Мелитэк и StartExam: как прислушиваться к сотрудникам и постоянно оптимизировать бизнес-процессы

Время чтения: 9 минут
Дата публикации:
Мелитэк и StartExam: как прислушиваться к сотрудникам и постоянно оптимизировать бизнес-процессы
Поделиться:

Содержание статьи

В последние годы компания Мелитэк активно росла, и в какой-то момент постоянный сбор фидбека от команд стал необходимостью. Рассказываем, как компании удалось услышать сотрудников и улучшить бизнес-процессы. 

О компании: Мелитэк — крупнейший отечественный поставщик исследовательского оборудования и сервисных услуг. Офисы компании открыты в 3 регионах России, а дилерская сеть развёрнута в 10 городах по всему СНГ.

Почему в Мелитэке решили собирать фидбек от сотрудников

Мелитэк существует уже больше 20 лет, при этом многие сотрудники работают в компании если не с основания, то, по крайней мере, очень продолжительное время. Штат за последние годы вырос с 80 до 110 человек, причём все сотрудники распределены по небольшим командам — всего их больше 20. 

Для того чтобы улучшить синхронизацию коллектива, в Мелитэке решили  собирать у сотрудников обратную связь — предложения, как можно было бы упростить совместную работу и сделать её ещё эффективнее.

Эти предложения нужно было систематизировать, организовать их постоянный сбор, наладить контакт с руководителями. И, конечно, начать реализовывать!

Чтобы решить эту задачу, в Мелитэк начали поиск автоматизированной системы для опросов сотрудников. И остановили свой выбор на StartExam.

В первую очередь, мы были приятно удивлены вашей оперативностью. Я связалась с вами, и мы сразу в моменте настроили первый список сотрудников, сделали по нему тестовую рассылку. Потом я ещё полгода получала предложения от других компаний, а у нас с вами к тому моменту прошло уже три опроса — первоначальная задача была давно выполнена, люди начали высказываться. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

Как проходит опрос: 1 месяц и 5 этапов

Одной из причин запуска опроса стала ещё и человеческая психология. Сотрудники зачастую стесняются говорить о тех проблемах, которые возникают из-за работы коллег. Поэтому самые первые опросы проводились анонимно. Но от этой идеи быстро отказались.

Дело в том, что у нас не огромная компания. Да, мы крупный бизнес с большими оборотами, но в самой компании всего 110 человек со всеми филиалами. Получается, что отделов много, но в каждом — небольшое количество людей. И когда опрос был анонимным, мы столкнулись с тем, что начальники догадывались, кто им написал — это было понятно по описанным ситуациям. Плюс люди начинали писать неаргументированные жалобы, типа: «Все поставки за 5 лет плохие, с задержкой». Мне нужно было как-то связать, что за поставки имелись в виду, почему человек так думает. Чтобы это не превратилось в сломанный телефон, мы сделали опрос в форме открытого диалога. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

Опрос проводится раз в квартал, а весь процесс — от сбора фидбека до финальных встреч и постановки задач — занимает около месяца. Сотрудников дополнительно мотивируют премией, её получают авторы самых прогрессивных и полезных предложений.

Расскажем о том, как выстроен весь процесс, поэтапно.

1. Подготовка списков участников

Прежде, чем начать опрос, в Мелитэк обновляют списки респондентов — убирают тех, кто покинул компанию; добавляют закончивших онбординг.

Сотрудникам определяются те отделы, которым они могут оставить фидбек. Это те команды, с которыми происходят самые частые взаимодействия. Если сотрудник хочет что-то предложить в рамках своего подразделения, он просто делает это лично или через руководителя.

2. Рассылка приглашений и напоминаний

После этого каждому сотруднику присваивается свой уникальный идентификатор. По нему они заходят в личные кабинеты, в которые уже загружены опросы по всем необходимым отделам.

У сотрудников есть 5 дней на то, чтобы пройти опрос. Тем, кто не успеет это сделать, отправляются напоминания.

В письме особенно подчёркивают главную цель — оптимизацию всех бизнес-процессов. И просят приводить конкретные примеры, потому что иначе сотрудники пишут довольно абстрактные вещи.

3. Прохождение опроса

Опрос состоит из двух страниц. На первой у респондента спрашивают, есть ли у него предложения или претензии по работе конкретного отдела. Если он отвечает «Нет», опрос заканчивается. Если «Да» — переходит на следующую страницу, на которой может оставить до 5 комментариев.

Нашей компании 22 года, и многие сотрудники работают в ней с самого основания. Возможно, свежий взгляд идёт им на пользу. И люди оставляют очень много искренних благодарностей, приводят конкретные ситуации, когда коллега не формально подошёл к своей работе, а сделал что-то большее. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

4. Обработка фидбека

После того как сотрудники прошли опрос, их ответы собираются в матрицу. Для каждого из руководителей готовится уникальный отчёт — туда попадает фидбек только о работе их отделов. Причём фамилии респондентов скрываются, чтобы избежать субъективности.

