Разработка системы оценки по KPI в управлении персоналом

Слаженность работы сотрудников во многом зависит от мотивации (оплачиваемой и неоплачиваемой). Для контроля эффективности работы персонала в 1932 году французским ученым Ж.Л. Мало была придумана отдельная стратегическая модель. На протяжении века она видоизменялась, совершенствовалась. Сегодня многие крупные организации внедряют разработку для достижения стратегических и тактических целей и задач бизнеса.

В данной статье подробно рассмотрены KPI — ключевые показатели эффективности персонала, а также преимущества и недостатки системы, виды и параметры внедрения.

Что такое KPI?

Прежде чем перейти к разработке системы эффективности, необходимо разобраться: KPI – что это? 

KPI (аббревиатура с англ. Key Performance Indicator — переводится «ключевые показатели результативности) — оценочная система, включающая количественные и качественные показатели для определения продуктивности, эффективности отдельных сотрудников или отдела, организации в целом.

Во многом позволяет провести отслеживание достижения тактических задач и стратегических целей организации. Обычно это 3-5 сбалансированных показателей, соответствующих должностным обязанностям. Показатель обязательно должен быть исчисляемым, чтобы сотрудник мог самостоятельно понимать, насколько он близок к выполнению. 

Виды ключевых показателей эффективности KPI

По классификации бизнес-консультанта Марины Вишняковой существуют следующие типы:

• По степени приближения к цели — соответствие плану на определённый срок или достижение определённых стратегических задач в указанные дедлайны.

• По процессу — как в ходе определённых изменений менялась экономическая результативность (процент выручки, получение повышенных доходов и др.)

• По проектам — насколько проект окупил себя, оправдались ли ожидания, как быстро был выполнен в соответствии с планом.

Для руководителя также выделяются 4 типа организационных задач:

1. Результативные — определение числа продаж или заключенных договоров на определённый срок (месяц, квартал, полгода, год). Это одна из самых больших по критериям группа.

2. Качество процессов — насколько качественно справляется сотрудник? Успевает ли обработать по схеме все поступающие заявки? Какой процент из общего количества оканчивается заключением сделки?

3. SMART-задачи — планирование деятельности, распределение собственных ресурсов.

4. Соблюдение общих регламентов — степень выполнения сотрудником инструкций, требований, количество опозданий или нарушений.

Все индикаторы для сотрудников должны быть максимально реалистичными и правдоподобными. Постепенное увеличение чаще приводит к устойчивым результатам, чем непомерные задачи, которые будут дестабилизировать ситуацию в компании.

Существует также отдельная цель оценки компетенций на трёх уровнях:

1. Эффективность трудовой деятельности каждого сотрудника в соответствии с его обязанностями, компетенциями.

2. Производительная норма отделов, подразделений, цехов.

3. Итоговые данные для организации: выполнение планов, стратегических целей, поставленных на определённый срок. Выявление необходимости реструктуризации, изменения бизнес-плана, стратегии и тактики.

Весь цикл задач должен быть иерархически распределён. Ежедневные задачи, выполняемые разными отделами (нижний уровень), ведёт к осуществлению главной стратегической цели (верхний уровень) — допустим, увеличить за год продажи на 10%.

Самая гибкая система тестирования сотрудников Попробовать бесплатно

Чем KPI отличается от OKR

При выборе системы оценки возникает логичный вопрос: OKR и KPI — в чём разница? OKR представляет собой систему по управлению проектами. Так чем отличается OKR от KPI? Главное отличие в том, что премии, вознаграждения выплачиваются при успешном завершении проекта. При этом основой измерения является не числовой показатель, а качественный. Это две разные системы, каждая из которых имеет преимущества и недостатки. 

KPI в сфере управления персоналом

Во многих компаниях оправдан ввод KPI в сфере управления персоналом. Эту проверку должен проводить сам управляющий, чтобы выяснить эффективность кадровиков.

Критериями проверок по принципу служат:

• кол-во закрытых вакансий в определённый срок, подбор сотрудников; 

• документооборот, связанный с кадрами — выполнение в обговоренные дедлайны; 

• число уволенных сотрудников;

• количество лиц, прошедших обучение по повышению квалификации. 

Основа оценки работы кадрового отдела заключается в том, что они формируют общее настроение в коллективе, распределяют обязанности, налаживают взаимосвязи между подчинёнными. Если кадровый HR, то возникают сложности в понимании должностных обязанностей.

