Характеристика на сотрудника с места работы: как правильно написать [образцы]
Если сотрудник планирует устроиться в другую компанию, поступить на альтернативную гражданскую службу, пройти МСЭ или взять ребенка под опеку, скорее всего, он обратится к вам за характеристикой. Подойдите к ее составлению ответственно, ведь за сухими строчками может стоять судьба человека — его карьерные перспективы, здоровье или возможность обрести семью.
Меня зовут Анжелика Калашникова. Я HR-эксперт, директор по персоналу, автор книги «Искусство управления карьерой» и телеграм-канала «Калашникова в деле». В статье расскажу, как подготовить документ, который станет надежной поддержкой для сотрудника и защитой для работодателя.
Что такое характеристика и когда она нужна
Характеристика — это официальный документ, в котором компания фиксирует, как долго человек работал, а также какие положительные и отрицательные качества он ярко проявил за указанный период. Запрашивают ее в разных ситуациях и с разными целями, например:
- Новый работодатель. Чтобы получить стороннее мнение о навыках и сильных сторонах будущего сотрудника.
- Органы власти. Для представления сотрудника к государственной награде или поощрению от муниципалитета или министерства.
- Учебные заведения. Чтобы оценить успехи студента после прохождения практики.
- Спортивные организации. Для ходатайства о включении в сборную, представления к награде или присвоения спортивного звания.
- Банки и кредитные организации. Для оценки благонадежности и финансовой стабильности клиента при оформлении крупных кредитов, ипотеки или при рассмотрении заявки на аренду банковской ячейки.
- Консульства и посольства. Для получения визы, особенно долгосрочной (рабочей, студенческой) или вида на жительство, когда необходимо подтвердить социальный статус, род занятий и репутацию заявителя.
- Судебные и правоохранительные органы. В качестве характеризующего материала по уголовному или административному делу (как со стороны обвинения, так и защиты), для условно-досрочного освобождения (УДО) или при решении вопросов об опеке и попечительстве.
- Военкоматы. Для распределения призывника в определенные рода войск или для поступления в военное учебное заведение, где важны личностные качества и дисциплина.
- Профессиональные ассоциации. Для вступления в организацию, получения сертификации или номинации на премию.
- Адвокаты и нотариусы. В рамках наследственных дел или других юридических процессов, где требуется подтверждение личных качеств и отношений человека.
- Для внутреннего использования в организации. При рассмотрении вопроса о повышении, переводе на другую должность, направлении на обучение за счет компании или для объявления благодарности.
Сотрудник может запросить характеристику либо устно, либо письменно — в свободной форме, если в организации нет своей формы заявления. Всё зависит от внутренних правил — в крупных компаниях с отлаженными процессами и строгим документооборотом такой запрос обычно нужно оформлять письменно.
Организация, в свою очередь, следует внутренним регламентам регистрации и визирования заявления, но выдать готовый документ она должна в течение трех рабочих дней — это стандартный срок для выполнения простых запросов от сотрудников.
Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче этого документа (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Характеристику на сотрудника с места работы может готовить специалист кадровой службы, секретарь-референт или непосредственный руководитель сотрудника — в зависимости от оргструктуры и распределения обязанностей.
Как правильно написать характеристику на сотрудника
Хорошая характеристика строится по принципу «от общего к частному». Сначала идут базовые факты о сотруднике, затем — развернутая оценка его качеств. Причем содержание этих блоков лучше адаптировать под цель запроса: для суда нужны одни акценты, для награждения — другие.
Поскольку характеристика должна отражать объективную картину — как сильные стороны, так и слабые, — любые негативные моменты требуют документального подтверждения. Речь идет не только о профессиональных недочетах, но и о нарушениях внутренних правил или норм корпоративной этики.
Например, если сотрудник получил взыскание в виде замечания, и оно было оформлено по всем правилам, то эту информацию нужно включить в характеристику — обязательно со ссылкой на номер и дату изданного приказа и акта о дисциплинарном проступке.
Блок 1. Данные сотрудника
В самом начале документа напишите фамилию, имя и отчество сотрудника, дату его рождения, а также информацию о работе в компании: дату приема, должность и данные о внутренних переводах — когда были, на какие позиции. Это просто сухие факты.
Содержание следующих разделов напрямую зависит от того, куда вы готовите характеристику. Например, для спортивного клуба логично сделать акцент на волевых качествах: настойчивости, трудолюбии, умении быстро принимать решения. Если речь идет о тренере, добавьте навыки организации мероприятий и командной работы.
