Автоматизация HR процессов: с чего начать?

В эпоху развития цифровых технологий люди всё равно остаются ключевым элементом бизнеса. Именно поэтому эффективное управление HR-процессами является одним из центральных направлений развития компании. Современные специалисты в области управления человеческими ресурсами существенно влияют на многие бизнес-процессы, поскольку их функции выходят далеко за пределы традиционных обязанностей.

HR-специалистам необходимо успешно решать срочные задачи, быть в курсе последних тенденций, внедрять современные методы управления персоналом и способствовать формированию положительного имиджа компании. Как правило, имеющиеся ресурсы и традиционные инструменты не всегда справляются с перечисленными задачами.

Сейчас оптимизация деятельности кадровых служб и повышение эффективности управления персоналом обеспечивается посредством внедрения ИТ-решений. Автоматизация HR-процессов освобождает сотрудников отдела кадров от рутинных задач, улучшает деловой имидж работодателя. Самое главное подобрать подходящую систему, которая быстро интегрируется и соответствует требованиям организации. Рассмотрим подробнее, как автоматизировать управление кадрами и выбрать подходящие инструменты.

Как автоматизировать HR-процессы в компании

Автоматизация HR-процессов – это интеграция информационных высоких технологий в сферу управления персоналом. Она способствует ускорению процессов принятия решений и снижению вероятности ошибок, связанных с фактором человеческого вмешательства. В итоге организации могут существенно сократить временные и денежные ресурсы на управление кадровым составом, а также повысить уровень эффективности деятельности HR-отделов.

Преимущества автоматизации:

• упрощение и ускорение проведения повседневных задач;

• повышение эффективности функционирования отделов кадров;

• увеличение у персонала уровня лояльности и степени удовлетворённости работой;

• повышение узнаваемости бренда компании на рынке труда;

• эффективное планирование бюджета на персонал;

• повышение качества отбора и найма сотрудников;

• улучшение обучающих программ.

Внедрение автоматизации освобождает примерно 40% трудового времени HR-специалистов. Это означает, что эти специалисты могут направить больше своих усилий на стратегически важные задачи, такие как подбор, обучение, разработка систем мотивации и т.д.

Автоматизировать HR-процессы в компании необходимо в следующих случаях:

• рутинные задачи занимают больше половины трудового времени кадровиков;

• отдел не справляется с объёмом работ;

• регулярные ошибки и недочёты вследствие недостатка ресурсов;

• трудности с распределением средств на различные корпоративные мероприятия.

Современные IT-решения позволяют автоматизировать рекрутинговые операции, документооборот, анализ производительности сотрудников, контроль выполнения задач, мониторинг прогресса обучения, разработку курсов и тренингов, проведение опросов и тестирования, график отпусков, расчёт оплаты труда, формирование отчётов и управление персональной информацией.

Автоматизация кадровых операций происходит в несколько этапов:

1. Анализ текущих проблем в HR-процессах, постановка целей и выявление потенциальных рисков.

2. Разработка детального технического задания.

3. Выбор подходящего инструмента.

4. Установка ПО, запуск системы.

5. Настройка параметров в соответствии с требованиями компании и их последующая корректировка.

6. Проведение обучения среди работников для эффективного освоения инструмента.

После освоения HR-менеджерами программы, они приступают к активному использованию системы. В первую очередь сотрудники назначают собеседования и систематизируют информацию о персонале в едином пространстве. В связи с потенциальным развитием и расширением компаний, ПО постоянно обновляется. Как правило, производители предоставляют возможность подписки и технической поддержки для обеспечения постоянной актуальности системы.

Платформа для автоматизации HR-процессов

В настоящее время существует большое количество IT-инструментов для автоматизации кадровых операций, которые облегчают деятельность сотрудников отделов кадров.

• Система управления персоналом (HRMS) – программное обеспечение, с помощью которого можно осуществлять комплексный контроль за кадровыми операциями, включая отслеживание занятости, количество рабочих, выходных, отпускных и праздничных дней, а также прочие параметры.

• Информационная система управления персоналом (HRIS) – платформа, предоставляющая сведения о численности работников, текучести кадров и т.д. Позволяет выявлять и устранять пробелы в рабочей силе.

• Система управления претендентами на должность (ATS) – программа для подбора кандидатов на рабочее место.

• Система управления обучением (LMS) – платформа, которая дает возможность персоналу проходить образовательные курсы, тренинги с целью повышения квалификации и развития талантов. Позволяет компании мониторить результаты.

• Система отслеживания рабочего времени (TMS) – ПО, которое выполняет контроль временных ресурсов и позволяет регулировать графики работ.

• Система управления обратной связью (EFMS) – платформа, предназначенная для улучшения рабочей обстановки и повышения мотивации сотрудников. Позволяет выполнять сбор отзывов и комментариев персонала о начальстве и деятельности организации и оценивать такие показатели, как лояльность, удовлетворённость и вовлечённость персонала.