Метод оценки сотрудников в организации по KPI

Оценка сотрудников по KPI производится в основном по системе баллов. Если сотруднику по чек-листу удалось набрать определённое количество баллов в указанный срок, то ему выплачивается премия. Следует разработать систему баллов, в которой учитывается не только количество, но и качество. 

Метод KPI оценки персонала должен решать определённую стратегическую цель. Чтобы проверить, насколько выбранные показатели помогают бизнесу, рекомендуем ответить на вопрос да или нет:

• Индикатор помогает реализации цели? 

• Контролируем ли показатель деятельностью? 

• Можно ли его измерить количественно? 

• Понятен ли показатель исполнителю без лишних объяснений? 

• Есть ли в компании возможность оценить, провести анализ данного показателя? 

• Релевантен ли показатель? 

Если ответов «нет» больше, то этот показатель желательно не использовать, так как он будет затруднять работу персонала.

KPI как инструмент мотивации персонала

Мотивирующие аспекты сильно влияют на выручку компании. KPI и мотивация персонала напрямую связаны, так как часто премиальные выплаты назначаются при выполнении определённых показателей.

KPI как инструмент мотивации персонала может иметь следующие критерии:

• Регулярные премии (при выполнении или перевыполнении плана, достижении личных показателей).

• Нерегулярные премии — завершение проекта, проявление инициативы, положительно повлиявшей на успех всей компании.

• Баллы — накопительная система, ведущая в дальнейшем к росту по карьерной лестнице, повышениям.

• Нематериальные — благодарственные письма, участие в обучении, конференциях.

Мотивационные выплаты должны проводиться и в отделах кадровой службы и административных отделах. Система мотивации персонала KPI не должна ограничиваться только отделом продаж или другими производственными подразделениями. Ведь если кадровики и администраторы правильно сумели организовать бизнес-процессы, выстроить эффективную систему взаимодействия и решения задач, то оставлять их без награды и мотивации несправедливо. В дальнейшем это может привести к ухудшению ситуации, потере мотивации среди кадровиков. 

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Как разработать систему KPI для сотрудников

Разработка KPI для сотрудников должна проводиться индивидуально, в зависимости от сферы деятельности компании, конкретных компетенций персонала, положения среди конкурентов.

Предлагаем простой универсальный алгоритм, как разработать KPI для сотрудников: 

• Первый этап — сбор личных дел, карточек сотрудников. 

• Второй этап — распределение обязанностей по должностным инструкциям, выделение 3-5 показателей по работе, помогающих в решении стратегической цели компании. 

• Третий этап — обсуждение реальности задач, сроков с сотрудниками. Определять планы, проводить согласование премиальных (процентов) по итогу в соответствии со степенью выполнения.

• Четвертый этап — формирование чек-листов с отметками.

• Пятый этап — контроль сдачи (промежуточный, контрольный). 

• Шестой этап — назначение премий сотрудникам при помощи приказов и подтверждающих документов. 

Важно обговаривать заранее условия с сотрудниками, собирать плановые групповые переговоры, обсуждения или личные беседы.

Преимущества и недостатки использования

Перед внедрением данной системы необходимо оценивать преимущества и недостатки KPI. Это поможет понять, насколько она подходит для реализации в компании.

Основными преимуществами KPI считаются:

• эффективность работников возрастает в среднем на 20-30%; 

• у работников появляются приоритеты в выполнении определённых задач, работа структурируется; 

• повышается мотивация к выполнению сложных и трудозатратных проектов; 

• понятные мотивы для выплаты премии или процента, справедливость в расчёте; 

• быстрое выявление проблем и возможность совершенствования рабочих процессов;

• понятная оценка эффективности сотрудников и возможность формирования рейтинга; 

• здоровая конкуренция; 

• привлечение и улучшение условий труда профессионалов в собственной отрасли;

• улучшение показателей отдела.

К минусам системы относят:

• продолжительность ввода; 

• негативная реакция со стороны сотрудников, так как система непривычная, необходимость в адаптации под новые условия; 

• не все ключевые показатели измеримы на количественном уровне, поэтому возникают трудности в оценке; 

• большой фронт работы для кадровика, связанный с необходимостью детально описывать каждый показатель; 

• при большом количестве сотрудников увеличивается нагрузка на HR, требуется расширение отдела для получения полноценной проверки. 

Таким образом, KPI, как и любая система оценки эффективности, имеет свои достоинства и недостатки. Перед внедрением обязательно нужно изучить все стороны вопроса, так как ввести на тестирование столь масштабную систему затруднительно. Только после оценки всех «за» и «против» рекомендуется переходить на новую систему оценки и мотивации сотрудников.