Как провести выходное интервью при увольнении сотрудника

В статье рассмотрим цели интервью, перечень вопросов, которые задают во время встречи, правила составления анкеты. Расскажем про этапы прощальной беседы и методики оценки результатов, а также о том, как правильно выбрать работника, который не справляется со своими обязанностями, и должен быть уволен.

Что такое exit-интервью?

Exit интервью (или выходное интервью при увольнении) — это беседа между представителем HR-отдела и работником, который планирует уйти из компании, или уже подал заявление на увольнение. Беседу проводят чаще с теми, кто самостоятельно решил уйти, чтобы узнать причины этого шага. С теми, кого увольняют в принудительном порядке, тоже беседуют. Сделать это бывает сложно, так как насильно увольняемые employee (служащие) враждебно настроены к представителям предприятия, разговаривать не хотят. Только опытный эйчар может найти подход ко всем категориям увольняющегося персонала.

Целью интервью является выяснение причин, по которым персонал покидает компанию. Если заявление составлено самостоятельно, а работник нужен коллективу, в задачи кадровика входят выяснение и устранение причин, вызвавших негативную реакцию с его стороны. Если сотрудник желает создать вокруг увольнения скандал, и начинает шантажировать работодателя, специалист должен сгладить острые углы, предложить расстаться мирно. В противном случае обиженный человек создаст предприятию плохую репутацию.

Управление персоналом - задайте вопрос специалисту и получите демо-доступ в систему тестирования

Оставить заявку

Зачем проводить?

Когда вы общаетесь с человеком, который собирается уйти из компании по своему желанию или под нажимом, вы одновременно решаете несколько проблем:

• выясняете, есть ли шанс сохранить сотрудника, или конфликт достиг безвозвратной точки;

• предотвращаете развитие конфликта, мирное расставание с персоналом — залог устойчивого положения предприятия в конкурентной среде;

• способствуете пониманию проблем, которые давно не решаются.

Цель выходного интервью — наладить контакт с работником в присутствии его руководителя и представителя отдела кадров. На встрече выясняют, какие ошибки допустили стороны, какие проблемы не были решены вовремя. На встрече сотрудник может получить встречное предложение, которое его заинтересует. По опыту агентств, занимающихся кадровыми вопросами, нежелание увольняющихся людей общаться с кадровыми отделами связано с неумелой работой последних.

Вопросы для выходного интервью при увольнении сотрудника: анкета увольняющегося сотрудника

Вопросы для выходного интервью при увольнении лучше составить заранее, разберём примеры.

1. Назовите причину ухода.

Ответы будут разными, как и причины, его вызвавшие: найдено лучшее место по рабочей профессии, запланирован переезд в другой город, начались проблемы с начальством и т.д. Впоследствии на основе ответов интервьюируемых создают базу данных и выделяют частые причины увольнений.

2. В какой момент пришло решение покинуть предприятие?

Вопрос помогает найти точку выгорания, определить, что стало толчком принятия решения, просчитать время, на протяжении которого человек искал новую работу.

3. Просто или сложно прошла адаптация в качестве новичка?

Ответ позволит понять, насколько хорошо функционирует система адаптации, и при необходимости исправить недочёты.

4. Кем вы восхищаетесь в коллективе?

Сотрудник может назвать имена руководителей или коллег, определить неизвестные для эйчара характеристики отдельного работника.

5. Был ли полезным опыт работы в компании?

Таким образом выясняют ценности, которые остались дороги бывшим служащим.

6. Будете ли вы рекомендовать фирму знакомым?

Вопрос важен, так как уволившийся человек является источником информации для претендентов на места в компании. Его мнение может стать решающим для новичков.

Перечислены стандартные вопросы, перечень расширяют в зависимости от обстоятельств увольнения. Можно спросить, что человек думает о содержании офиса, корпоративной культуре, графике работы, расположении офиса и т.д.

Онлайн система тестирования сотрудников от StartExam

Попробовать бесплатно узнать подробнее

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо к exit interview не обязательный, но желательный документ. В нём должна быть собрана информация о человеке, который пожелал покинуть организацию. Важные сведения можно взять из соцсетей, личного дела, резюме, поговорить с коллегами или руководителем. Письмо поможет понять характер человека и правильно выстроить беседу, чтобы она была полезной всем сторонам кадровых процессов.

Этапы проведения прощального интервью

Интервью пройдёт результативно, если следовать этапам его проведения.

1. Подготовка вопросов, темы которых зависят от положения сотрудника в компании, причин увольнения, других критериев.

2. Выбор места беседы. Не стоит сообщать о нем ультимативно, лучше вместе решить, где удобнее встретиться.

3. Создать располагающую к себе атмосферу: поблагодарить за работу, задать пару отвлечённых вопросов.

4. Следующий этап зависит от настроя работника, если настрой лояльный, можно доверительно поговорить, если враждебный, лучше предложить заполнить анкету.

5. На завершающем этапе нужно постараться сохранить с человеком, покидающим компанию, добрые отношения, пожелать ему успехов.

6. В итоге информацию, полученную на интервью, следует перепроверить и сделать для себя выводы.

На вопрос, когда и как провести выходное интервью, опытные эйчары отвечают, что лучше это сделать, когда у человека на руках уже оказалась трудовая книжка, тогда он сможет открыто поговорить с оппонентом.

Как убедить сотрудника пройти анкетирование

Если персонал обижен на компанию, то убедить людей подробно рассказать о своём решении непросто. Желательно созвониться с увольняющимся человеком заранее, прислать ему электронное письмо или сообщение в мессенджере, чтобы рассказать о важности предстоящего разговора. Аргументация должна быть проста и понятна оппоненту: новые предложения по работе, интерес к его персоне, труду, отношению к коллективу. Человек должен почувствовать себя нужным, тогда он вдумчиво заполнит анкету выходного интервью. 

Пример

Приведём пример exit-интервью. Заявление на увольнение подал сотрудник отдела доставки магазина Андрей Н. С ним было проведено интервью, в результате которого представителя отдела удалось вернуть на рабочее место. Во время опроса выяснилось, что Андрею не помогают в оформлении документов, он задерживается на работе допоздна, его коллеги уходят раньше. Андрей был лишён квартальной премии. На повторную беседу вызвали начальника отдела, с ним уладили проблемы. Андрею выделили помощника, на 10% повысили оклад, он решил остаться.

Как использовать результаты опроса

Результаты не должны оставаться без внимания. Выходное интервью или опрос проводятся, чтобы улучшить положение организации в конкурентной среде. Закономерности, выявленные в результате exit-интервью, подскажут, что нужно улучшить. Улучшения обычно требуют процессы набора и адаптации, обучения и раскрытия способностей персонала. Нередко внимание следует обратить на оплату и условия труда, другие факторы. Результаты прощальных опросов в обязательном порядке доносят до руководителей, которые обязаны принять решения.

Как провести оценку и выбрать сотрудника на увольнение

У кадровиков часто возникает вопрос, как выбрать, кого уволить в первую очередь. Оценка действий персонала во время интервью поможет сделать процесс увольнения персонала эффективным. Из опыта известно, что нужно увольнять людей, не приносящих фирме результатов, работающих спустя рукава, разносящих сплетни и слухи. Безалаберному, пессимистичному и болтливому персоналу также не место в развивающейся фирме. Критерии увольнения работника можно составить на exit-интервью.