Блок 2. Профессиональный — hard skills
Опишите, что сотрудник умеет делать на профессиональном уровне. Перечислите курсы повышения квалификации, которые он освоил. Объем информации зависит от цели документа: для государственных наград укажите сертификаты и дипломы, полученные за весь период работы (это требование обычно прописано в методических рекомендациях). В остальных случаях достаточно данных за последние 1–2 года.
Покажите, как росло мастерство сотрудника: что нового специалист внедрил в работу предприятия, какие методы использует — современные или проверенные временем. Опишите, задачи какого уровня сложности он может выполнять — это поможет получателю характеристики оценить его реальную квалификацию.
Блок 3. Личностный — soft skills
Этот блок не менее важен — он показывает, какой ваш сотрудник как человек. Грамотно описанные личностные качества могут сказать о нем больше, чем список курсов, особенно если полученные знания не применялись на практике.
Что отразить в характеристике:
- Особенности коммуникации с руководством, коллегами и контрагентами.
- Реакцию на задачи, соблюдение сроков и действия при угрозе срыва дедлайнов.
- Поведение в дискуссиях и конфликтных ситуациях.
- Способность к самоорганизации — как распределяет задачи, расставляет приоритеты, работает в условиях многозадачности.
- Адаптивность — насколько гибко реагирует на изменения, готов ли осваивать новые методы работы.
- Стремление делиться опытом, помогать коллегам, участвовать в обучении новых сотрудников.
- Инициативность — предлагает ли идеи по улучшению процессов, берет ли на себя ответственность за новые проекты.
- Уровень стрессоустойчивости — как сохраняет эффективность в кризисных или высоконагруженных периодах.
- Лояльность компании — соблюдение корпоративных ценностей, участие во внутренних мероприятиях.
Особенно ценны примеры, когда сотрудник проявил себя нестандартно и принес компании реальную пользу. Опишите конкретную ситуацию, в которой его действия оказали положительное влияние.
Образец характеристики на сотрудника с места работы :
Положительная характеристика на работника [скачать]
Отрицательная характеристика на сотрудника [скачать]
Где брать информацию для характеристики
Данные для первого блока можно взять из личного дела сотрудника, для второго и третьего — у непосредственного начальника. Руководитель знает не только формальные результаты работы, но и то, как сотрудник решает сложные задачи, взаимодействует с командой и проявляет себя в нетипичных ситуациях.
Дополнительные источники :
- Награды и поощрения. Используйте их в соответствующих разделах. Например, благодарность за достижения в работе дополнит информацию о профессиональных навыках, а грамота за победу в турнире по футболу проиллюстрирует личностные качества.
- Системы оценки персонала. Готовый фундамент для характеристики. Такие инструменты как опросы 180, 360, 540°, индивидуальный план развития (ИПР) и матрица 9 box уже содержат структурированные данные о сотруднике: какое место в компании он занимает, какие у него есть сильные и слабые стороны.
На практике системы оценки дают сразу несколько преимуществ: объективность — конкретные оценки коллег и руководителей вместо личных впечатлений, полноту картины — от профессиональных навыков до лидерских качеств, экономию времени благодаря готовым данным и безопасность, поскольку все выводы подкреплены документально.
Важно! В характеристике придерживайтесь только фактов. Это необходимо не только для объективной оценки сотрудника, но и для защиты репутации компании. Если документ будет содержать непроверенную информацию, работодатель может столкнуться с судебным иском о защите чести и достоинства сотрудника.
Что делать, если работник не согласен с характеристикой
Даже если вы подготовили характеристику по всем правилам, может случиться так, что сотруднику не понравится ее содержание. Для начала прислушайтесь к работнику, обсудите с ним, с чем именно он не согласен. Возможно, дело в формулировке или в одном слове, которое его задело. Если правка не искажает общий смысл, внесите корректировки и предоставьте обновленный вариант документа.
Если сотрудник настаивает на удалении конкретных фактов, опирайтесь на документальную базу: результаты оценки, приказы и т. д. Каждую формулировку подтверждайте доказательствами. Например, при указании на низкую вовлеченность в корпоративную жизнь приведите:
- список участников мероприятий за последние 6 месяцев;
- фотографии с корпоративных событий;
- комментарии сотрудника о мероприятии во внутренних ресурсах (включая отрицательные).
Когда характеристика основана на объективных данных, объяснить позицию намного проще. Вы не просто высказываете мнение, а ссылаетесь на зафиксированные факты, и это снижает эмоциональное напряжение в диалоге.