5. Принятие решений

Руководители получают отчёты и в течение недели работают с этой информацией:

  • Проставляют статус по каждому запросу — берут его в работу или нет;

  • Оставляют комментарии с объяснениями, почему выбрали именно те или иные проекты;

  • Формируют план — ставят сроки и крупными мазками расписывают, как планируют выполнить запрос.

После этого Ольга организует встречи — координирует начальников отделов и генерального директора. На митингах зачитываются все претензии и предложения, и даже если руководитель команды говорит, что не хочет брать какие-то из них в работу, проводится общий мозговой штурм. И так могут скорректироваться сроки или даже актуальность проектов.

Таким образом, все изменения находятся в зоне ответственности руководителей, и поэтому их выполнение действительно контролируется. А все сотрудники по итогам опроса получают персональный фидбек по собственным запросам.

Первое время приходилось объяснять персоналу, что это не оценка. Чтобы не было итальянской забастовки и агрессии: «Ага, ты нам что-то плохое написал, вот тебе ответка!» Со временем люди стали оставлять реально дельные предложения, которые открывали глаза начальникам отделов. Когда твоя просьба реально выполняется, это очень сильно повышает лояльность к компании и руководству в частности. Многие сейчас даже спрашивают, когда будет опрос, потому что им есть, что написать. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

Итоги: между отделами нет недомолвок, бизнес стал работать эффективнее

По словам Ольги, с момента запуска проекта в 2018 году многие разрозненные бизнес-процессы в Мелитэк соединились воедино.

StartExam дал возможность систематизировать задачи и не дать на них забить. Если мы уже задачу получили, сотрудник всё описал, и мы сами поняли, что для компании это хорошо, то мы уже принимаем её на себя и не можем в какой-то момент сказать: «Ой, что-то не получается». 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

Регулярные опросы позволяют появляться инициативам, которые значительно облегчают работу всей компании. Так, в 2019 году по просьбам сотрудников был введён электронный документооборот — ещё до массового бума.

Во многих отделах удалось исправить систематические ошибки — те, которые повторялись из раза в раз и из года в год.

Часто ещё новенькие приходят в компанию и думают: «Ой, здесь свой устав, я буду молча по нему работать». Благодаря StartExam даже у рядовых сотрудников есть возможность достучаться до руководства. Раньше они не могли пойти напрямую к директору и поделиться идеей. А ведь обычно основная генерация идея «в цехах» и происходит. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

В Мелитэк довольны совместной работой и намерены продолжать проект.

Ваша команда Customer Success безупречна — активна, всегда готова помочь, попробовать совершенно разные подходы. Если вдруг что-то происходит не так, очень быстро нам помогают всё поправить. Мне очень просто общаться с вашей командой. 
Дзарахохова.png
Ольга Дзарахохова руководитель проекта автоматизации в Мелитэк.

Подпишитесь на рассылку от «звёзд» оценки!

Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.

Я прочитал политику обработки персональных данных и даю согласие на обработку своих данных.
Был ли вам полезен материал?
Поделиться:
Продукты для оценки и развития

Повышайте эффективность сотрудников вместе со StartExam

Оценка 360º
Оценка 360º

Выявляйте сильные стороны и точки роста сотрудников по методу 360 градусов.

Система тестирования
Система тестирования

Гибкая платформа для тестирования и оценки знаний с продвинутой аналитикой

Рекомендуемое
Ингосстрах и StartExam: как упростить и сделать обязательными все процессы обучения

Рассказываем, как удобство и простота платформы StartExam сделали обучение в компании обязательным для всех сотрудников и соискателей

Андрей Меньшиков
7 минут
Сбер и StartExam: как повышать мотивацию специалистов и эффективность процессов с помощью корпоративного конкурса

Рассказываем, как Сбер с помощью корпоративного конкурса улучшает бизнес-процессы, находит и взращивает руководящие кадры среди победителей и призеров. 

Сбер и StartExam: как повышать мотивацию специалистов и эффективность процессов с помощью корпоративного конкурса StartExam
6 минут
«АктивБизнес» и StartExam: как отсеять нецелевых соискателей и повысить вовлеченность сотрудников

Рассказываем, как «АктивБизнес» проводит первичную оценку кандидатов без использования ресурсов HR-отдела и поддерживает обратную связь с сотрудниками с помощью StartExam.

«АктивБизнес» и StartExam: как отсеять нецелевых соискателей и повысить вовлеченность сотрудников StartExam
6 минут
Высшая школа экономики и StartExam: как организовать систему контроля знаний мирового уровня

Рассказываем, как Высшая школа бизнеса ВШЭ выстроила строгую систему контроля знаний, и какая роль в ней отведена StartExam.