• Система автоматизации документооборота (EDMS) – IT-решения, посредством которых можно создавать, обрабатывать, хранить, искать и передавать документы и прочие данные в электронном виде.

• HR-боты – удобный сервис, позволяющий автоматизировать набор и сопровождение персонала. Эти виртуальные помощники проводят собеседование, облегчают адаптацию сотрудника на новом месте и выполняют другие рутинные задачи.

• Система управления карьерой (CMS) – платформа, которая помогает осуществлять планирование карьерного роста сотрудников.

• Система управления льготами (BMS) – программа, реализующая контроль медицинского и социального обслуживания персонала.

• Система управления производительностью труда (PMS) – платформа, которая позволяет анализировать и регулировать уровень производительности.

• Системы управления расходов на сотрудников (PCMS) – программа, предназначенная для оптимизации затрат на привлечение кадров, оплату труда, соцвыплаты, финансовое стимулирование, улучшение рабочих условий и других задач.

Выбор конкретной платформы для автоматизации HR-процессов зависит от размера компании, специфики деятельности и численности сотрудников. Внедрение большого количества решений лишь усложнит деятельность отдела кадров. Одни системы могут быть не совместимы, а другие попросту бесполезны. К тому же каждая программа требует регулярного обслуживания.

Среди широкого разнообразия узконаправленных и комплексных программных продуктов следует отдавать предпочтение проверенным решениям, которые позволят оптимизировать наиболее трудозатратные процессы конкретной организации. Самими востребованными системами являются программы управления кадровой информацией, документооборота и образовательные платформы.

Система автоматизации HR-процессов

Рассмотрим особенности систем автоматизации HR-процессов в соответствии с концепцией Employee Journey Map. EJM – это инструмент, который визуально отображает весь карьерный путь сотрудника: с момента его принятия на работу до завершения трудовых отношений. Эта карта содержит детальную информацию о ключевых моментах и основных проблемах перехода работника от одной стадии к другой, а также особенности взаимодействия с компанией.

1. Поиск и подбор кандидатов. На первоначальном этапе будут полезны ATS-программа и HR-бот. Система быстро и качественно отсортирует и подберет резюме специалистов исходя из параметров, установленных работодателем. Боты проведут собеседование отобранных претендентов на должность и ответят на их вопросы.

2. Адаптация персонала. С приспособлением новых работников к условиям работы успешно справляются боты. Они посвящают новичков в корпоративную этику и знакомят их с особенностями компании. Для отслеживания результатов онбординга и получения обратной связи рекомендуется применять специализированные сервисы. Некоторые компании реализуют адаптацию сотрудников в игровой или интерактивной форме. Внедрение комплексной HRM-системы облегчает этот этап, поскольку она автоматически выстраивает план адаптации и вводит сотрудника в суть работы.

3. Мотивация и заинтересованность работой. Для оценки уровня мотивации и вовлечённости сотрудников следует пользоваться онлайн-сервисами с опросами. Подобные платформы автоматически обрабатывают полученные данные, создавая удобные отчеты, что позволяет экономить время HR-специалистов и руководства. Затем требуется лишь проанализировать результаты и разработать стратегию внедрения изменений.

4. Обучение и профессиональное развитие. На этом этапе зачастую используются системы управления обучением (LMS) и карьерой (CMS) в сочетании. Это позволяет организовывать учебные курсы и практические занятия, управлять процессом и сразу отслеживать прогресс. Полученные знания и навыки сотрудники используют для продвижения по службе.

5. Увольнение. При уходе с работы сервисы опросов позволяют узнать причины увольнения и мнение сотрудника о компании, как о бывшем работодателе. Эти сведения необходимы для улучшения бизнес-процессов организации, сокращения текучести кадров в дальнейшем.

HR-платформа StartExam

HR-платформа StartExam – это единая система для подбора, оценки компетенций и развития персонала. ПО позволяет выяснить эффективность обучения и провести опрос вовлечённости. С помощью StartExam можно определить сильные и слабые стороны каждого работника, выявить таланты, установить карьерные цели и осуществлять контроль за их достижениями. Платформа разработана российскими программистами, работает на любом типе устройств. У каждого сотрудника есть персональный кабинет, где хранятся его личные результаты тестирования, опросов и т.д.

Автоматизация HR-процессов с помощью облачной платформы StartExam позволит компании оптимизировать рутинные задачи отдела кадров. Платформа охватывает все этапы управления персоналом: начиная от найма и заканчивая управлением талантами. Она способствует выявлению и привлечению выдающихся специалистов, развитию и укреплению кадров внутри организации, а также максимально вовлекает их в достижение стратегических целей компании.