карточке должности «Инженер нефте- и газодобычи», составленной для ПАО «Роснефть», наиболее важными soft skills признаны стрессоустойчивость, быстрая обучаемость, гибкость, управленческие навыки и лидерские качества. Но основной упор делается на профессиональных hard skills:

• знание ПО для геологоразведки;
• опыт управления процессами нефте- и газодобычи;
• умение быстро осваивать незнакомое оборудование и инновационные технологии.

А вот так выглядит должность «Делопроизводитель» в Корпоративном университете Правительства Нижегородской области.

Советы по итогам

В заключении предлагаем краткий чек-лист для HRD по разработке качественного профиля вакансии.

Список требований представляет собой перечень ключевых навыков матрицы компетенций, учитывающий важные принципы корпоративной культуры и стратегические цели.

При составлении карточки смело обращайтесь за помощью к сотрудникам, работа которых непосредственно соприкасается с обязанностями кандидата: коллегам, подчиненным, экспертам и руководству.

Регулярно проводите оценку эффективности профилей путем анализа удовлетворенности сотрудников в этой должности, показателей их производительности (KPI), скорости закрытия вакансии, фидбэка от руководителей и соответствия стратегическим целям. Большинство метрик удобно оценивать при помощи опросов на специализированных digital-платформах, таких как StartExam.

Регулярно обновляйте данные при смене вектора движения компании, корпоративных правил или запросов руководства.

И самое главное – помните, что какая-то пара недочетов в профиле должности может не просто свести на «нет» его эффективность, но и стать серьезным препятствием на пути достижения бизнес-целей.