Высшая школа экономики и StartExam: как организовать систему контроля знаний мирового уровня StartExam
9 минут
«Учитель для России» и StartExam: как оценить 428 учителей по всей стране

Рассказываем историю о том, как использовать оценку для развития преподавателей.

«Учитель для России» и StartExam: как оценить 428 учителей по всей стране StartExam
5 минут
Летово и StartExam: как сделать прозрачным отбор в одну из самых престижных школ страны

Рассказываем, как устроены отбор и обучение в «Летово» и как StartExam в течение 5 лет помогал школе отбирать учеников из тысяч абитуриентов.

Летово и StartExam: как сделать прозрачным отбор в одну из самых престижных школ страны StartExam
10 минут
НЛМК и StartExam: как оценить эффективность обучения 7 тысяч руководителей

Рассказываем, как StartExam помогает оценивать эффективность обучения руководителей в Корпоративном университете Группы НЛМК.

НЛМК и StartExam: как оценить эффективность обучения 7 тысяч руководителей Даниэль Виленчук
7 минут
SpectrumData и StartExam: как оценка 360 помогает расти и компании, и сотрудникам

Рассказываем, как SpectrumData удалось за короткий период вырасти более, чем в 2 раза, и при этом объединить всех своих сотрудников.

SpectrumData и StartExam: как оценка 360 помогает расти и компании, и сотрудникам Даниэль Виленчук
KazanExpress и StartExam: как увеличить штат в 10 раз за год

Рассказываем, как KazanExpress — первому российскому маркетплейсу с доставкой за один день — удалось увеличить штат в 10 раз и не утонуть в откликах кандидатов.

KazanExpress и StartExam: как увеличить штат в 10 раз за год Даниэль Виленчук
8 минут
РЭШ и StartExam: как олимпиады помогают «настроить» ранний рекрутинг

Рассказываем о том, как в РЭШ используют олимпиады для привлечения абитуриентов.

РЭШ и StartExam: как олимпиады помогают «настроить» ранний рекрутинг Даниэль Виленчук
7 минут
Ozon Camp и StartExam: как закрывать 200+ вакансий в год при помощи стажировок

Рассказываем о том, как устроена программа стажировок в одной из крупнейших e-commerce компаний России.

Ozon Camp и StartExam: как закрывать 200+ вакансий в год при помощи стажировок Даниэль Виленчук
7 минут
РусГидро и StartExam: как проводить отраслевую олимпиаду в 63 регионах России

Рассказываем историю успеха РусГидро, которая при помощи StartExam проводит отраслевую олимпиаду по всей России.

РусГидро и StartExam: как проводить отраслевую олимпиаду в 63 регионах России Даниэль Виленчук
8 минут
CHINT и StartExam: как объединить сотрудников при росте команды в 4 раза

Рассказываем историю успеха CHINT об объединительной силе оценки 360.

CHINT и StartExam: как объединить сотрудников при росте команды в 4 раза Даниэль Виленчук
7 минут
Объездили школы в 40 регионах России, заработали 110 миллионов в 2021 — как мы создали StartExam

Холодные звонки, 200 тысяч рублей за 4-х лидов, кодинг по ночам – в остросюжетном рассказе от первого лица.

Объездили школы в 40 регионах России, заработали 110 миллионов в 2021 — как мы создали StartExam Сергей Свечников
7 минут
«Траектория будущего» и StartExam: как сделать олимпиаду для 27 тысяч человек самой прозрачной в России

Рассказываем, как автоматизировать отбор олимпиады и добиться при этом максимально объективных результатов.

«Траектория будущего» и StartExam: как сделать олимпиаду для 27 тысяч человек самой прозрачной в России Даниэль Виленчук
10 минут
«Т Плюс» и StartExam: как создать кадровый резерв с эффективностью выше 95%

История успеха «Т Плюс» — о комплексной программе развития сотрудников и эффективном кадровом резерве.

«Т Плюс» и StartExam: как создать кадровый резерв с эффективностью выше 95% Даниэль Виленчук
10 минут
Сколтех и StartExam: как отбирать лучших из 17 тысяч абитуриентов каждый год

История успеха от одного из ведущих технологических университетов России.

Сколтех и StartExam: как отбирать лучших из 17 тысяч абитуриентов каждый год Даниэль Виленчук
7 минут
СберУниверситет и StartExam: как оценивать знания 300+ тысяч сотрудников

История успеха об обучении в крупнейшем банке России.

СберУниверситет и StartExam: как оценивать знания 300+ тысяч сотрудников Даниэль Виленчук
12 минут
Совкомбанк и StartExam: как ежегодно оценивать 500+ руководителей

История успеха про оценку 360 для 500+ руководителей.

Совкомбанк и StartExam: как ежегодно оценивать 500+ руководителей Даниэль Виленчук
10 минут
Спасибо, ваша заявка принята!
В ближайшее время с вами свяжемся. А пока подпишитесь на наш Telegram-канал — делимся кейсами и экспертными статьями по оценке персонала.
Перейти в Telegram