АСГ и StartExam: как автоматизировать все процессы и расширить формат оценки сотрудников

О компании: «Алкогольная Сибирская Группа» (АСГ) — один из крупнейших производителей крепкого алкоголя в России, входящий в тройку лидеров рынка. Помимо производства, компания успешна и как дистрибьютор, в портфеле которого более 600 товарных позиций. Количество сотрудников – около 1600 человек.

Предыстория

В компании ежегодно проводится оценка 700 сотрудников – это руководители всех уровней и рядовые специалисты – не участвуют только сотрудники складов, рабочие и торговые представители.

В рамках ежегодной оценки обсуждаются результаты прошлого года, уровень развития корпоративных компетенций, карьерные планы сотрудников и формируются индивидуальные планы развития (ИПР). Также раз в полгода проводятся промежуточные сессии для понимания, все ли движется в нужном направлении.

Раньше оценка проводилась в формате 180 градусов, то есть самооценка сотрудника и оценка со стороны руководителя. Больше никого не вовлекали, только если руководители не запрашивали дополнительную обратную связь у ключевых внутренних бизнес-заказчиков. На основании этой информации проводились сессии обратной связи.

На каждого сотрудника необходимо было заполнить по три бланка – для оценки компетенции, оценки результативности и ИПР, далее документы по мере готовности отправлялись HR-бизнес-партнерам, которые вручную сводили все данные в единый файл.

Ключевым толчком для изменений стало то, что в компании началась автоматизация HR-процессов: подбор, обучение, и было понимание, что в оценке она также требуется, чтобы уйти от заполнения файлов вручную, сократить временные затраты и начать проводить весь процесс оценки в единой системе.

Сотрудничество со StartExam

Основной задачей было автоматизировать весь процесс, чтобы у сотрудников был единый личный кабинет, где есть вся информация, чтобы руководитель видел и свои результаты, и результаты команды. Для HR было важно видеть все отчеты по компании, ИПР, статистику, статусы заполнения опросников.

Второй запрос компании заключался в расширении оценки, то есть сделать ее не 180 градусов, а добавить оценку подчиненных, коллег и сделать полноценную оценку 360, что невозможно осуществить без автоматизации.

Помимо базового наполнения функционала платформы были реализованы следующие доработки:

1. Вкладка «Карьерные планы» в формате анкеты, чтобы сотрудники могли зафиксировать свои планы будущего развития внутри компании. Эти данные также фиксируются в общем отчете по компании, поэтому в будущем можно вернуться к этому сотруднику либо для проведения карьерной консультации, либо для помощи с корректировкой ИПР под новую для него должность.

2. Изменения в опроснике: помимо оценки компетенции добавилась оценка результативности по 5-балльной шкале, появились дополнительно открытые вопросы для оценки со стороны коллег, чтобы они могли поделиться в свободной форме своими рекомендациями по развитию сотрудника.

3. Возможность редактировать ИПР, поскольку за год может многое измениться, одни проекты теряют актуальность и их нужно отменить, другие – приобретают особенную ценность. В ИПР важно это отразить.

На самом деле сотрудники очень сильно ждут сессии обратной связи с руководителем, чтобы обсудить результаты, пути развития. Ценность обратной связи для них очень важна. Помимо создания единой платформы и автоматизации 360 было желание изменить отношение к самой оценке, то есть увеличить вовлеченность, добавить позитива, чтобы упростить жизнь и сотрудникам, и руководителям. В итоге показатель удовлетворенности от оценки стал выше.

Следует отметить, что до автоматизации процесса была также выполнена большая работа по обновлению модели компетенций согласно новым бизнес- и HR-вызовам. В итоге сформировалась модель компетенций из шести корпоративных, которые должны быть свойственны всем сотрудникам, и трех менеджерских компетенций для руководителей. Также выборочно для некоторых сотрудников дополнительно были добавлены функциональные компетенции.

Для ИПР обычно рекомендуется брать около двух компетенций в развитие. Чаще всего выбирают те, которые западают у сотрудника по итогам оценки, при этом можно выбрать и сильные стороны, которые повысят результативность, эффективность сотрудника. Эти компетенции обсуждаются вместе с руководителем на сессии обратной связи, и путем такого согласования определяется, что сотрудник берет себе в развитие.

Также система позволяет добавлять в ИПР учебные материалы, которые есть у компании на портале, собственные электронные курсы, видеолекции, ссылки на внешние источники, то есть возможность формировать библиотеку учебных материалов на каждую компетенцию.

При участии StartExam «АСГ» открыла для себя менторство как одно из новых направлений развития сотрудников. В ИПР в блоке работы с наставниками и менторами предусмотрена возможность подать заявку на ментора либо найти людей, которые хотят с ними поработать. Есть возможность посмотреть, кто самый востребованный эксперт в отдельно взятой области, что помогает создавать пары менторов и менти под конкретную компетенцию, поэтому направление менторства в компании планируется активно развивать.

Модель компетенции — это внутренняя ДНК компании. Сотрудники развиваются практически каждый день в условиях новых задач, проектов, внутренних переводов и перемен в функционале. Очень важно отслеживать этот процесс и динамику – так можно понять, как себя чувствует команда, насколько она профессиональна и в каких-то областях. Все это позволяет понять, как и в какие сроки компания сможет достичь своих целей.

Результаты опроса представляют собой ценность не только для компании, но и для самих сотрудников.

Им очень важно видеть, что пишут коллеги, поэтому к каждому вопросу по оценке компетенций обязательно предусмотрены открытые комментарии, где можно зафиксировать примеры проявления этой компетенции, а также слова благодарности. Такая обратная связь очень помогает понять, что стоит развить в себе, чтобы стать еще более эффективным. Наш основной посыл сотрудникам, кто заполняет опросники: «Помоги сотруднику развиться, не стесняйся, поделись своей обратной связью».

Блок функционала платформы «1-to-1» на текущий момент используется в компании не так активно, но он позволяет сформировать ИПР для тех сотрудников, кто не проходил цикл оценки.

Система предполагает, что можно запланировать руководителю встречу с сотрудником, чтобы обсудить видение и области развития сотрудника, на которые стоит сделать акцент в этом году. После проведения встречи и на основании информации в системе сотрудник может сформировать свой ИПР. Так получается, что он не привязан к результатам оценки, и при этом у него есть ИПР.

Помимо составления ИПР «1-to-1» можно также использовать для дальнейших промежуточных встреч по оценке прогресса результативности сотрудника и исполнения ИПР.

Обратная связь

На этапе выбора провайдера мы обращалась к клиентам StartExam с вопросами об опыте использования Upway и получила самые позитивные отзывы, что очень нас воодушевило.

«АСГ» отмечает двустороннюю заинтересованность в развитии продукта, готовность StartExam реализовывать доработки, создавать и улучшать продукт.

86% сотрудников компании отметили удобство работы с приложением на 9,5 баллов из 10. 80% сотрудников отметили, что процесс ежегодной оценки заметно улучшился.

Нам нравится, что в этом году появилась возможность, которой мы пока еще не воспользовались – самостоятельного администрирования процесс, кому-то что-то еще назначить. Я думаю, что это тоже будет очень удобно в следующем цикле. Очень нравится, что коллеги из StartExam заинтересованы в развитии продукта вместе с нами – всегда удается найти определенный компромисс. И видно, что продукт развивают и без нашего участия, происходят позитивные изменения. Взаимное желание развиваться, конечно же, очень приветствуется.